CRM, ERP en MRP: wat elk doet en welke u nodig heeft

Een CRM beheert klanten en verkoop tot het moment van een order. Een ERP runt het bedrijf daarna: orders, facturen, voorraad, inkoop, financiën en personeel. Een MRP-systeem plant de productie: welke materialen u moet kopen of maken, hoeveel en tegen wanneer. De meeste kleine dienstverlenende bedrijven hebben een CRM en de kern van een ERP nodig. Alleen fabrikanten hebben MRP nodig.

De drie afkortingen klinken als concurrerende producten. Ze beantwoorden meestal verschillende vragen, en daarom is de nuttige vraag bij welke ervan uw bedrijf een probleem heeft.

Wat is het verschil tussen CRM, ERP en MRP?

Het verschil is de vraag die elk beantwoordt, en dus wie het elke ochtend opent.

Wat doet een CRM?

Een CRM houdt elke lead en klant op één plek bij, samen met wat er is gezegd en wat er daarna gebeurt. Als iemand uw aanvraagformulier invult, legt het CRM die persoon vast, laat het zien wie de opvolging doet en volgt het de deal door de fasen tot hij is gewonnen of verloren.

De waarde zit in het geheugen. Een verkoper die op vakantie gaat, moet de stand van tien gesprekken niet meenemen. Een CRM houdt meestal op bij de verkoop. Het weet dat een deal van €8.000 is gewonnen, maar traditioneel niet of de factuur is betaald en ook niet of u de voorraad heeft om te leveren.

Wat doet een ERP?

Een ERP houdt de operationele en financiële gegevens van het bedrijf in één gedeeld systeem bij. De order die de verkoop invoert, is dezelfde registratie waaruit het magazijn de bestelling samenstelt en waaruit de administratie factureert, zodat niemand hem opnieuw intypt en afdelingen het niet oneens kunnen zijn over de cijfers.

Een volledig ERP omvat meestal verkooporders, facturatie, inkoop, voorraad, uitgaven, het grootboek en HR. Die breedte is waarom de grote pakketten maanden nodig hebben om in te richten. Daaronder zit een groeiende groep lichtere bedrijfsapps die dezelfde dagelijkse klussen dekken voor kleinere teams, zonder het implementatieproject.

Wat doet een MRP-systeem?

Een MRP-systeem rekent uit welke materialen een fabriek nodig heeft en wanneer die moeten worden besteld. Het neemt drie invoeren (het productieschema, de stuklijst en de huidige voorraad, met levertijden van leveranciers) en levert een lijst op van wat u moet kopen of maken en tegen welke datum.

Hier is een verzonnen voorbeeld. Een meubelwerkplaats moet in week 10 100 tafels leveren, en elke tafel heeft één blad, vier poten en 16 schroeven nodig.

Dat is rekenwerk dat u voor één product op papier kunt doen. MRP verdient zijn kosten terug als u honderden producten heeft die onderdelen delen, subassemblages binnen assemblages en een schema dat wekelijks verandert. Ongeveer op dat punt houdt een spreadsheet het niet meer bij.

De namen delen ook een geschiedenis. MRP kwam eerst, in de jaren zestig en zeventig. MRP II (manufacturing resource planning) voegde later capaciteits- en werkvloerplanning toe. De term ERP verscheen rond 1990 voor systemen die buiten de fabriek waren gegroeid naar financiën en de rest van het bedrijf. Als een leverancier dus tegenwoordig "MRP" zegt, controleer dan of hij alleen materiaalplanning bedoelt of een heel productiesysteem.

Hoe werken CRM, ERP en MRP samen?

CRM, ERP en MRP werken als een estafette, waarbij elk een registratie aan de volgende doorgeeft. Voor een fabrikant verloopt één order zo:

1. CRM: een lead komt binnen, krijgt een offerte en accepteert die.
2. ERP: de geaccepteerde offerte wordt een verkooporder. Zo wordt een offerte een factuur zonder opnieuw typen.
3. MRP: de order voegt vraag toe, en het plan zegt wat u moet kopen en maken.
4. ERP: inkopen komen binnen, afgewerkte producten gaan de voorraad in en de order wordt verzonden.
5. ERP: de factuur gaat uit en de betaling wordt vastgelegd.
6. CRM: de accountmanager ziet de geschiedenis van de klant en begint het volgende gesprek.

Zonder productie vervalt stap 3, en dat is het hele plaatje voor een bureau, een salon of een adviesbureau. De overdrachten zijn waar aparte systemen geld kosten, want elk is een nieuwe invoer, een koppeling om te onderhouden of een spreadsheet die iemand elke vrijdag exporteert.

Welke bedrijfssoftware heeft uw bedrijf nodig?

Uw bedrijf heeft het systeem nodig dat vandaag het duurste gat dicht, en dat volgt vooral uit wat u verkoopt.

Een paar signalen wijzen op een specifiek gat:

• U heeft een CRM nodig als aanvragen onbeantwoord blijven, als opvolging in iemands hoofd zit of als u niet kunt zeggen wat er in de pijplijn zit.
• U heeft de ERP-kern nodig als dezelfde gegevens in offertes, facturen en spreadsheets worden getypt, of als niemand vandaag kan zeggen wat u nog tegoed heeft.
• U heeft MRP nodig als u zonder één onderdeel komt te zitten terwijl u een ander te veel inkoopt, of als een wijziging in het schema een middag kost aan het herbouwen van een planningsspreadsheet.

Heeft u drie aparte systemen nodig?

Meestal niet. De meeste kleine bedrijven zijn beter af met één applicatie die CRM en de kernklussen van een ERP dekt, omdat de klant op de factuur dan dezelfde registratie is als de klant in de pijplijn. Aparte best-in-class-tools zijn zinvol als één functie groot genoeg is om een eigen specialistisch systeem te rechtvaardigen, en iemand om de koppelingen te beheren.

De afweging is diepgang. Een alles-in-één-app evenaart niet de verkoopautomatisering van een speciaal CRM of de planningsmotor van een productiepakket. Controleer dus of hij de klussen doet die u dagelijks doet, en wees eerlijk over welke geavanceerde functies u echt zou gebruiken.

Waar ERPFlow past

ERPFlow dekt CRM en de kernklussen van een ERP voor kleine bedrijven, op één set registraties. Leads en klanten dekken de CRM-kant. Offertes, orders, facturatie, producten en voorraad, uitgaven en personeel dekken de operationele kant, en om een klant te factureren werkt u vanuit dezelfde klantregistratie als waar de lead een klant van werd.

MRP komt binnenkort. Vandaag heeft ERPFlow geen stuklijsten, productieorders, routings of materiaalplanning. Een kleine fabrikant kan materialen en afgewerkte producten als aparte producten bijhouden en de voorraadbeweging ertussen vastleggen, maar een bedrijf dat vandaag meerniveau-productie plant, heeft een systeem nodig dat MRP al heeft.

Het is ook geen volledig grootboek. ERPFlow heeft geen dubbele boekhouding, dus uw accountant voert de administratie op basis van wat u exporteert.