Sjabloon voor capaciteitsplanning: beschikbare uren tegenover boekingen, week voor week

Een sjabloon voor capaciteitsplanning zet de beschikbare uren van elke persoon voor de week naast de uren die al aan projecten zijn geboekt en trekt het een van het ander af. Beschikbare uren zijn contracturen min verlof, feestdagen en een vaste ruimte voor intern werk. Een positieve uitkomst betekent ruimte. Een negatieve uitkomst betekent dat iemand overboekt is.

Het sjabloon voor capaciteitsplanning

Het sjabloon voor capaciteitsplanning heeft een rij per persoon en een blad, of blok, per week. Hier is een verzonnen kantoor met vijf mensen in één week:

Wat elke kolom betekent:

• Contract: de uren die de persoon die week wordt betaald om te werken.
• Verlof: goedgekeurd verlof en feestdagen, in uren. Een verlofregistratie kan deze kolom voeden.
• Intern: een vaste ruimte voor overleg, administratie, verkoop en opleiding. Stel hem per persoon in, want die van een directeur verschilt van die van een junior.
• Beschikbaar: Contract − Verlof − Intern.
• Geboekt: projecturen die voor die week al zijn beloofd, in uren en niet als "Ben zit op die klus".
• Over: Beschikbaar − Geboekt.
• Bezetting: Geboekt ÷ Beschikbaar.

Lees de rijen voor het totaal. De teamrij zegt dat 14 uur vrij is en dat de bezetting een comfortabele 89% is. De rij van Ben zegt dat hij 6 uur over zijn grens zit in een week waarin hij twee dagen weg is. Een teamtotaal verbergt precies de overboeking die u met het blad wilde vinden. Hier is het antwoord om 6 uur werk van Ben naar Carla te verplaatsen, als Carla het kan doen.

Hoe plant u capaciteit week voor week?

Om capaciteit week voor week te plannen kopieert u het blok minstens vier weken vooruit en vat u elke week samen in één regel, waarbij u bevestigd en voorlopig werk gescheiden houdt. Ze vermengen is hoe een pijplijn verandert in een belofte die u niet kunt nakomen.

Gebruik het nu. Er komt een aanvraag binnen voor 30 uur werk in week 3. Als de voorlopige 40 uur doorgaan, heeft u 10 over en komt u 20 tekort. Gaan ze niet door, dan heeft u 50 vrij. De echte beslissing is dus welke klus u liever heeft, en of een van beide in week 4 kan beginnen. Dat is een veel beter gesprek dan "we lijken over een paar weken behoorlijk druk".

Verre weken zien er altijd leger uit dan ze zijn, omdat boekingen laat binnenkomen. Week 4 toont vandaag 60 bevestigde uren, en dat betekent niet dat er 78 uur vrij zijn in een zin waarop u al kunt bouwen. Behandel de laatste kolom met meer argwaan naarmate hij verder weg ligt.

Hoeveel capaciteit moet u ongeboekt laten?

Laat genoeg capaciteit ongeboekt om uw gebruikelijke overschrijding op te vangen, en meet die overschrijding aan uw eigen klussen en niet aan het streefgetal van een ander.

Hier is een verzonnen som. In de afgelopen acht weken boekte dit kantoor 900 uur en kostte het werk er 990, een overschrijding van 10%. Met 130 beschikbare uren is het meeste wat het zou moeten boeken ongeveer 118, want 118 × 1,10 is ruwweg 130. De 116 van week 1 past, net. De 128 bevestigde uren van week 2 tegenover 146 beschikbare past ook, maar de 12 voorlopige uren brengen het op 140, voorbij de ongeveer 133 die veilig is.

Voor deze som heeft u een registratie van werkelijke uren per klus nodig. Zonder die plant u op een getal dat u kunt verdedigen en komt u erop terug als u gegevens heeft. De gidsen over begrote uren versus werkelijke uren en de urenstaat voor teams behandelen hoe u ze verzamelt.

Is capaciteitsplanning hetzelfde als bezettingsgraad?

Capaciteitsplanning is niet hetzelfde als bezettingsgraad: capaciteitsplanning kijkt vooruit en bezettingsgraad kijkt terug. Een capaciteitsplan vraagt of de uren die u voor volgende week heeft beloofd, passen. Bezettingsgraad vraagt welk deel van de uren van vorige maand declarabel was. De bezetting in dit sjabloon is een plan, en ze kan op 90% staan terwijl de declarabele bezettingsgraad veel lager uitvalt, omdat geboekte uren niet-declarabel projectwerk kunnen bevatten. De gids over bezettingsgraad versus declarabele uren behandelt die maat, en resourceplanning voor dienstverlenende teams gaat over wie welk werk oppakt.

Wat laat een capaciteitsplan misgaan?

Een capaciteitsplan gaat meestal mis omdat het uren behandelt als onderling uitwisselbaarder, of actueler, dan ze zijn.

• Niet alle uren zijn dezelfde uren. De 8 vrije uren van Carla helpen niet als de overloop constructief werk is dat alleen Ben kan doen. Voeg een kolom voor vaardigheden toe, of plan specialisten apart.
• Directeuren op 40 uur. De interne ruimte van 20 uur voor Elin is het verschil tussen een plan dat werkt en een plan waarin elke klus op haar wacht.
• Boekingen in hele mensen. "Ben zit deze week op de klus Riverside" valt niet op te tellen. Vraag om uren, ook ruwe.
• Niemand is eigenaar. Een plan dat drie mensen af en toe bijwerken, klopt na twee weken niet meer. Geef het aan één persoon, voor een vast moment per week.
• Verlof komt laat binnen. Controleer het verlofregister vóór de wekelijkse update, niet erna.

Capaciteit plannen naast ERPFlow

ERPFlow heeft geen capaciteitsplanning. Het telt de beschikbare uren van een persoon niet op, zet ze niet tegenover boekingen en laat niet zien wie overboekt is, dus dit sjabloon draait in een spreadsheet.

Een deel van de invoer zit in ERPFlow. Het personeelsdossier van een persoon heeft een tabblad Kalender, per maand of week, dat zijn boekbare uren, reserveringen, verlof en feestdagen toont. Verlof toont wie er weg is op een teamkalender, en het aanvraaglogboek kan als csv worden geëxporteerd. In Projecten hebben kaarten toegewezenen en deadlines, wat helpt als u uitzoekt wie wat heeft beloofd, al bevat een kaart geen schatting van nog te komen uren.

Eén woord om op te letten: een "reservering" in ERPFlow is een afspraak die via een reserveringspagina is gemaakt. Voor beroepen die afspraken verkopen, is dat echt hun agenda. De kolom Geboekt in dit sjabloon betekent beloofde projecturen, en die voert u zelf in.