Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Regels en cijfers uit andere bronnen gecontroleerd op 6 november 2026. Ze veranderen, dus controleer ze bij de bron voordat u erop vertrouwt.
Algemene informatie, geen belasting- of juridisch advies. De regels hangen af van uw land en uw situatie, dus leg alles met fiscale of juridische gevolgen voor aan uw accountant.
De meeste doorbelastbare kosten dragen btw. Als u iets heeft gekocht om uw eigen werk te doen, zoals reizen, maakt het deel uit van uw levering, dus berekent u er btw over tegen uw normale tarief. Een echt voorschot, betaald als gemachtigde van uw klant en tegen exacte kosten doorgegeven, blijft buiten uw btw. De toets is wie de levering heeft ontvangen.
Deze gids behandelt de btw. De factureringskant, inclusief hoe u kostenregels voor een klant opzet en formuleert, staat in de gids over doorbelastbare kosten factureren.
Wat is het verschil tussen een doorbelasting en een voorschot?
Het verschil tussen een doorbelasting en een voorschot is wiens aankoop het was. Als de derde aan u leverde, is het doorgeven van de kosten een doorbelasting. Als de derde aan uw klant leverde en u alleen namens hem betaalde, kan het een voorschot zijn.
| Doorbelasting | Voorschot | |
|---|---|---|
| Wie de goederen of diensten ontving | U | Uw klant |
| Btw op uw factuur | Ja, tegen uw normale tarief | Nee |
| Kunt u de btw terugvragen die u is berekend | Ja, met een geldige btw-factuur | Nee |
| Kunt u een opslag toevoegen | Ja, en btw is erover verschuldigd | Nee, alleen exacte kosten |
| Apart vermeld op de factuur | Uw keuze | Vereist |
De EU-wetgeving trekt dezelfde lijn. Artikel 78, onder b van de btw-richtlijn rekent bijkomende kosten die aan de afnemer in rekening worden gebracht, zoals vervoer en verzekering, tot uw maatstaf van heffing. Artikel 79, onder c laat alleen terugbetalingen van uitgaven buiten beschouwing die "in naam en voor rekening van de afnemer zijn gedaan" en op een doorlopende post zijn geboekt, en vereist bewijs van het werkelijke bedrag en verbiedt u daarop btw in aftrek te brengen. Nationale regels verschillen in de details, dus controleer die van uw land.
Wanneer kunt u een kostenpost als voorschot behandelen?
U kunt een kostenpost alleen als voorschot behandelen als aan elke voorwaarde is voldaan, en in het VK somt HMRC VAT Notice 700, paragraaf 25.1 er acht op:
- U trad op als gemachtigde van uw klant toen u de derde betaalde.
- Uw klant ontving en gebruikte de goederen of diensten.
- Uw klant was verantwoordelijk voor de betaling aan de derde.
- Uw klant gaf u toestemming om namens hem te betalen.
- Uw klant wist dat een derde de goederen of diensten zou leveren.
- U toont de kosten apart op uw factuur.
- U verhaalt alleen het exacte bedrag dat u heeft betaald.
- De goederen of diensten komen duidelijk bovenop wat u zelf levert.
Voorwaarde 2 laat de meeste kandidaten afvallen, want de mensen die de trein, telefoon en het postzegelgeld gebruiken, bent meestal u zelf. De gids van HMRC over kosten en voorschotten en Notice 700 geven deze voorbeelden.
| Aan de klant doorgegeven kosten | Behandeling | Waarom |
|---|---|---|
| Vliegticket om de klant te bezoeken | Doorbelasting | De luchtvaartmaatschappij leverde aan u |
| Uw verzendkosten naar de klant | Doorbelasting | Een normale kostenpost van uw bedrijf |
| Overboekingskosten van uw rekening | Doorbelasting | De bank leverde aan u, ook al is haar vergoeding vrijgesteld |
| Webhosting gekocht voor de klant, met zijn instemming | Voorschot | De klant gebruikt het en wist wie leverde |
| Persoonlijke zoekopdracht van een advocaat in een kadaster, om een klant te adviseren | Doorbelasting | De advocaat gebruikte de informatie |
| Postale zoekopdracht van een advocaat, om een document voor de klant te verkrijgen | Kan een voorschot zijn | De klant gebruikt het document |
De voorbeelden met de advocaat laten zien hoe smal de lijn is, en juridische bedrijven komen haar voortdurend tegen. Een regel op uw factuur "voorschot" noemen maakt er voor de btw nog geen voorschot van.
Een uitgewerkt voorbeeld: één factuur met beide
Hier is een verzonnen voorbeeld, met de Britse regel en het tarief van 20%. Een adviseur factureert een honorarium van £4.000 en drie kostenposten:
- Treinkaartjes van £180, waarover geen btw was berekend.
- Een hotel van £250 plus £50 btw, op een btw-factuur op naam van de adviseur.
- Een wettelijk verplichte registratievergoeding van £120 die de klant verschuldigd was en die de adviseur met zijn toestemming betaalde.
| Factuurregel | Bedrag |
|---|---|
| Adviesvergoeding | £4.000,00 |
| Treinkaartjes (doorbelast) | £180,00 |
| Hotel (doorbelast, exclusief btw) | £250,00 |
| Bedrag waarover btw verschuldigd is | £4.430,00 |
| Btw tegen 20% | £886,00 |
| Voorschot: namens u betaalde registratievergoeding | £120,00 |
| Totaal | £5.436,00 |
De treinkaartjes dragen btw, ook al betaalde de adviseur er geen, omdat HMRC zegt dat u btw berekent over doorbelastingen "whether you paid any VAT or not". De adviseur vraagt de £50 op het hotel op de gebruikelijke manier terug. Het voorschot staat onder de btw-regel, afzonderlijk gespecificeerd, zoals ook de voorbeeldfactuur van HMRC doet.
Hoe voorkomt u btw over btw?
U voorkomt btw over btw door de nettokosten door te belasten wanneer u de btw die u betaalde kunt terugvragen. Het is de meest voorkomende fout hier, en komt voort uit het behandelen van het totaal op de bon als de kosten.
| Hotelbon: £250 + £50 btw | Doorbelast tegen | Btw toegevoegd | Klant betaalt |
|---|---|---|---|
| Juist: het netto doorbelasten | £250,00 | £50,00 | £300,00 |
| Fout: het totaal van de bon doorbelasten | £300,00 | £60,00 | £360,00 |
In de foute versie betaalt de klant £60 te veel. De adviseur heeft bovendien £50 teruggevraagd, dus heeft hij verdiend aan een uitgave die hij tegen kostprijs wilde doorgeven.
Als u de btw niet kunt terugvragen, bijvoorbeeld omdat u niet btw-geregistreerd bent, zijn de brutokosten werkelijk uw kosten en veranderen de sommen. Zie de veelgestelde vragen hieronder.
Is het de moeite waard een kostenpost als voorschot te behandelen?
Een kostenpost als voorschot behandelen loont meestal alleen als de leverancier geen btw berekende of uw klant geen btw kan terugvragen. HMRC zegt dat rechtstreeks. Een voorschot houdt u tegen om de btw terug te vragen, en uw klant kan haar zonder geldige btw-factuur misschien ook niet terugvragen.
| Leverancier berekende btw? | Klant kan btw terugvragen? | Meestal beter als |
|---|---|---|
| Nee | Beide | Voorschot, als aan de voorwaarden is voldaan |
| Ja | Nee | Voorschot, als aan de voorwaarden is voldaan |
| Ja | Ja | Doorbelasting, zodat de klant btw krijgt die hij kan terugvragen |
Bewaar het bewijs. Notice 700, paragraaf 25.1.2 zegt dat u iets moet bewaren, zoals een bestelformulier of kopiefactuur, waaruit blijkt dat u de betaling buiten beschouwing mocht laten, en dat u moet kunnen aantonen dat u de btw niet heeft teruggevraagd. Een regel die u op de factuur kunt overnemen:
Voorschot, namens u en met uw machtiging betaald, tegen kostprijs zonder btw: [leverancier, referentie, datum]. Kopie van de factuur van de leverancier bijgevoegd.
Wat met kosten op een grensoverschrijdende factuur?
Kosten op een grensoverschrijdende factuur volgen normaal gesproken de hoofddienst, want een doorbelasting maakt deel uit van uw eigen levering. Valt uw honorarium aan een bedrijf in een ander EU-land onder de verleggingsregeling, dan valt de doorbelasting daar ook onder en draagt ze geen btw van u. Ze gaat in hetzelfde nettobedrag.
Buitenlandse btw die u onderweg betaalde, is een aparte zaak. De btw van een hotel in een ander EU-land komt niet op uw gewone aangifte. U vraagt haar online terug via uw eigen belastingdienst, en sommige landen weigeren teruggaaf op bepaalde kosten, zoals restaurants, representatie en brandstof. Bij een doorbelasting bepaalt wat u kunt terugvragen dus wat uw werkelijke kosten zijn.
Doorbelastingen en voorschotten factureren in ERPFlow
ERPFlow legt uw kant van een uitgave vast en laat u die factureren, maar koppelt de twee niet. Uitgaven bevatten de leverancier, categorie, btw en een bijgevoegde bon. Ze zijn niet gekoppeld aan klanten of opdrachten, dus niets gaat vanzelf naar een factuur, en ERPFlow toont geen kosten of marge per klant. Er zijn ook geen declaraties van medewerkers, goedkeuringsworkflow of kilometerregistratie.
- Voeg elke kostenpost als regel aan de factuur toe, met een duidelijke omschrijving en het nettobedrag.
- Doorbelastingen krijgen uw normale btw-tarief, waarmee een nieuwe regel al begint.
- Voorschotten krijgen geen btw. Wis het btw-tarief op die regel en begin de omschrijving met "Voorschot:" zodat ze apart wordt gespecificeerd.
- Voeg de bon bij de factuur als bestand.
ERPFlow toetst niet of een kostenpost kwalificeert, dus de acht voorwaarden blijven bij u. Een voorschotregel telt mee in het subtotaal en het totaal van de factuur als elke andere regel, en er is geen apart subtotaal voor voorschotten, dus voeg er een toe in Notities als u dat uitgeschreven wilt hebben. De behandeling als doorlopende post uit artikel 79, onder c hoort in uw administratie, dus vertel uw accountant welke regels het zijn. De Peppol-XML-export behandelt elke regel zonder belasting als nultarief, dus vraag het uw e-factuuraanbieder voordat u op die manier een voorschot verstuurt.