Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Algemene informatie, geen belasting- of juridisch advies. De regels hangen af van uw land en uw situatie, dus leg alles met fiscale of juridische gevolgen voor aan uw accountant.
Nummer facturen in één reeks die alleen oploopt, gebruik nooit een nummer opnieuw en ken het toe op het moment dat u de factuur uitreikt. Een formaat als INV-2026-0042, met een voorvoegsel, het jaar en een teller, werkt bijna overal. De btw-regels van de EU en het Verenigd Koninkrijk eisen een doorlopend nummer dat elke factuur uniek identificeert.
Wat zeggen de regels echt over factuurnummers?
De regels over factuurnummers vragen minder dan de meeste mensen denken. Artikel 226, punt 2, van de Europese btw-richtlijn vereist "een doorlopend nummer, op basis van een of meer reeksen, dat de factuur uniek identificeert". De btw-gids van HMRC gebruikt in paragraaf 16.3.1 bijna dezelfde woorden. Bent u niet btw-plichtig, dan vraagt GOV.UK nog steeds om een uniek identificatienummer.
Geen van beide teksten stelt een formaat of beginpunt vast, of zegt iets over letters of het jaar. "Een of meer reeksen" betekent dat aparte reeksen in beginsel zijn toegestaan.
Of "doorlopend" ook "zonder gaten" betekent, hangt af van waar u zit. De Franse belastinginstructies vragen om een nummer op basis van een chronologische en ononderbroken reeks en staan aparte reeksen alleen toe als uw manier van werken ze rechtvaardigt. In Duitsland oordeelde een belastingrechter in 2017 dat gaten alleen de belastingdienst niet het recht gaven extra inkomsten te schatten. Bouw naar de strengere norm: geen gaten, en een schriftelijke reden als er toch een opduikt.
Welk factuurnummerformaat gebruikt u?
Het beste factuurnummerformaat voor de meeste kleine bedrijven is een voorvoegsel, het jaar en een teller van vier cijfers, omdat het goed sorteert, over de jaren uniek blijft en facturen onderscheidt van uw andere documenten.
| Formaat | Voorbeeld | Geschikt voor | Let op |
|---|---|---|---|
| Gewone teller | 1042 | Heel kleine bedrijven | Begin nooit opnieuw, anders herhaalt u nummers |
| Jaar en teller | 2026-0042 | De meeste bedrijven | Niets bijzonders |
| Voorvoegsel, jaar, teller | INV-2026-0042 | Iedereen die ook offertes of orders nummert | Houd het voorvoegsel stabiel |
| Op datum gebaseerd | 20260314-01 | Een paar facturen per dag | Een overgeslagen dag ziet er hetzelfde uit als een ontbrekende factuur |
| Aparte reeks per vestiging | TLN-2026-0042 | Meerdere locaties die onafhankelijk factureren | Elke reeks moet ononderbroken blijven, en sommige landen willen er een reden voor |
| Klantcode en teller | ACME-007 | Eigenlijk niemand | Elke klant wordt een eigen reeks, zodat u niet kunt aantonen dat de set compleet is |
Nummers met klantcode zijn de populaire fout. Ze zien er georganiseerd uit en maken van één reeks tientallen. Wil een klant zijn eigen kenmerk op de factuur, zet dat dan in een apart veld, zoals het inkoopordernummer.
Moeten factuurnummers elk jaar opnieuw beginnen?
Factuurnummers mogen elk jaar opnieuw beginnen zolang het jaar deel is van het nummer, zodat INV-2026-0001 en INV-2027-0001 verschillend blijven. Een gewone teller mag niet opnieuw beginnen, want een tweede factuur 0001 breekt de regel dat elk nummer één factuur identificeert.
Nummering op jaar maakt het ook makkelijk de facturen van een jaar te tellen. Is uw laatste factuur van 2026 INV-2026-0214, dan moet u 214 documenten voor dat jaar kunnen tonen, geannuleerde meegerekend.
Welk nummer krijgt uw eerste factuur?
Uw eerste factuur mag elk nummer hebben, want de btw-regels van de EU en het Verenigd Koninkrijk stellen geen beginpunt vast. Beginnen bij 1001 is prima als u uw eerste klant liever niet vertelt dat hij de eerste is. Wat telt, is dat de reeks vanaf daar doorloopt en dat een notitie in uw administratie zegt waar ze begon, zodat niemand naar factuur 1 tot 1000 hoeft te zoeken.
Wat gebeurt er met het nummer als een factuur wordt geannuleerd?
Een geannuleerde factuur houdt voorgoed zijn nummer, en de vervanger krijgt het volgende. Dat is de regel waar mensen over struikelen, omdat het origineel repareren netter voelt.
| Wat er gebeurde | Wat u met het nummer doet |
|---|---|
| Concept verwijderd, nooit verstuurd | Niets, als nummers bij het uitreiken worden toegekend: het had er nooit een |
| Verstuurd met een fout | Bewaar hem, annuleer hem met een creditnota of door hem te annuleren, en reik een nieuwe factuur uit onder het volgende nummer |
| Klant zegde de deal op | Bewaar hem en annuleer hem op dezelfde manier |
| Een nummer werd overgeslagen | Vul het niet later in en hernummer niets. Schrijf de reden op en bewaar de notitie |
| Twee facturen delen een nummer | Bewaar de eerste, annuleer de tweede, reik hem opnieuw uit onder het volgende nummer |
| U bent van software veranderd | Ga door vanaf uw laatste nummer, of gebruik een nieuw voorvoegsel zodat de twee systemen niet kunnen botsen |
Hier is een verzonnen voorbeeld van een register dat netjes blijft door een rommelige week heen:
| Nummer | Datum | Klant | Netto | Status |
|---|---|---|---|---|
| INV-2026-0040 | 2 maart | Oak Dental | €600 | Betaald |
| INV-2026-0041 | 3 maart | Pine Logistics | €1.200 | Geannuleerd: gefactureerd aan het verkeerde bedrijf |
| INV-2026-0042 | 3 maart | Fern Café | €1.200 | Uitgereikt: vervangt 0041 |
| INV-2026-0043 | 9 maart | Oak Dental | €450 | Betaald |
Wie dat leest, kan elk nummer verantwoorden, de fout inbegrepen. Dat is het hele doel van de reeks: ze laat zien dat er niets uit uw administratie is weggelaten.
Hoe controleert u een factuurreeks op gaten?
U controleert een factuurreeks op gaten in een spreadsheet in ongeveer twee minuten. Exporteer uw factuurlijst en sorteer hem op nummer, met de nummers in kolom A. Daarna:
- Haal in B2 de teller eruit:
=VALUE(RIGHT(A2,4)), en kopieer naar beneden. - Vergelijk in C3 de buren:
=B3-B2, en kopieer naar beneden. - Filter kolom C op alles behalve 1.
Een 2 is één ontbrekend nummer, een 0 is een duplicaat en een groot negatief getal markeert meestal een nieuw jaar. Doe het per jaar, en voordat u iets aan uw accountant geeft, zodat u elk gat kunt uitleggen zolang u de reden nog weet.
Nummeringsfouten die later tijd kosten
- Nummeren zodra het concept wordt gemaakt. Elk verlaten concept laat dan een gat achter. Ken het nummer toe bij het uitreiken.
- Een geannuleerd nummer hergebruiken voor de gecorrigeerde factuur. De klant heeft nu twee verschillende documenten met één nummer.
- Hernummeren aan het jaareinde om gaten te dichten. Dat vernietigt de koppeling met wat de klant heeft en ziet er slechter uit dan elk gat.
- Een spreadsheetteller delen. Twee mensen die op dezelfde ochtend factureren, produceren vroeg of laat hetzelfde nummer.
- Een reeks delen met offertes. Afgewezen offertes laten gaten achter. Geef offertes en facturen aparte reeksen.
Factuurnummering in ERPFlow
ERPFlow nummert facturen voor u, als INV-JJJJ-NNNN. Een concept heeft geen nummer en krijgt er een bij het uitreiken, dus een concept verwijderen laat geen gat achter. Het jaar komt uit de factuurdatum en de teller begint elk jaar opnieuw, per organisatie. Een concept dat naar vorig jaar is teruggedateerd, krijgt het volgende nummer in de reeks van vorig jaar. Een geannuleerde factuur houdt zijn nummer en zijn pdf draagt de stempel VOID. De correctie, gemaakt met Dupliceren, is een nieuw concept dat een nieuw nummer krijgt.
U kunt het voorvoegsel wijzigen bij Instellingen > Bedrijfsgegevens. Dat geldt alleen voor toekomstige facturen en de teller loopt door. Offertes en orders lopen op eigen tellers, als QUO- en ORD-.
ERPFlow houdt één factuurreeks per organisatie bij, dus er zijn geen aparte reeksen per vestiging en er is geen instelling voor een eigen beginnummer. Facturen die u met csv-import binnenhaalt, behouden de nummers uit het bestand, en de import verschuift de teller niet. Importeert u dit jaar facturen uit een ander systeem, stel dan voor de nieuwe een ander voorvoegsel in om te voorkomen dat nummers zich herhalen.