Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Algemene informatie, geen belasting- of juridisch advies. De regels hangen af van uw land en uw situatie, dus leg alles met fiscale of juridische gevolgen voor aan uw accountant.
Om uren en materiaal voor klantfacturatie te registreren opent u voor elke klus een werkbon, legt u arbeid per persoon en dag vast, noteert u elk materiaal met kostprijs en verkoopprijs en bewaart u de bonnen bij de klus. Bij het factureren telt u arbeid en materiaal bij elkaar op. Een app helpt alleen als hij beide ter plaatse vastlegt.
Hoe ziet een werkbon voor uren en materiaal eruit?
Een werkbon voor uren en materiaal heeft twee tabellen, een voor arbeid en een voor materiaal, onder hetzelfde klusnummer. Een verzonnen voorbeeld: een installatiebedrijf dat een cv-ketel vervangt op basis van uren en materiaal, met arbeid tegen €55 per uur voor een monteur en €30 voor een leerling.
Arbeid, klus 2026-118
| Datum | Persoon | Werk | Uren | Tarief | Netto |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 maart | Monteur | Slopen, eerste fase | 7,5 | €55 | €412,50 |
| 4 maart | Monteur | Leidingwerk | 8,0 | €55 | €440,00 |
| 4 maart | Leerling | Leidingwerk | 8,0 | €30 | €240,00 |
| 5 maart | Monteur | In bedrijf stellen | 4,5 | €55 | €247,50 |
| Totaal arbeid | 28,0 | €1.340,00 |
Materiaal, klus 2026-118
| Artikel | Bron | Aantal | Kostprijs per stuk | Opslag | Verkoop per stuk | Netto |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Radiatorkraan | Bon 1182 | 6 | €14,00 | 20% | €16,80 | €100,80 |
| Koperen buis 22 mm, per meter | Bon 1182 | 18 | €6,50 | 20% | €7,80 | €140,40 |
| Ketel | Leveranciersfactuur 5521 | 1 | €1.150,00 | 10% | €1.265,00 | €1.265,00 |
| Totaal materiaal | €1.506,20 |
Het materiaal kostte €1.351,00 en wordt verkocht voor €1.506,20. De klus komt zo samen:
| Bedrag | |
|---|---|
| Arbeid | €1.340,00 |
| Materiaal | €1.506,20 |
| Netto | €2.846,20 |
| Btw, 20% | €569,24 |
| Totaal te betalen | €3.415,44 |
De kolom Bron is degene die wordt overgeslagen. Hem invullen op de dag zelf kost niets, en hij laat u "waar is die €140 voor?" in een minuut beantwoorden in plaats van in een middag. Voor de arbeidskant alleen gaat de gids over declarabele uren omzetten in een factuur verder.
Hoe voorkomt u dat materiaal van de rekening verdwijnt?
Materiaal verdwijnt van de rekening tussen de toonbank van de groothandel en het kantoor, dus voorkom het door het daar vast te leggen. Arbeid wordt meestal wel vastgelegd, want iemand herinnert zich de dag dat hij werkte. Een kraan van €14 is vrijdag vergeten.
- Zet het klusnummer op de aankoop. Geef het aan de groothandel, zodat het op de bon of de factuur komt.
- Fotografeer elke bon dezelfde dag. Noem het bestand naar het klusnummer. Een gedeelde map per klus volstaat om mee te beginnen.
- Boek voorraad uit het busje als u het gebruikt. Daar is geen bon voor, dus een notitie is het enige bewijs. Gebruik een vaste prijslijst voor veelgebruikte artikelen.
- Sluit de klus af met een rondgang. Vraag voordat u factureert aan wie het werk deed wat er nog meer in is gegaan. Haal weg wat naar de groothandel terugging.
Mag u een opslag op materiaal rekenen?
U mag een opslag op materiaal rekenen als de klant ermee heeft ingestemd, en de plek om dat af te spreken is de offerte. Een clausule als deze stelt ook het plafond vast:
Arbeid wordt gerekend tegen €55 per uur voor een monteur en €30 per uur voor een leerling, vastgelegd per persoon per dag. Materiaal wordt gerekend tegen kostprijs plus 20%, of kostprijs plus 10% op elk artikel boven €500, en bonnen zijn op verzoek beschikbaar. Wij overschrijden €3.500 exclusief btw niet zonder uw schriftelijke instemming.
Twee dingen overvallen mensen. Een opslag van 20% is geen marge van 20%: een artikel van €100 verkocht voor €120 laat €20 over op €120, dat is 16,7%. En als u de klant "tegen kostprijs" heeft beloofd, is een handelskorting die u zelf houdt moeilijk te verdedigen, dus "kostprijs" moet betekenen wat u echt heeft betaald.
Hoe werkt btw op materiaal bij een klus op uren en materiaal?
Btw is meestal verschuldigd over materiaal bij een klus op uren en materiaal tegen de volle verkoopprijs, omdat het deel is van wat u levert. De Europese btw-richtlijn neemt bijkomende kosten die u de klant in rekening brengt op in de maatstaf van heffing (artikel 78). Ze laat bedragen buiten beschouwing die zijn terugbetaald voor uitgaven in naam en voor rekening van de klant (artikel 79), wat een echt verschot is, en zelden gebeurt als u een kraan voor eigen rekening koopt.
Het tarief hangt af van uw land en uw werk, en sommige bouwdiensten hebben verlaagde tarieven of verlegde btw, dus controleer dat lokaal. De gidsen over btw op doorbelastbare kosten en verschotten en doorbelastbare kosten factureren lopen het onderscheid door.
Wat moet een app voor uren en materiaal kunnen?
Een app voor uren en materiaal moet arbeid en materiaal bij de klus vastleggen en ze zonder overtypen omzetten in factuurregels. Een spreadsheet en een map foto's kunnen een of twee busjes bedienen. Zoek een app zodra uren te laat binnenkomen of bonnen kwijtraken, en test dit tijdens de proefperiode op een echte klus:
| Hij moet | Waarom | Zo test u het |
|---|---|---|
| Uren per persoon per klus vanaf een telefoon vastleggen | Uren die bij het busje worden geboekt kloppen. Uren die vrijdag worden geboekt niet | Boek een klus op locatie, met slecht bereik |
| Een bonfoto bij de klus opslaan | Materiaal raakt zoek tussen de groothandel en het kantoor | Sla er drie op en zoek ze een week later terug vanuit de klus |
| Per materiaal een kostprijs en een verkoopprijs bevatten | U heeft beide nodig voor de rekening en voor uw marge | Voeg een onderdeel toe met 20% opslag en controleer de som |
| De werkbon omzetten in factuurregels | Overtypen is waar fouten beginnen | Factureer een testklus en vergelijk regel voor regel |
| Alles exporteren | U wilt de gegevens voor uw accountant, of als u weggaat | Exporteer een klus en open het bestand |
Een klus op uren en materiaal factureren in ERPFlow
ERPFlow is geen app voor het registreren van uren en materiaal. Het heeft op dit moment geen timer of urenstaten. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort. Het heeft ook geen werkbonnen en geen vastlegging ter plaatse, en uitgaven zijn niet aan klanten of klussen gekoppeld, dus er is geen kostprijs of marge per klus. Houd de werkbon ergens anders bij.
ERPFlow komt in beeld bij de factuur, wat past bij bedrijven voor diensten aan huis en buitendienst die hun totalen al hebben:
- Arbeid: een dienst met de eenheid uren en een prijs. Kies hem op de factuur en typ de uren als hoeveelheid.
- Materiaal: een product bevat een prijs en een voorraadniveau en kan op dezelfde factuur staan als de arbeid. Elke regel is hoeveelheid maal prijs, met een optioneel kortingspercentage en een eigen btw-tarief. Een factuur met een productregel haalt die hoeveelheid van de voorraad af.
- Uw kosten: uitgaven leggen vast wat u betaalde met een categorie, leverancier en btw, en u kunt de bon bijvoegen. Ze geven u totalen per periode en leverancier, nooit per klus.