Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Om declarabele uren bij te houden legt u elk blok klantwerk vast op de dag dat u het doet: de datum, klant, opdracht, wat u deed en de minuten die het kostte. Markeer het als declarabel of niet, houd alles in één logboek en sluit dat logboek elke week op een vaste dag af, terwijl de details nog vers zijn.
Wat is een declarabel uur?
Een declarabel uur is tijd die u volgens de afspraak met een klant aan die klant mag doorberekenen. Dat is meestal het werk zelf, plus de gesprekken, e-mails en het onderzoek dat de opdracht nodig had. Offertes voor nieuw werk, het najagen van facturen en het herstellen van uw eigen fouten tellen normaal gesproken niet mee.
De afspraak beslist, dus dezelfde taak kan voor de ene klant declarabel zijn en voor de andere niet. De grijze gebieden staan in de gids over declarabele en niet-declarabele uren.
Wat moet een urenlogboek vastleggen?
Een urenlogboek heeft genoeg detail nodig om een factuur op te bouwen en zes weken later een vraag van een klant te beantwoorden. Deze kolommen werken in een spreadsheet of in elk ander hulpmiddel:
| Kolom | Voorbeeld | Waarom het er staat |
|---|---|---|
| Datum | 9 maart 2026 | De factuur vermeldt de periode, en elke vraag begint met "wanneer?" |
| Persoon | AK | Tarieven verschillen per persoon |
| Klant | Klant A | Wie betaalt |
| Opdracht | Voorraadcontrole | Houdt twee opdrachten voor één klant uit elkaar |
| Uitgevoerd werk | Gesprek met de financieel leidinggevende over afwijkingen | De klant leest dit mogelijk |
| Minuten | 18 | Het ruwe getal, vóór afronding |
| Uren | 0,30 | Wat de factuur vermenigvuldigt |
| Declarabel | Ja | Niet elk klantuur wordt doorberekend |
| Factuurnr. | INV-2026-0042 | Voorkomt dat dezelfde uren twee keer worden gefactureerd |
De laatste kolom is degene die mensen overslaan. Vul haar in op de dag dat u factureert, en u kunt het logboek elke maand zonder nadenken filteren op "declarabel, nog niet gefactureerd".
Schrijf de omschrijving alsof de klant haar leest, want op een dag doet die dat. "Gesprek met de financieel leidinggevende over afwijkingen" doorstaat een vraag. "Administratie" niet.
Welke manier van tijd vastleggen is het nauwkeurigst?
De tijd noteren terwijl u elke taak afrondt, is voor de meeste mensen de nauwkeurigste methode, en een week uit het geheugen reconstrueren de minst nauwkeurige.
| Methode | Werkt goed voor | Zwak punt |
|---|---|---|
| Lopende timer | Lange stukken bureauwerk aan één opdracht | U vergeet hem te stoppen, en korte onderbrekingen verdwijnen erin |
| Noteren zodra u klaar bent | De meeste mensen, de meeste dagen | Het vraagt om een gewoonte |
| Invoer aan het einde van de dag uit agenda, verzonden mail en gesprekslog | Dagen vol kleine taken | Korte telefoontjes verdwijnen |
| Invoer aan het einde van de week uit het geheugen | Niets, als u het kunt vermijden | U gokt, en de regels zien eruit alsof dat zo is |
U heeft voor geen van deze software nodig, behalve voor de eerste. Een notitieboekje en een spreadsheet volstaan.
Een weekroutine die het logboek eerlijk houdt
- Zodra u een taak afrondt, noteert u de minuten en een paar woorden erover.
- Aan het einde van elke dag controleert u uw agenda, verzonden mail en belgeschiedenis op alles wat u gemist heeft.
- Op vrijdag vult u de gaten aan en vergelijkt u de geregistreerde uren met de uren die u werkte. Als u 40 uur werkte en 31 registreerde, ga dan de andere negen zoeken.
- Aan het einde van de maand telt u per klant en opdracht op en zet u de uren om in een factuur.
Als meerdere mensen tijd registreren, scheelt een gedeelde weekindeling veel najagen: zie het sjabloon voor een urenstaat van het team. Om de uren per opdracht op te tellen, zie declarabele uren per project bijhouden.
Een uitgewerkt voorbeeld: één dag in het logboek
Hier is een verzonnen voorbeeld. Een adviseur die €90 per uur rekent, registreert deze maandag:
| Klant | Opdracht | Uitgevoerd werk | Minuten | Uren | Declarabel |
|---|---|---|---|---|---|
| Klant A | Voorraadcontrole | Locatiebezoek, telbladen gecontroleerd | 150 | 2,50 | Ja |
| Klant A | Voorraadcontrole | Gesprek met de financieel leidinggevende over afwijkingen | 18 | 0,30 | Ja |
| Klant B | Procesoverzicht | Intakeproces opgesteld | 72 | 1,20 | Ja |
| Klant B | Procesoverzicht | Concept herwerkt na een eigen fout | 30 | 0,50 | Nee |
| Eigen bedrijf | Verkoop | Offerte geschreven voor een nieuwe aanvraag | 45 | 0,75 | Nee |
| Totaal | 315 | 5,25 |
Declarabele tijd is 150 + 18 + 72 = 240 minuten, dus 4,00 uur. Tegen €90 is dat €360 voor de dag. De andere 75 minuten leveren niets op, maar het is de moeite waard ze te zien: herwerk en offertes namen bijna een kwart van de geregistreerde dag in beslag.
In een spreadsheet, met de minuten in kolom D, is de urenkolom =ROUND(D2/60,2).
Waarom 1,30 geen anderhalf uur is
Klokkentijd getypt als decimaal is de meest voorkomende rekenfout in een urenlogboek. Eén uur dertig minuten is 1,5 uur, niet 1,30. Tegen €90 per uur factureert 1,30 een bedrag van €117,00 en 1,5 een bedrag van €135,00, dus die ene regel kost u €18,00.
Een kolom met minuten voorkomt dat. Het houdt ook afronding uit het logboek. Rond één keer af, wanneer u de factuur voorbereidt, met het factureringsinterval uit uw overeenkomst.
De fouten waardoor u declarabele tijd verliest
- Alles onder de tien minuten negeren. Twaalf telefoontjes van vijf minuten zijn een uur.
- Vage regels. "Klant A, diversen, 3 uur" roept vragen op, en uren waarover vragen komen, worden vaak afgeschreven.
- Alleen uurtariefwerk registreren. Ook werk voor een vaste prijs heeft een logboek nodig, anders weet u niet of de prijs genoeg opbracht. Zie begrote uren tegenover werkelijke uren.
- Uren verwijderen die u niet factureert. Markeer ze liever als niet-declarabel, zodat het logboek laat zien wat de opdracht echt kostte.
Declarabele uren bijhouden in ERPFlow
ERPFlow heeft vandaag geen timer of urenstaten, en tijd die op een kaart wordt vastgelegd, wordt geen factuurregel. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort.
Wat er nu is, is een veld Bestede tijd op elke kaart in Projecten, in uren en minuten. De totalen worden opgeteld per project en per klant. Dat geeft u een lopend getal per opdracht, zonder declarabel-vlag, zonder datum bij de tijd en zonder verdeling per persoon. Factureert u per uur, houd dan het gedetailleerde logboek hierboven bij in een spreadsheet en gebruik de kaarttotalen als controle. De gids over tijd registreren als teamlid laat zien hoe het veld zich gedraagt.
Om de uren te factureren voegt u een regel toe aan een factuur en typt u ze in als aantal, meestal vanuit een dienst met uw uurprijs.