Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Regels en cijfers uit andere bronnen gecontroleerd op 6 november 2026. Ze veranderen, dus controleer ze bij de bron voordat u erop vertrouwt.
Algemene informatie, geen belasting- of juridisch advies. De regels hangen af van uw land en uw situatie, dus leg alles met fiscale of juridische gevolgen voor aan uw accountant.
Een urenstaatbeleid voor een projectbedrijf zegt wie tijd registreert, in welke eenheid, voor wanneer, op welke codes, wie het goedkeurt en hoe fouten worden hersteld. Het past op één pagina. Het voorbeeld hieronder kunt u zo overnemen: verander de woorden tussen haken en controleer de punten over arbeidstijd aan de wet van uw eigen land.
Wat moet een urenstaatbeleid regelen?
Een urenstaatbeleid moet de beslissingen regelen die mensen anders allemaal anders zouden nemen. Deze standaardwaarden passen bij een bedrijf van ongeveer 5 tot 20 mensen, en het voorbeeld verderop gebruikt ze.
| Beslissing | Verstandige standaardwaarde |
|---|---|
| Wie registreert | Iedereen, directeuren inbegrepen |
| Eenheid | 15 minuten, of 6 als een klantcontract dat vereist |
| Wanneer wordt geregistreerd | Dagelijks |
| Wanneer wordt ingediend | 10:00 uur op de eerste werkdag van de volgende week |
| Wie keurt goed | Eén genoemde goedkeurder voor elke persoon |
| Wijzigingen na goedkeuring | Alleen met een vastgelegde reden |
Als u nog moet uitleggen waarom uren registreren zin heeft, begin dan met waarom iedereen in het team uren registreert.
Voorbeeld van een urenstaatbeleid om over te nemen
Dit voorbeeld van een urenstaatbeleid is geschreven voor een verzonnen bedrijf. Vervang de haakjes, schrap wat niet van toepassing is en laat iemand die uw arbeidsrecht kent het lezen voordat het uitgaat.
1. Voor wie dit geldt. Iedereen die voor [Bedrijf] werkt, directeuren en deeltijdmedewerkers inbegrepen. Zelfstandigen die ons per uur factureren, volgen artikel 3 tot en met 6.
2. Wat u registreert. Registreer alle tijd die u werkt, declarabel of niet, op een projectcode of een interne code. Als u het heeft gewerkt, registreert u het, ook tijd buiten uw contracturen.
3. Hoe u registreert. Registreer op het kwartier nauwkeurig. Elke regel heeft een code, een taak en de uren. Rond een dag niet omhoog of omlaag af om een doel te halen.
4. Omschrijvingen. Schrijf op declarabele regels iets wat de klant kan lezen: "Indeling niveau 2 herzien na opmerkingen van de klant", niet "tekeningen".
5. Deadlines. Registreer dagelijks. Dien uw week in vóór 10:00 uur op de eerste werkdag van de volgende week. Als u afwezig bent, dient u in voordat u weggaat.
6. Interne codes. Gebruik ADMIN, SALES, TRAINING of LEAVE. Vraag [naam] voordat u een nieuwe toevoegt. Zet nooit intern werk op de code van een klant.
7. Overwerk. Spreek overwerk af met uw manager voordat u het werkt. Als het toch gebeurt, registreert u het. Een niet-afgesproken uur is nog steeds een uur dat u heeft gewerkt.
8. Goedkeuring. [Goedkeurder] controleert uw urenstaat uiterlijk [dag]. Komt hij terug, dan staat in de notitie waarom. Corrigeer hem en dien hem binnen één werkdag opnieuw in.
9. Correcties. Wijzig uw eigen regels vrij tot u indient. Na goedkeuring vraagt u het [Goedkeurder]. Wij leggen het oude getal, het nieuwe getal, de reden en de datum vast, en niemand wijzigt uw uren zonder het u te zeggen.
10. Hoe wij urenstaten gebruiken. Wij gebruiken ze om klanten te factureren, om projecten te calculeren en te prijzen, om werkdruk te plannen en om registraties van arbeidstijd bij te houden. Uw goedkeurder, de projectleiders en [financiën] kunnen uw uren zien. Wij bewaren ze [periode]. Wij gebruiken ze niet om te zien hoe u elke minuut van de dag besteedt.
11. Te late urenstaten. Wij herinneren u dezelfde dag. Herhaalde vertraging is een zaak voor uw manager. Een te late urenstaat houdt de uitbetaling van uw salaris niet tegen.
De clausules over goedkeuring en correctie zijn een proces op zich, en het goedkeuringsproces voor urenstaten beschrijft hoe u ze van week tot week uitvoert.
Is een urenstaat hetzelfde als een registratie van arbeidstijd?
Een urenstaat is niet automatisch een registratie van arbeidstijd, al kan één document beide taken vervullen als het daarvoor is ontworpen.
In de EU oordeelde het Hof van Justitie in zaak C-55/18, CCOO tegen Deutsche Bank (14 mei 2019) dat lidstaten werkgevers moeten verplichten "een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem" in te voeren dat de tijd meet die elke werknemer elke dag werkt (in de Engelse tekst van het persbericht: "an objective, reliable and accessible system"). Elke lidstaat bepaalt de vorm van dat systeem, dus de details staan in uw nationale recht.
In Groot-Brittannië vereist regulation 9 van de Working Time Regulations 1998 registraties die volstaan om naleving van de grenzen voor arbeidstijd aan te tonen, twee jaar bewaard. Sinds 1 januari 2024 hoeft een werkgever de dagelijkse uren van elke werknemer niet te registreren als hij naleving kan aantonen zonder dat te doen.
De praktische toets is eenvoudig. Een projecturenstaat kan alleen als registratie van arbeidstijd dienen als hij alle werkelijk gewerkte uren vastlegt, ook overwerk dat nooit iemand zal factureren. Een blad met een maximum van 8 uur per dag, of vooraf ingevuld met contracturen, voldoet niet. Daarom zegt artikel 2 dat u alles registreert.
Urenstaten zijn onder de AVG ook persoonsgegevens. Personeel moet horen waarom u hun uren verzamelt, wie ze ziet en hoe lang u ze bewaart, en daar dient artikel 10 voor. Bewaartermijnen verschillen per doel, want fiscale regels en klantcontracten kunnen langer lopen dan regels over arbeidstijd, dus vraag het uw accountant voordat u die haakjes invult.
Hoe streng moet een urenstaatbeleid zijn?
Een urenstaatbeleid moet zo streng zijn als uw facturatie vereist, en niet strenger. Het bedrijf dat uren naar klanten stuurt, heeft veel meer detail per regel nodig dan een bedrijf dat alleen zijn eigen klussen calculeert.
| Hoe u factureert | Eenheid | Detail per regel | Waarom |
|---|---|---|---|
| Per uur, klant ziet de uren | 6 of 15 minuten | Leesbaar voor de klant | De urenstaat onderbouwt de factuur |
| Vaste prijs per fase | 15 of 30 minuten | Fase en taak | U heeft kosten per fase nodig, geen verhaal |
| Maandelijkse retainer | 15 minuten | Klant en taak | U toetst uren aan wat de vergoeding dekt |
| Een mix hiervan | De strengste ervan, voor iedereen | Leesbaar voor de klant | Mensen veranderen hun gewoonten niet per klus |
Voor de eenheid laat de tabel met factureringseenheden zien wat elke keuze met een factuur doet. Voor het factureringsmodel, zie uurtarief of retainer voor adviseurs.
Welke fouten in een urenstaatbeleid veroorzaken de meeste problemen?
De fouten in een urenstaatbeleid die de meeste problemen veroorzaken, zijn de fouten die de cijfers onjuist maken zonder dat iemand het merkt.
- Directeuren uitzonderen. Hun uren zijn vaak de duurste van het bedrijf, en iedereen anders merkt de uitzondering.
- "Geen urenstaat, geen loon." Het voelt als een doeltreffend afschrikmiddel, en in veel landen is het een juridisch probleem. Achtervolg de urenstaat en betaal het loon.
- Veertig codes. Mensen kiezen de eerste die in de buurt komt, en het rapport betekent niets. Voeg een code alleen toe als u de beslissing kunt noemen die ze verandert.
- Een overschrijding als wangedrag behandelen. Mensen reageren door uren weg te schaven, en uw kosten van klussen kloppen vanaf dan niet meer. Een overschrijding is informatie over de offerte.
- Een beleid dat niemand handhaaft. Als urenstaten een maand ongelezen blijven, heeft het bedrijf mensen laten weten dat ze er niet toe doen. Gebruik een eenvoudige urenstaat voor teams en controleer hem wekelijks.
Een urenstaatbeleid naast ERPFlow gebruiken
ERPFlow heeft vandaag geen timer of urenstaten. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort. ERPFlow heeft ook geen goedkeuring van urenstaten, dus dit beleid draait op een spreadsheet en hangt niet af van bepaalde software.
Een paar dingen in ERPFlow sluiten erop aan. Een kaart in Projecten heeft een veld voor bestede tijd, ingevoerd in uren en minuten, dat per project en per klant wordt opgeteld maar niet vastlegt wie de tijd heeft besteed of wanneer. Verlof verwerkt verlofaanvragen en goedkeuringen, dus u kunt een LEAVE-regel naast een goedgekeurde aanvraag leggen. Bladwijzers geeft het team één gedeelde plek voor de link naar het beleid. Uren die u factureert, komen op de factuur als een hoeveelheid en een tarief dat u zelf invoert.