RIBA-fasehonoraria: zo verdeelt u een vaste prijs over het Plan of Work

RIBA-fasehonoraria zijn uw vaste prijs verdeeld over de acht fasen van het RIBA Plan of Work, 0 tot en met 7, waarbij projecten zelf Stages 1 tot en met 6 beslaan. RIBA publiceert geen verdeling. Schat de uren in elke fase, verdeel het honorarium naar rato en schrijf het bedrag en het betalingsmoment van elke fase in de opdracht.

Wat zijn de fasen van het RIBA Plan of Work?

Het RIBA Plan of Work 2020 heeft acht fasen, genummerd 0 tot en met 7, volgens het overzicht dat RIBA publiceert. De resultaten hieronder zijn onze korte versie van de eigen tekst. De laatste kolom is een gangbaar patroon en maakt geen deel uit van het Plan.

Drie punten over timing raken het geld. Het Plan zegt dat projecten Stages 1 tot en met 6 beslaan, dus Stages 0 en 7 vallen buiten de meeste honorariumverdelingen. Stages 4 en 5 overlappen bij de meeste projecten, dus mogelijk factureert u beide tegelijk. En Stage 6 loopt tot het einde van de Defects Liability Period (gebrekenaansprakelijkheidsperiode), meestal ongeveer twaalf maanden na Practical Completion, dus het honorarium ervoor kan lang na het einde van het werk op de bouwplaats binnenkomen.

De namen doen er ook toe. Stage 3 heette in de editie van 2013 "Developed Design" en Stage 5 "Construction". Voorstellen gaan nog steeds met de oude namen de deur uit, wat slordig overkomt op de adviseur van een klant.

Bepaalt RIBA een honorariumverdeling tussen de fasen?

Nee, RIBA bepaalt geen honorariumverdeling tussen de fasen. RIBA legt uit dat het vroeger honorariumschalen publiceerde en daarmee moest stoppen vanwege het mededingingsrecht, en het standpunt van de toezichthouder is dat een beroepsorganisatie die een schaal vaststelt, het risico loopt dat recht te schenden. Het Plan of Work zelf is niet bedoeld als contractueel document en verdeelt geen honorarium.

Als u online een tabel met fasepercentages vindt, beschouw die dan als de gewoonte van een ander. Ze kan een ruwe controle zijn, maar het is geen RIBA-richtlijn en ze kent uw klus niet. Voor Chartered Practices biedt RIBA een gratis Fee Calculator die op middelen gebaseerde berekeningen maakt volgens de fasen, en het publiceert een Good Practice Guide over honoraria.

Hoe verdeelt u een vaste prijs over RIBA-fasen?

Verdeel een vaste prijs over RIBA-fasen naar rato van de uren die u voor elke fase schat, waar mogelijk met eerdere klussen als basis. De gids over een prijsvoorstel van een architect schrijven op basis van eerdere uren laat zien hoe u aan die uren komt.

Hier is een verzonnen voorbeeld: een vaste prijs van £36.000 voor Stages 1 tot en met 6, met 432 geschatte uren. De verdeling hoort bij deze denkbeeldige klus en is geen aanbevolen patroon.

Elk fasehonorarium is zijn uren × £83,33, oftewel £36.000 ÷ 432.

Hoe moeten risico en kasstroom de verdeling veranderen?

Risico en kasstroom kunnen rechtvaardigen dat u een deel van het honorarium eerder plaatst dan de uren alleen doen vermoeden, zolang u het resultaat aan de klant kunt uitleggen. In het voorbeeld bevatten Stages 1 tot en met 3 44% van het honorarium (£16.000). £1.000 verplaatsen van Stage 5 naar Stage 3 brengt dat op 47% (£17.000), wat helpt als het project bij de vergunningaanvraag stilvalt.

De timing van de vergunningaanvraag is het andere punt. Het Plan of Work plaatst de Planning Application aan het eind van Stage 3, nadat de opdrachtgever het fasenrapport heeft goedgekeurd. Klanten willen vaak eerder aanvragen, en RIBA waarschuwt dat dit projectrisico's oplevert en een tussentijdse gateway vereist. Gaat u daarmee akkoord, zeg dat dan in het voorstel. De uren schuiven naar voren, en latere wijzigingen die de vergunning vereist, kunnen meerwerk zijn.

Lange fasen hebben een eigen patroon nodig. Bij de verzonnen klus is Stage 5 van £8.000 over een bouw van acht maanden £1.000 per maand, waarbij de opdracht vermeldt wat er gebeurt als de contractperiode uitloopt. De gids over architectuurprojecten beheren tegen fasehonoraria behandelt hoe u de uren van elke fase controleert terwijl die loopt.

Wat moet de opdracht zeggen over fasebetalingen?

De opdracht moet het honorarium van elke fase vermelden, wat elke factuur in gang zet en wat er gebeurt als het project stopt. Tekst om aan te passen:

Ons honorarium van £36.000 plus btw ligt vast voor RIBA Stages 1 tot en met 6: Stage 1 £2.000, Stage 2 £6.000, Stage 3 £8.000, Stage 4 £11.000, Stage 5 £8.000 en Stage 6 £1.000. Stages 1 tot en met 4 worden maandelijks gefactureerd naar rato van het in de fase voltooide werk. Stage 5 wordt gefactureerd in acht gelijke maandelijkse termijnen vanaf de start op de bouwplaats. Stage 6 wordt gefactureerd bij Practical Completion. Als het project tijdens een fase stopt, factureren wij het deel van die fase dat is voltooid op de datum waarop wij stoppen. Als de contractperiode langer dan acht maanden duurt, worden verdere diensten in Stage 5 in rekening gebracht tegen £85 per uur.

Elke factuur moet haar fase noemen. Bijvoorbeeld Stage 3, over twee maanden gefactureerd, met 20% btw:

Bij Britse klussen zegt HMRC's VAT Notice 708 dat de levering van architectendiensten altijd tegen het standaardtarief valt, ook bij nieuwe woningen die verder tegen nultarief vallen. Controleer dit dus voordat u aanneemt dat het tarief van het gebouw ook voor uw honorarium geldt.

Wat gaat er mis met RIBA-fasehonoraria?

RIBA-fasehonoraria gaan meestal mis door een verdeling die niet is uitgewerkt voor de klus die voor u ligt.

• Een gelijke verdeling. Stage 4 kost normaal veel meer dan Stage 1, dus een gelijke verdeling raakt zonder honorarium op waar het werk het zwaarst is.
• Een gedownloade tabel "van RIBA" noemen. De adviseur van een klant kan om de bron vragen, en die is er niet.
• Alleen aan het einde van een fase factureren. Stage 4 kan maanden duren, en u financiert het allemaal.
• Geen tekst voor een gestopt project. Een klant die na de vergunning niet doorgaat, trekt een factuur voor een half voltooide fase in twijfel.
• Stage 7 uit gewoonte in de scope. RIBA zegt dat taken na Stage 6 aparte overeenkomsten voor professionele diensten nodig hebben. Neemt u het toch op, omschrijf dan het werk en prijs het.
• De naam van de fase als scope behandelen. Een fase zegt welk resultaat verschuldigd is, niet wat u tekent. Extra's vragen om een eigen afspraak.

RIBA-fasehonoraria factureren in ERPFlow

ERPFlow heeft geen fasebudgetten of factuurregeltype voor fasehonoraria. Een factuur voor een fase met een vaste prijs is een gewone factuur met een aangepaste regel.

• De offerte. Zet één regel per fase op een offerte, met het belastingtarief op elke regel. U markeert hem zelf als geaccepteerd, omdat er geen e-handtekening of online acceptatie is.
• De factuur voor een fase. Kies Omzetten naar factuur wanneer een fase aan de beurt is. Elke omzetting maakt een nieuwe conceptfactuur van de hele offerte, dus verwijder de andere regels. Onder Gekoppelde documenten van de offerte staat elke factuur die ervan is gemaakt.
• Een termijn voor een deel van een fase. Pas de omschrijving en de prijs van de regel aan, bijvoorbeeld "RIBA Stage 3: 40% van £8.000" voor £3.200. Controleer het totaal aan de hand van de opdracht voordat u uitreikt, want een uitgereikte factuur is definitief.
• Termijnen voor Stage 5. Een maandelijks terugkerende factuur met een einddatum kan deze voor u uitreiken, per e-mail of als concept. Hij reikt facturen uit en int het geld niet.
• De fasen zelf. Een bord in Projecten met een kolom per fase toont waar de klus staat. Het bevat geen honorarium- of budgetcijfers, dus een urenbudget blijft in een spreadsheet.