Buitenlandse klanten factureren: internationaal factureren stap voor stap

Om een internationale klant te factureren bepaalt u eerst waar de verkoop wordt belast. Daarna maakt u een gewone factuur met de juridische naam en het belastingnummer van de klant, de juiste belastingbehandeling, een vermelde valuta en volledige bankgegevens. Voor goederen en diensten gelden verschillende regels, en of de klant een bedrijf is, weegt zwaarder dan hoe ver die klant weg zit.

Deze gids is geschreven vanuit de positie van een btw-geregistreerde verkoper in de EU, met verderop het Verenigd Koninkrijk. Verkoopt u vanuit een ander land, dan bepalen de regels van uw eigen land wat u in rekening brengt, al zijn de vragen dezelfde.

Moet u btw berekenen als u een klant in het buitenland factureert?

Of u btw berekent op een buitenlandse factuur hangt af van wat u verkoopt, of de klant een bedrijf is en of die binnen de EU zit. Dit zijn de gebruikelijke antwoorden voor een btw-geregistreerde EU-verkoper.

De artikelnummers verwijzen naar de EU-btw-richtlijn. Het bedrag van €10.000 is de EU-brede drempel, en daarin tellen digitale diensten en aan consumenten verzonden goederen samen mee. De drempel geldt voor verkopers die in één EU-land gevestigd zijn, en er wordt getoetst over het lopende en het voorgaande kalenderjaar (de Ierse belastingdienst beschrijft de voorwaarden).

Sommige diensten vallen buiten deze tabel. Werkzaamheden aan grond of gebouwen, toegang tot evenementen, personenvervoer en horeca en catering hebben eigen regels in de artikelen 47 tot en met 55 en worden vaak belast op de plaats waar ze plaatsvinden. Controleer die eerst voordat u op de tabel vertrouwt.

Wat moet een factuur aan een buitenlandse klant bevatten?

Een factuur aan een buitenlandse klant bevat alles wat een binnenlandse factuur bevat, zoals onze gids over btw-factuurgegevens opsomt, plus de gegevens die de belastingbehandeling onderbouwen en ervoor zorgen dat u betaald wordt.

• De juridische naam, het adres en het land van de klant. Het bedrijf op het contract, niet de contactpersoon die u mailde.
• Het belastingnummer van de klant. Artikel 226, lid 4 vereist het btw-nummer van een EU-klant wanneer de klant de btw verschuldigd is. Buiten de EU is een btw-nummer of vergelijkbaar bedrijfsnummer onderdeel van het bewijs dat de klant een onderneming is, volgens artikel 18, lid 3 van Uitvoeringsverordening 282/2011.
• Een regel die de belasting toelicht. Nul btw zonder reden ziet eruit als een vergissing. In de gids over de tekst bij verlegde btw vindt u tekst om over te nemen.
• Een datum die niemand verkeerd kan lezen. Schrijf "3 april 2026". In de VS betekent 03/04/2026 4 maart.
• De valutacode. "USD 3.000,00" is duidelijk. Een kaal dollarteken kan Amerikaans, Canadees of Australisch zijn.
• Bankgegevens die in het buitenland werken. Vermeld de IBAN en BIC/SWIFT, en wie de bankkosten betaalt.
• Hun referentie. Grotere bedrijven kunnen vaak niet betalen zonder inkoopordernummer.

De factureringsregels van uw eigen land gelden normaal gesproken wanneer de klant de btw aangeeft, of wanneer de verkoop buiten de EU plaatsvindt (artikel 219a). U volgt dus uw eigen opmaak, niet die van uw klant.

Hoe verwoordt u een factuur aan een klant buiten de EU?

Een factuur aan een bedrijf buiten de EU bevat meestal geen btw en één regel die uitlegt waarom. De EU-wetgeving schrijft hiervoor geen vaste tekst voor, dus controleer wat uw eigen belastingdienst verwacht. Een eenvoudige zin is een verstandige standaard:

Geen EU-btw berekend. Diensten geleverd aan een bedrijf dat buiten de EU is gevestigd (artikel 44, Richtlijn 2006/112/EG).

Voor goederen verandert de zin:

Btw vrijgesteld: uitvoer van goederen buiten de EU (artikel 146, Richtlijn 2006/112/EG).

Bewaar het bewijs achter die zin. Bij diensten is dat bewijs dat de klant ondernemer is. Bij goederen is het bewijs dat ze de EU hebben verlaten, zoals een vervoersdocument of een douanestuk. Goederen die een douanegrens passeren, hebben ook een handelsfactuur nodig.

Twee andere dingen kunnen u parten spelen. Een EU-land kan ervoor kiezen btw te heffen op een dienst die feitelijk op zijn grondgebied wordt gebruikt, ook als de klant in het buitenland zit (artikel 59a). En sommige landen verplichten de klant om inkomstenbelasting in te houden op betalingen voor diensten. Vraag ernaar voordat u een offerte uitbrengt, want 10% inhouding op €3.000 laat u €2.700 over. Een belastingverdrag kan die inhouding verlagen, meestal tegen overlegging van een verklaring van fiscale woonplaats.

Hoe factureert u vanuit de EU een klant in het Verenigd Koninkrijk?

Een klant in het VK geldt voor de btw als een klant buiten de EU. De VIES-dienst van de Europese Commissie valideert sinds 1 januari 2021 geen btw-nummers uit het VK (GB) meer, dus gebruik in plaats daarvan de dienst Check a UK VAT number van HMRC. Een Brits bedrijf dat uw diensten afneemt, geeft de Britse btw aan via de eigen verleggingsregeling, en uw goederen zijn een uitvoer uit de EU.

Noord-Ierland is de uitzondering, alleen voor goederen. Een bedrijf dat in goederen handelt onder het Windsor Framework gebruikt een btw-nummer met het voorvoegsel XI, dat VIES wel controleert. Diensten vallen niet onder die regeling.

Bent u zelf de Britse verkoper, dan is het beeld omgekeerd. HMRC Notice 741A behandelt de meeste diensten aan een bedrijf in het buitenland als verricht op de plaats waar de afnemer is gevestigd, dus vallen ze buiten het bereik van de Britse btw, en het btw-nummer van een EU-klant is het beste bewijs dat die onderneemt. Goederen die vanuit Groot-Brittannië naar de EU gaan, volgen de uitvoerregels in Notice 703.

Een uitgewerkt voorbeeld: drie klanten, één maand

Hier is een verzonnen voorbeeld. Een btw-geregistreerd ontwerpbureau in de EU met een thuistarief van 20% factureert aan drie klanten elk €3.000 aan ontwerpwerk.

Alleen de derde factuur vergroot de btw die het bureau moet afdragen. De Duitse verkoop komt bovendien op de EC Sales List van het bureau (in Nederland de ICP-opgaaf). De Spaanse verkoop telt niet mee voor de drempel van €10.000, omdat het werk van een ontwerper geen elektronisch verrichte dienst is. Artikel 7 van de Uitvoeringsverordening reserveert die term voor diensten die in wezen geautomatiseerd zijn, dus het mailen van de bestanden verandert het antwoord niet.

Internationale klanten factureren in ERPFlow

In ERPFlow staat het btw-id van een klant op de klantkaart en wordt het naast uw eigen id op de pdf van de factuur afgedrukt. Beide worden vastgezet zodra u de factuur uitreikt, dus latere wijzigingen aan de klantkaart raken de factuur niet.

• U kiest de belasting per regel. Een nieuwe regel begint met uw standaardtarief, dus pas het aan bij een grensoverschrijdende verkoop. ERPFlow kiest geen tarief op basis van het land van de klant. Btw-tarieven kunnen het type verlegde btw, vrijgesteld of nultarief hebben. Het type is een label en het percentage bepaalt de som, dus u maakt die tarieven aan met 0%.
• Het aantal tarieven hangt af van uw abonnement: één bij Free, twee bij Starter, drie bij Growth en onbeperkt bij Business en Enterprise.
• De toelichtende zin komt in Notities, die op de pdf worden afgedrukt.
• Vreemde valuta vereist een betaald abonnement. Meerdere valuta geeft u één extra valuta bij Growth en een onbeperkt aantal bij Business en Enterprise. Free en Starter factureren alleen in de basisvaluta.
• De pdf is er in 19 talen, in te stellen per factuur.

ERPFlow heeft geen VIES-controle en doet geen btw-aangifte, geen EC Sales List en geen One-Stop-Shop-aangifte. Facturen worden geëxporteerd als Peppol BIS Billing 3.0 XML, die u doorgeeft aan uw e-factuuraanbieder. ERPFlow verstuurt ze zelf niet via het Peppol-netwerk.