Een maandelijkse retainer factureren

Om een maandelijkse retainer te factureren reikt u elke maand op dezelfde datum een factuur uit voor het afgesproken bedrag, noemt u de periode die hij dekt en stelt u de vervaldatum in die uw overeenkomst bepaalt. Factureer werk buiten de retainer als aparte regel. Vooraf factureren, zodat de betaling binnenkomt voordat de maand begint, is de veiligere gewoonte.

Wat moet een maandelijkse retainerfactuur zeggen?

Een maandelijkse retainerfactuur heeft alles nodig wat een gewone factuur heeft, plus de periode die hij dekt, de overeenkomst erachter en eventuele extra's. De periode laten mensen het vaakst weg, en zonder haar kan de administratie van een klant een factuur niet op de juiste maand boeken.

Hier is een verzonnen voorbeeld: een factuur van 25 maart voor april, van een bureau dat zijn honorarium vooraf factureert.

Welk soort retainer factureert u?

"Retainer" dekt drie verschillende afspraken, en elke wordt anders gefactureerd. Marketingbureaus en adviseurs bedoelen meestal de eerste twee. Advocaten bedoelen vaak de derde.

Geld dat op rekening wordt aangehouden, kan onder regels voor klantgelden vallen, dus een advocatenkantoor moet eerst bij zijn toezichthouder navragen voordat het hier iets overneemt. Twijfelt u nog tussen een retainer en factureren per uur, zie dan adviseur per uur of op retainer.

Factureert u een retainer vooraf of achteraf?

Een retainer vooraf factureren is meestal de betere keuze, want het geld komt vóór het werk en een klant die ophoudt met betalen, kan worden gepauzeerd voordat u veel verloren hebt. Zo ziet elk eruit voor werk in december.

Een retainerfactuur van november voor het werk van december hoort in uw administratie meestal bij december en niet bij november. Vertel uw boekhouder op welke manier u factureert, zodat de omzet in de juiste maand terechtkomt.

Wanneer wordt btw verschuldigd op een retainerfactuur?

De btw op een maandelijkse retainer wordt doorgaans periode voor periode verschuldigd, waarbij een vooruitbetaling haar naar voren haalt. Artikel 64 van de btw-richtlijn behandelt een dienst met opeenvolgende betalingen als voltooid aan het einde van elke periode, en artikel 65 maakt de btw verschuldigd bij ontvangst van een vooruitbetaling. Lidstaten kunnen dit onder artikel 66 aanpassen.

In het Verenigd Koninkrijk zegt Notice 700 van HMRC dat een voortdurende levering een tax point heeft telkens wanneer u een btw-factuur uitreikt of een betaling ontvangt, wat het eerst komt (paragraaf 14.3). Een retainerfactuur die op 25 maart voor april wordt uitgereikt, valt dus in de aangifte die 25 maart dekt. Dezelfde paragraaf laat u één btw-factuur uitreiken voor regelmatige betalingen over maximaal een jaar, met voor elke betaling het netto bedrag, de vervaldatum, het btw-tarief en de btw. Dat past bij een klant die één document wil.

Hoe factureert u uren boven of onder de retainer?

Uren boven of onder een retainer worden gefactureerd volgens een regel die u vooraf afsprak, niet een die u elke maand vaststelt. De regel heeft drie delen: wat een extra uur kost, of ongebruikte uren doorschuiven en wanneer doorgeschoven uren vervallen.

Hier is een verzonnen voorbeeld. Een bureau rekent €2.000 per maand voor 20 uur. Extra uren kosten €110. Ongebruikte uren schuiven alleen door naar de volgende maand.

Over het kwartaal is dat 3 × €2.000 + €220, oftewel €6.220 netto. Bij 20% btw betaalt de klant in totaal €7.464. Stuur het aantal uren mee met elke factuur, want een klant die de tabel ziet, stelt geen vragen over de regel.

Tekst voor de overeenkomst:

Retainer: €2.000,00 plus btw per kalendermaand, voor maximaal 20 uur marketingondersteuning. Gefactureerd op de 25e van de voorafgaande maand en te betalen vóór de 1e. Ongebruikte uren schuiven alleen door naar de volgende maand en vervallen daarna. Uren boven het tegoed kosten €110,00 per uur en worden op de volgende factuur gefactureerd. Beide partijen kunnen deze retainer beëindigen met een schriftelijke opzegtermijn van 30 dagen.

De fouten waardoor retainers lekken

• Een regel met de verkeerde maand. Een sjabloon dat met de naam van vorige maand is doorgekopieerd, krijgt vragen, en de vraag vertraagt de betaling.
• Een omvang zonder randen. Zegt de overeenkomst niet wat erbuiten valt, dan valt uiteindelijk alles erbinnen.
• Uren die niemand telt. U kunt geen overschrijding factureren die u niet heeft vastgelegd, en u kunt het bedrag niet verdedigen zonder de telling.
• Een bedrag dat nooit verandert. Zet een jaarlijkse herziening in de overeenkomst, en zie de gids over brieven voor tariefsverhoging voor hoe u het verhoogt.
• Voorwaarden die het werk voorbijstreven. 30 dagen netto op een retainer vooraf maakt er factureren achteraf van. Betalingsvoorwaarden moeten vóór de eerste van de maand vervallen.

Een maandelijkse retainerfactuur instellen in ERPFlow

In ERPFlow factureert een terugkerende factuur een retainer volgens schema. Hij reikt facturen uit en int nooit geld: niets belast een kaart of neemt een betaling aan, dus de klant betaalt zoals gebruikelijk en u registreert het. Herinneringen voor achterstallige retainerfacturen verstuurt u met de hand.

Open een van de facturen van de klant en kies Terugkerend maken, of begin bij Facturen > Terugkerend. Stel hem in op maandelijks, kies de eerste datum en de betalingstermijn, en kies dan E-mail naar elke klant of Concepten maken. Een dienst met haar prijs vult de regel in. Elke run maakt één gewone factuur per klant, gedateerd op de dag dat hij draait, die betalingen en herinneringen net als elke andere aanneemt en meetelt voor de maandelijkse factuurlimiet van uw abonnement.

De regels herhalen zich precies, zonder veld voor de maand. Formuleer de regel zo dat hij waar blijft, zoals "Maandelijkse retainer: diensten voor de kalendermaand na de factuurdatum", of gebruik Concepten maken en typ de maand en eventuele extra's in elk concept voordat u het uitreikt. Concepten zijn ook hoe extra's op de factuur komen, want er is geen pro-rata- of verbruiksfacturatie. Een klant met twee schema's krijgt twee facturen, nooit één gecombineerde.

Een kaart in Projecten heeft een veld Bestede tijd, in uren en minuten, dat per project en per klant wordt opgeteld, dus daar kunt u uw telling tegen het tegoed bijhouden. Die tijd wordt geen factuurregel: uren factureert u door op de factuur een tarief en een aantal in te vullen. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort.