Doorbelastbare kosten factureren

Om een doorbelastbare kostenpost te factureren zet u hem als eigen regel op de factuur, met wat het was, wanneer het gebeurde en het bedrag, tegen kostprijs of met een afgesproken opslag. Bewaar de bon. Of u btw toevoegt, hangt ervan af of het een doorberekening is (meestal ja) of een echt doorbetaald bedrag (meestal nee).

Hoe horen doorbelastbare kosten op een factuur te staan?

Doorbelastbare kosten horen als aparte regels onder uw honorarium te staan, elk specifiek genoeg dat de administratie van de klant niets hoeft te vragen. Bij "Kosten: €240" komen vragen. Deze niet:

Kosten: trein en hotel voor bezoek aan klantlocatie, 11 tot en met 12 maart 2026, tegen kostprijs. Bonnen op verzoek beschikbaar.

Groepeer kleine posten als de klant dat goedvindt, maar geef elke groep een datumbereik. Heeft u een bedrag met een opslag verhoogd, schrijf er dan niet "tegen kostprijs" naast.

Factureer kosten op dezelfde factuur als het werk waar ze bij horen, of op de eerste factuur nadat u ze heeft betaald. Een kostenpost die vier maanden later opduikt, heeft vaak zijn plek in het budget van de klant verloren. De tijd die aan reizen wordt besteed is een aparte kwestie van het vervoerbewijs, en de gids over reistijd factureren behandelt die.

Is het een doorberekening of een doorbetaald bedrag?

Een doorberekening is een kostenpost die u kocht om uw eigen werk te doen, terwijl een doorbetaald bedrag een kostenpost is die u uitsluitend namens de klant betaalde. Het verschil bepaalt de btw.

De meeste bedrijfskosten zijn doorberekeningen, hoe de factuur ze ook noemt. Het eigen voorbeeld van HMRC is een consultant die naar de locatie van een klant vliegt: het ticket kan geen doorbetaald bedrag zijn, omdat de dienst van de luchtvaartmaatschappij aan de consultant werd geleverd (Notice 700, paragraaf 25.1.3). In het Verenigd Koninkrijk moet aan alle voorwaarden van HMRC worden voldaan om iets als doorbetaald bedrag te behandelen. In de EU is de regel artikel 79 van de btw-richtlijn: het geld moet op naam van de klant en namens hem worden uitgegeven, en u moet het werkelijke bedrag bewijzen en kunt er geen btw over aftrekken.

De belastingkant heeft een eigen gids: btw op doorbelastbare kosten en doorbetaalde bedragen. De rest van deze gids gaat over hoe het op de factuur komt.

Een uitgewerkte factuur met honorarium, een doorberekening en een doorbetaald bedrag

Hier is een verzonnen voorbeeld, met 20% btw om de rekensom simpel te houden. Een consultant factureert een honorarium, berekent reiskosten door en geeft een leges voor een bouwaanvraag door die namens de klant is betaald.

Hoe voorkomt u btw over btw?

U voorkomt btw over btw door de kosten door te berekenen exclusief de btw die u kunt terugvragen, en dan uw eigen btw erbovenop te zetten. Dit is de gebruikelijkste fout op een kostenregel. Neem een verzonnen hotelbon van €120 die €20 btw bevat.

De tweede rij is juist, en verrast mensen. Sommige landen beperken het terugvragen van btw op hotels en maaltijden, en dan zijn de volledige €120 uw kosten en geldt uw eigen btw nog steeds over de regel. Vraag uw accountant welke kosten u kunt terugvragen.

De laatste rij is die u moet vermijden. De klant betaalt €24 te veel, en een alerte administratie stuurt de factuur terug.

Tegen kostprijs of met opslag?

Tegen kostprijs is de gebruikelijke standaard voor doorbelastbare kosten, en een opslag is prima als de klant er schriftelijk mee instemde. Een opslag is redelijk als u echte kosten maakt door het geld voor te schieten of een leverancier te beheren. Op de €240 hierboven maakt 10% de regel €264, met €52,80 btw. Welke u ook kiest, leg het vast voordat u uitgeeft:

Kosten: reis- en andere kosten die voor dit werk nodig zijn, worden tegen kostprijs, zonder opslag, gefactureerd op de factuur van de maand waarin ze ontstaan. Elke afzonderlijke kostenpost boven €100 heeft eerst uw schriftelijke goedkeuring nodig. Bonnen zijn op verzoek beschikbaar.

De goedkeuringsregel voorkomt de meeste discussies. Zonder haar vraagt u de klant een hotel van €600 goed te keuren nadat het verblijf voorbij is.

De fouten die u geld kosten

• Het vergeten. De gebruikelijke reden is dat de kosten op een kaartafschrift staan en de factuur ergens anders leeft. Controleer uw uitgaven voordat u elke factuur verstuurt.
• De bon kwijtraken. Geen bon kan betekenen geen btw-teruggave, en geen antwoord als de klant ernaar vraagt.
• Btw terugvragen op een doorbetaald bedrag. U kunt niet beide doen.
• Doorberekenen verwarren met declaraties van personeel. Een werknemer terugbetalen die kosten voorschoot, is een aparte klus, wat u de klant daarna ook factureert. Zie het declaratiebeleid.

Een uitgave doorberekenen in ERPFlow

Uitgaven in ERPFlow zijn niet gekoppeld aan klanten of opdrachten, dus een kostenpost doorberekenen is een regel die u zelf op de factuur typt. ERPFlow kan een uitgave niet op een factuur halen, er geen als niet-gefactureerd markeren of kostprijs of marge per klant tonen.

U doet dus twee dingen. Registreer de kosten onder Uitgaven, met categorie, leverancier, btw en de bon bijgevoegd. Typ daarna de regel op de factuur: omschrijving, aantal, prijs en btw-tarief, of geen belasting bij een doorbetaald bedrag. Zet het factuurnummer in de omschrijving van de uitgave, zodat u in één oogopslag ziet dat het is gefactureerd.

Bestanden die aan een factuur zijn gehecht, zijn intern en worden niet naar de klant gestuurd, dus als een klant de bonnen wil, stuur ze dan apart.

ERPFlow heeft geen declaraties of vergoedingen voor werknemers, geen kilometerregistratie en geen bonnen scannen.