Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Projecten in ERPFlow zijn kanbanborden. Elk bord heeft kolommen die u zelf een naam geeft en kaarten die erdoorheen bewegen, en een kaart draagt zijn toegewezen personen, deadline, bestede tijd, bestanden en opmerkingen. U kunt in elk abonnement zoveel borden bijhouden als u nodig heeft, en elk bord koppelen aan een klant en aan de bijbehorende offertes, orders en facturen.
Wat is een project in ERPFlow?
Een project in ERPFlow is één bord. Projecten in de zijbalk opent de lijst ervan, een tabel met Naam, Klant, Kaarten en Bestede tijd die u kunt doorzoeken en sorteren door op een kolomkop te klikken.
Elke organisatie begint met één bord dat als Standaard is gemarkeerd, waar een kaart terechtkomt als niets anders een bord noemt. Als standaard instellen verplaatst die markering naar een ander bord. De pagina over de functie Projecten heeft een getekende voorvertoning van een bord.
Hoe verdeelt u werk over borden?
Verdeel borden naar wat u wilt optellen, want de klantkoppeling en het tijdtotaal van een project horen bij het bord en niet bij de kaart.
| U wilt zien | Maak één bord per | De keerzijde |
|---|---|---|
| Tijd en voortgang per opdracht | Opdracht | Veel borden, dus archiveer elk bord als de opdracht eindigt |
| Alles voor een langlopende klant | Klant | Eén totaal dat blijft groeien, met opdrachten die alleen per kaart te onderscheiden zijn |
| De werkstroom van één team | Team of soort werk | Geen enkele klant om aan te koppelen, dus geen totaal per klant |
Een klant kan meerdere borden hebben. Zijn pagina somt ze elk op met het aantal kaarten en de bestede tijd, daarna een rij Totaal. Als u uw opdrachten nummert, helpt de gids over een projectnummeringssysteem bij het benoemen van borden.
Hoe stelt u de kolommen van een bord in?
Een nieuw bord begint met drie kolommen: To do, In progress en Done. Open Kolommen om ze te hernoemen, elke baan een kleur te geven en hun volgorde in te stellen met Omhoog en Omlaag. Kolommen kunt u niet slepen.
Kaarten hier zijn klaar markeert een kolom als afgerond. Een kaart die daar aankomt, krijgt een afrondingsstempel, en bij het verlaten verdwijnt het stempel. Een bord kan meerdere van zulke kolommen hebben, of geen. Kolom verwijderen vraagt waar de kaarten heen moeten.
Kolommen horen bij één bord, dus elk bord kan zijn eigen proces volgen. Een verzonnen keukenmonteur kan op elk opdrachtbord Opgemeten, Materiaal besteld, Op locatie, Nazorg en Klaar gebruiken, terwijl het kantoor een eenvoudig bord met drie kolommen heeft.
Wat staat er op een kaart?
Een kaart heeft alleen een titel nodig. Al het andere is optioneel.
| Veld | Wat het bevat | Goed om te weten |
|---|---|---|
| Titel | Tot 500 tekens | Het zoekvak van het bord leest dit en de beschrijving |
| Beschrijving | Tot 5.000 tekens | De kaart toont een voorbeeld van één regel |
| Kolom | Waar de kaart staat | Hier ingesteld, of door te slepen |
| Deadline | Datum en tijd | Een datum kiezen vult 18:00 in, wat u kunt wijzigen |
| Bestede tijd | Uren en minuten, getypt | Eén totaal per kaart, geen lijst met regels |
| Toegewezen aan | Mensen in uw organisatie | Elk krijgt een melding. Zij melden zich aan bij ERPFlow |
| Personeelsleden | Koppelingen naar personeelsgegevens | Ter informatie, voor iemand die niet hoeft in te loggen |
| Bijlagen | Bestanden tot 50 MB per stuk | Tellen mee voor uw opslagquotum |
| Opmerkingen | Een gesprek op de kaart | Nieuwste eerst, met auteur en tijd; gewijzigde opmerkingen zijn gemarkeerd als bewerkt |
Klik op een kaart om hem in een zijpaneel te bewerken, of kies Volledige weergave openen voor een eigen pagina, met de tabbladen Details, Bijlagen en Opmerkingen en een link die u met collega's kunt delen.
Een bord heeft ook een eigen pagina Bijlagen, voor documenten die bij de hele opdracht horen, zoals de briefing of het ondertekende contract. Bordbestanden en kaartbestanden worden gescheiden bewaard.
Hoe werken deadlines op een kaart?
De deadline van een kaart verschijnt als label, en de kaart wordt oranje gemarkeerd wanneer er drie werkdagen of minder resteren en rood wanneer er één werkdag of minder resteert. Zodra de deadline is verstreken, blijft de kaart rood en staat op het label Te laat.
Alleen maandag tot en met vrijdag tellen mee, in de tijdzone van de kijker, en feestdagen worden niet meegerekend. Een kaart met deadline maandag om 10:00 wordt dus oranje op de woensdag ervoor om 10:00 en rood op vrijdag om 10:00. Een kaart in een kolom voor afgerond werk wordt nooit gemarkeerd.
Deze markeringen verschijnen alleen op het bord. Er wordt niets gemaild of naar iemand gestuurd als een deadline nadert.
Hoe werken mensen samen op een bord?
Elk lid wiens rol projecten mag bekijken, ziet elk bord, en er zijn geen privéprojecten. Projecten bekijken laat iemand borden en opmerkingen lezen. Projecten beheren laat hem kaarten aanmaken en bewerken en opmerkingen plaatsen. De ingebouwde rol Lid begint met beide, en een eigenaar of beheerder kan dat wijzigen onder rollen en rechten. Om mensen toe te voegen, zie uw team uitnodigen.
Meldingen zijn bewust beperkt:
- Aan een kaart worden toegewezen meldt die persoon in de app en per e-mail.
- Een kaart die van kolom verandert meldt de toegewezen personen en de maker, alleen in de app.
- Opmerkingen sturen geen melding, en er zijn geen @vermeldingen.
Als een opmerking gelezen moet worden, zegt u het dus tegen de persoon of wijst u hem toe aan de kaart.
Wat gebeurt er als u een kaart verplaatst, kopieert of archiveert?
| Actie | Wat er gebeurt | Let op |
|---|---|---|
| Slepen | Verplaatst de kaart binnen of tussen kolommen, met muis of toetsenbord, en slaat meteen op | Niets |
| Naar ander project verplaatsen… | Dezelfde kaart gaat naar een baan op een ander bord, met zijn bestanden en opmerkingen | De tijd verhuist ook naar het totaal van dat bord |
| Kopiëren naar… | Een nieuwe kaart met titel, beschrijving, deadline, bestede tijd, toegewezen personen en personeel | Bestanden en opmerkingen worden niet gekopieerd, en de gekopieerde tijd telt een tweede keer mee in de totalen |
| Archiveren | De kaart verlaat het bord naar het Archief van dat bord, en Herstellen brengt hem terug in dezelfde kolom | Hij telt nog steeds mee in de Kaarten en Bestede tijd van het bord |
| Definitief verwijderen | Verwijdert een gearchiveerde kaart, zijn bestanden en zijn opmerkingen | Het kan niet ongedaan worden gemaakt |
Hele borden archiveert en herstelt u op dezelfde manier, onder het tabblad Gearchiveerd. Een bord verwijderen is definitief en neemt al zijn kaarten en bestanden mee. U houdt altijd minstens één actief bord.
Hoe koppelen projecten aan klanten en documenten?
Een bord koppelt aan één klant via het optionele veld Klant. Het verschijnt dan op de pagina van die klant onder Gekoppeld → Projecten. Het verwijderen van de klant ontkoppelt het bord alleen, dus de kaarten blijven.
Offertes, orders en facturen kunnen aan een project worden gekoppeld onder Gekoppelde documenten. Een document wijst naar één project tegelijk, en het omzetten van een offerte of order behoudt het project van de bron. De koppeling is intern, dus ze wordt nooit op de pdf afgedrukt of naar de klant gestuurd.
Wat kunnen ERPFlow-projecten niet?
ERPFlow heeft vandaag geen timer of urenstaten, en tijd op een kaart wordt geen factuurregel. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort. De gids over tijd registreren als teamlid behandelt wat het veld Bestede tijd nu doet.
De rest is een duidelijk nee:
- Geld: geen tarieven, budgetten, kostencalculatie per project of winstgevendheid.
- Rapportage over mensen: geen tijdrapporten per persoon, goedkeuringen, of rapporten over bezettingsgraad en capaciteit.
- Weergaven: geen Gantt-diagram, agenda, lijst of weergave "mijn kaarten".
- Kaartstructuur: geen sjablonen, labels, prioriteiten, checklists, subtaken, afhankelijkheden of terugkerende kaarten.
- Herinneringen: geen deadlineherinneringen of escalaties.
- Native app: het bord is een responsieve webpagina, te gebruiken in de browser van een telefoon.
Uw eerste project opzetten in ERPFlow
- Open Projecten en kies Nieuw project. Geef het een naam en kies, als het voor één klant is, de Klant.
- Open Kolommen en hernoem ze zodat ze passen bij hoe het werk beweegt.
- Kies Nieuwe taak voor de eerste kaart en voeg dan een deadline en toegewezen personen toe.
- Zet de briefing of het contract op de pagina Bijlagen van het bord.
Staan uw taken in een ander hulpmiddel, dan kunt u ze importeren vanuit een CSV-bestand. Maak eerst de borden en kolommen aan, want het bestand noemt ze. Het bevat titel, beschrijving, project, kolom, deadline en bestede tijd in hele minuten, maar geen toegewezen personen, bestanden of opmerkingen.
Borden zijn onbeperkt in elk abonnement. Het Free-abonnement beperkt kaarten tot 10 over alle borden, gearchiveerde inbegrepen, en heeft één lid. Betaalde abonnementen hebben geen kaartlimiet en bevatten meer leden. Een bord laadt maximaal 500 kaarten tegelijk, dus archiveer de afgeronde op een druk bord.