Een werkwijze voor tijdregistratie en facturatie bij een advocatenkantoor

Een werkwijze voor tijd en facturatie bij een advocatenkantoor loopt van de opdrachtbevestiging via tijdregistratie en beoordeling van de concept-rekening naar de definitieve rekening en betaling, waarbij klantengeld apart wordt behandeld. Spreek eerst de honorariumbasis af, leg tijd dezelfde dag vast met een goede omschrijving, laat de verantwoordelijke advocaat elk concept nakijken en factureer dan volgens een vaste cyclus.

Wat zijn de stappen in de facturatie van een advocatenkantoor?

De facturatie van een advocatenkantoor kent acht stappen, en elke stap bestaat om te voorkomen dat een bepaald probleem later opduikt.

Hoe moeten advocaten declarabele tijd vastleggen?

Advocaten moeten tijd vastleggen op de dag dat die wordt gewerkt, bij een zaak, in een vaste eenheid, met een omschrijving die de klant zonder uitleg kan lezen. Eenheden van zes minuten zijn een gangbare conventie bij juridische facturatie per uur, maar gebruik wat uw opdrachtbevestiging vermeldt. De tabel voor factureringsstappen rekent minuten om naar eenheden.

De omschrijving bepaalt of de registratie een vraag over het honorarium overleeft.

Zwak: "Werk aan dossier. 1,2"

Beter: "Concept-huurovereenkomst van verhuurder beoordeeld; artikelen 4 en 11 van opmerkingen voorzien; klant gemaild over het opzegrecht. 1,2"

Leg alle tijd vast, ook tijd die u niet in rekening brengt. Hem bij de beoordeling schrappen is een beslissing die u kunt zien. Tijd die nooit is vastgelegd, laat niets om van te leren en maakt de volgende vaste prijs een gok. Wat er gebeurt met tijd die u besluit niet te factureren, staat in afwaardering of afschrijving.

Hoe kijkt u een rekening na voordat hij de deur uitgaat?

Een concept-rekening is de ontwerprekening die de verantwoordelijke advocaat leest voordat hij wordt uitgereikt, en het is het punt waarop een probleem met het honorarium het goedkoopst op te lossen is. Lees hem zoals de klant dat zal doen: verklaart elke omschrijving zichzelf, en zou u elke regel graag aan de telefoon verdedigen?

Een verzonnen voorbeeld. Een kantoor van drie personen factureert een maand werk aan een commerciële huurovereenkomst. De vastgelegde tijd is €1.366 waard. Bij de beoordeling schrijft de partner 0,8 uur dubbel onderzoek van de medewerker af, ter waarde van €112. De klant betaalde €1.000 voorschot toen de zaak werd geopend.

De realisatie op deze rekening is 91,8%: €1.254 gefactureerd van €1.366 vastgelegd. Over zaken heen gevolgd laat dat getal zien welke soorten werk u steeds afwaardeert.

Het griffierecht staat hier buiten de btw-berekening omdat het voorbeeld het behandelt als een verschot dat als vertegenwoordiger van de klant is betaald. Niet elke kost komt daarvoor in aanmerking. De voorwaarden van HMRC in VAT Notice 700, section 25 zijn streng, de EU-grondslag is artikel 79 van de btw-richtlijn, en de gids over btw op doorbelastbare kosten en verschotten loopt de toets door.

Hoe passen klantengelden en derdenrekeningen in de facturatie?

De regels voor klantengelden en derdenrekeningen verschillen per rechtsgebied, en de regel die u bindt komt van uw eigen toezichthouder of orde. De twee voorbeelden hieronder laten zien hoeveel ze kunnen verschillen. Geen van beide zegt wat voor u geldt.

• Engeland en Wales: volgens de SRA Accounts Rules is geld dat voor honorarium en onbetaalde verschotten is ontvangen voordat een rekening is bezorgd, klantengeld (rule 2.1(d), met een beperkte uitzondering in rule 2.2). Het wordt gescheiden gehouden van het eigen geld van het kantoor (rule 4.1), en een rekening of andere schriftelijke kennisgeving van de kosten moet worden gegeven voordat klantengeld wordt overgemaakt om ze te betalen (rule 4.3).
• Verenigde Staten: elke staat stelt eigen regels. Veel zijn gemodelleerd naar American Bar Association Model Rule 1.15, en ze verschillen in de details, onder meer in hoe een vooruitbetaalde vaste vergoeding wordt behandeld.

Vraag elders uw orde van advocaten of uw beroepsorganisatie. Het punt voor de facturatie geldt overal waar u praktijk voert: geld op een voorschotrekening wordt niet uw inkomen omdat er een rekening bestaat. Het gaat over wanneer uw regels dat toestaan, en wordt vastgelegd in een grootboek dat daarvoor is gebouwd en niet in uw facturatie.

Wat vragen zakelijke klanten en verzekeraars op een rekening?

Zakelijke klanten en verzekeraars kunnen het formaat van een rekening voorschrijven in hun eigen facturatierichtlijnen. Dat kan goedgekeurde tarieven betekenen, beperkingen op wie wat mag declareren en elektronische rekeningen in een formaat als LEDES met UTBMS-taakcodes. Lees de richtlijnen vóór de eerste rekening, want een rekening die er niet aan voldoet kan onbetaald worden teruggestuurd.

Hoe vaak moet een advocatenkantoor rekeningen sturen?

Een advocatenkantoor moet rekeningen sturen volgens een vaste cyclus, en maandelijks past bij de meeste zaken die per uur worden gefactureerd. Een klant kan de kosten van één maand verwerken en zich het werk nog herinneren, terwijl een rekening over zes maanden groter is en makkelijker wordt betwist. Zaken met een vaste prijs worden gefactureerd in de fasen die de brief afspreekt, wat net zo werkt als termijnfacturatie bij een project.

De facturatiekant van een kleine praktijk draaien in ERPFlow

ERPFlow draait de zakelijke kant van een kleine advocatenpraktijk. Het is geen praktijkbeheersysteem voor juristen en heeft geen derdengeldenadministratie: geen grootboek voor klantenrekeningen, geen afstemming van geld dat voor klanten wordt gehouden en geen controle op belangenconflicten. Klantengeld blijft in het systeem dat u daar nu voor gebruikt.

• Aanvragen: een leadformulier op uw website legt elke aanvraag vast als lead met de bron, en wordt een klantrecord met meegenomen bestanden zodra u de klant aanneemt.
• Zaken: open elke zaak als projectbord gekoppeld aan de klant, met kaarten, eigenaren en deadlines. Elk lid dat projecten mag bekijken, ziet elk project, dus een kantoor dat Chinese muren tussen zaken nodig heeft, zal dat een echte lacune vinden.
• Documenten: opdrachtbevestigingen, opgeslagen e-mails (EML of MSG) en ondertekende ASiC-E- of BDOC-containers kunnen worden bijgevoegd bij de klant, de kaart of de factuur, tot 50 MB per bestand. ERPFlow bewaart ondertekende bestanden en ondertekent of controleert handtekeningen niet.
• Rekeningen: facturen dragen belasting per regel en worden afgedrukt in de taal van de klant, en een maandelijkse vergoeding kan als terugkerende factuur draaien. Gedeeltelijke betalingen voert u met de hand in, en een herinnering gaat alleen uit als u hem stuurt. Regels kunnen niet negatief zijn, dus toon voorschotten in de Notities van de factuur.

ERPFlow heeft op dit moment geen timer of urenstaten. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort. Nu kunt u bestede tijd op een kaart typen en wordt die opgeteld per zaak en per klant, maar hij wordt geen factuurregels. Dat past bij praktijken met vaste prijzen en retainers. Een kantoor dat in eenheden van zes minuten factureert, houdt voorlopig beter zijn huidige hulpmiddel voor tijdregistratie.

ERPFlow maakt geen LEDES-bestanden, dus klanten die ze eisen hebben voor die rekeningen een andere route nodig.