Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Declarabele uren zijn een aantal: de uren die u aan klanten kunt doorberekenen. Bezettingsgraad is een verhouding: die uren gedeeld door de uren die de persoon beschikbaar was om te werken. U heeft beide nodig, want 96 declarabele uren is een sterke maand voor iemand in deeltijd en een gewone voor iemand die fulltime werkt.
Wat is het verschil tussen bezettingsgraad en declarabele uren?
Bezettingsgraad en declarabele uren beantwoorden verschillende vragen, en een derde maatstaf, de realisatiegraad, beantwoordt de vraag waar eigenaren meestal het meest om geven.
| Maatstaf | Zo rekent u hem uit | De vraag die hij beantwoordt |
|---|---|---|
| Declarabele uren | Tel de uren op die aan klanten in rekening kunnen worden gebracht | Hoeveel klantwerk is er gedaan? |
| Bezettingsgraad | Declarabele uren ÷ beschikbare uren | Hoeveel van de tijd die we hadden ging naar klantwerk? |
| Realisatiegraad | Gefactureerd bedrag ÷ standaardwaarde van die uren | Hoeveel van dat werk hebben we daadwerkelijk in rekening gebracht? |
Als u nog niet heeft bepaald wat als declarabel telt, begin dan met de gids over declarabele en niet-declarabele uren. Alle drie de maatstaven hangen ervan af.
Hoe berekent u de bezettingsgraad?
Bereken de bezettingsgraad door iemands declarabele uren te delen door zijn beschikbare uren in dezelfde periode en daarna met 100 te vermenigvuldigen. Over het declarabele getal is zelden discussie. De discussie gaat over wat als beschikbaar telt.
Hier is een verzonnen voorbeeld. Een consultant met een werkweek van 37,5 uur heeft een maand met 21 werkdagen, dat zijn 157,5 contracturen. Eén feestdag en drie dagen verlof halen er 30 uur af. De consultant factureert 102 uur.
| Beschikbare uren gedefinieerd als | Uren | Bezettingsgraad |
|---|---|---|
| Alle contracturen | 157,5 | 64,8% |
| Contracturen min verlof en feestdagen | 127,5 | 80,0% |
Dat is dezelfde persoon in dezelfde maand, met een verschil van 15 punten. Geen van beide getallen is fout. Het tweede is eerlijker om iemand te beoordelen, want niemand moet er werkloos uitzien omdat hij vakantie nam. Het eerste laat zien wat een heel jaar betaalde uren opleverde. Kies er een, leg het vast en vergelijk nooit getallen die op verschillende definities zijn berekend. Daarom moet u gepubliceerde benchmarks ook met zorg behandelen.
Waarom kunnen dezelfde declarabele uren iets anders betekenen?
Dezelfde declarabele uren kunnen iets anders betekenen omdat ze niets zeggen over hoeveel uren er beschikbaar waren. Deze drie verzonnen mensen factureerden elk 96 uur in een maand.
| Persoon | Beschikbare uren | Declarabele uren | Bezettingsgraad |
|---|---|---|---|
| Fulltime | 150,0 | 96 | 64,0% |
| Deeltijd, vier dagen per week | 120,0 | 96 | 80,0% |
| Fulltime, met een week verlof | 112,5 | 96 | 85,3% |
Een ranglijst van declarabele uren zet ze gelijk. Het geldt ook andersom: dezelfde bezettingsgraad kan heel verschillende bedragen verbergen. Deze twee consultants hebben allebei 120 declarabele uren geboekt van 150 beschikbare, tegen een tarief van €100.
| Adviseur A | Adviseur B | |
|---|---|---|
| Geboekte declarabele uren | 120 | 120 |
| Bezettingsgraad | 80% | 80% |
| Uren op de factuur | 120 | 96 |
| Gefactureerd bedrag | €12.000 | €9.600 |
| Realisatiegraad | 100% | 80% |
De 24 ontbrekende uren van consultant B zijn voor het factureren afgewaardeerd. De bezettingsgraad ziet ze niet, dus een bureau dat alleen de bezettingsgraad volgt, zou deze twee gelijk beoordelen, terwijl er €2.400 tussen zit.
Welk bezettingsdoel moet een bureau stellen?
Een bureau moet zijn bezettingsdoel uit zijn eigen kosten afleiden, omdat een benchmark van een ander bureau de tarieven en de bezetting van dat bureau weerspiegelt. Hier is een verzonnen voorbeeld voor één consultant, die €90 per uur rekent met een doelmarge van 20%.
| Stap | Som | Resultaat |
|---|---|---|
| Jaarkosten: loon, werkgeverslasten en een aandeel in de overhead | €78.000 | |
| Beschikbare uren: 1.950 betaald, min 40 dagen verlof, feestdagen en ziekte | 1.950 − 300 | 1.650 |
| Declarabele uren om quitte te spelen | €78.000 ÷ €90 | 867 |
| Bezettingsgraad om quitte te spelen | 867 ÷ 1.650 | 52,5% |
| Omzet nodig voor een marge van 20% | €78.000 ÷ 0,80 | €97.500 |
| Benodigde declarabele uren | €97.500 ÷ €90 | 1.083 |
| Doelbezettingsgraad | 1.083 ÷ 1.650 | 65,6% |
Toets het dan aan wat er echt gebeurt. Als het bureau meestal maar 90% van de standaardwaarde factureert, is het effectieve tarief €81, stijgen de benodigde uren naar 1.204 en klimt het doel naar 73,0%. Als het in plaats daarvan het tarief verhoogt naar €100, daalt het doel naar 59,1%.
Die drie getallen maken duidelijk dat bezettingsgraad maar een van de hefbomen is. Het tarief en de afwaarderingen veranderen dezelfde som, en de gids over het berekenen van een verkooptarief per uur behandelt de andere kant ervan.
Wanneer slaat een bezettingsdoel averechts uit?
Een bezettingsdoel slaat averechts uit als mensen het kunnen halen door tijd te boeken in plaats van door nuttiger werk te doen. Let op deze dingen:
- Opvullen. Uren worden als declarabel geboekt en bij het factureren afgewaardeerd. De bezettingsgraad stijgt terwijl de realisatiegraad daalt, en daarom leest u de twee samen.
- Eén doel voor iedereen. Een eigenaar die verkoopt en leiding geeft, kan niet tippen aan iemand die alleen klantwerk doet. Stel doelen per rol vast.
- Geen speling. Iemand op 100% heeft geen uren voor training, voor offertes of voor een dringend verzoek van een klant. Het plan voor de komende weken van die persoon hoort in een capaciteitsplan, en dat moet ruimte laten.
- Eén maand als oordeel lezen. Een rustige maand kan een verkoopprobleem zijn en niet dat van die persoon. Kijk naar de trend over een kwartaal.
Bezettingsgraad meten naast ERPFlow
ERPFlow berekent de bezettingsgraad niet. Het heeft geen rapporten over bezettingsgraad of capaciteit, dus de bovenstaande formules blijven in uw spreadsheet. Het heeft ook op dit moment geen timer of urenstaten. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort, en dat gaat over het boeken en factureren van tijd en niet over rapportage van bezettingsgraad.
ERPFlow kan een deel van de invoer leveren:
- Aftrek van beschikbare uren: Verlof heeft een teamkalender, één rij per persoon voor de maand, met afwezigheid als balken en feestdagen gearceerd.
- De kosten van een persoon: de sectie Salaris van een record in Personeel bevat het uurtarief en de maandelijkse uren, als brutoloon plus werkgeverslasten. Alleen rollen die salarissen mogen zien, kunnen het lezen.
- Uren per project: kaarten in projecten bevatten getypte bestede tijd, opgeteld per project en per klant, maar nooit per persoon.
- Het resultaat van het hele bureau: de kaart Winstgevendheid op het dashboard zet omzet en andere inkomsten tegenover uitgaven, salarissen en bonussen. Hij betreft het hele bedrijf en zegt dus niets over één persoon.