Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Algemene informatie, geen belasting- of juridisch advies. De regels hangen af van uw land en uw situatie, dus leg alles met fiscale of juridische gevolgen voor aan uw accountant.
Om een deelbetaling te registreren laat u de factuur zoals hij is uitgereikt, voert u het bedrag en de datum erbij in en vertelt u de klant welk saldo nog openstaat. Een deelbetaling heeft geen nieuwe factuur of creditnota nodig. U reikt alleen meer facturen uit als termijnen zijn afgesproken voordat het werk werd gefactureerd.
Heeft u een nieuwe factuur nodig voor een deelbetaling?
Nee, een deelbetaling op een bestaande factuur heeft geen nieuwe factuur nodig, want u heeft het volledige bedrag al gefactureerd. Een tweede factuur voor het saldo zou dezelfde verkoop twee keer meetellen in uw omzet en uw btw. Wat u doet, hangt af van waarom het bedrag te laag is.
| Wat er gebeurde | Wat te doen | Nieuw document? |
|---|---|---|
| Klant betaalde minder en is de rest nog verschuldigd | Registreer de betaling, vraag om het saldo | Geen |
| Klant vraagt een uitgereikte factuur in termijnen te betalen | Bevestig het plan schriftelijk, registreer elke betaling | Geen |
| U sprak termijnen af vóór het factureren | Factureer elke fase, zoals bij aanbetaling en eindbetaling | Eén factuur per fase |
| U stemde in met een prijsverlaging | Registreer de betaling en crediteer dan het verschil | Een creditnota |
| Klant betwist een deel van het werk | Registreer wat binnenkwam, los eerst het geschil op | Alleen als een verlaging wordt afgesproken |
| Er is een bankkost of bronbelasting ingehouden | Bepaal wie die draagt, zie facturen afstemmen met betalingen | Hangt af van de oorzaak |
Hoe factureert u in termijnen?
In termijnen factureren betekent de prijs splitsen voordat de klant hem verschuldigd is, en dat kan op twee manieren. U kunt één factuur per fase uitreiken, of één factuur voor het hele bedrag met een schema erop afgedrukt:
Betalingsschema: €1.200,00 vóór 3 februari 2026, €900,00 vóór 20 februari 2026, €1.500,00 vóór 18 maart 2026. Totaal €3.600,00.
De enkele factuur is minder papierwerk, maar bij gewone btw-administratie wordt de btw over de hele factuur meestal verschuldigd in de periode waarin u hem uitreikt. Aparte facturen per fase spreiden de btw samen met het geld.
Mist u een afgesproken termijn, dan berekent de Europese Richtlijn betalingsachterstand rente en vergoeding alleen over de achterstallige bedragen en niet over de hele schuld (artikel 5).
Hoe registreert u een deelbetaling?
Een deelbetaling registreren vraagt het factuurnummer, het ontvangen bedrag, de datum waarop het op uw rekening kwam en waar het vandaan kwam. Gebruik de bankdatum en niet de dag dat u het invoerde, anders komt uw administratie niet overeen met uw bankafschrift.
Hier is een verzonnen voorbeeld. Een studio reikt een factuur uit van €3.000 plus 20% btw, in totaal €3.600, met vervaldatum 31 januari 2026.
| Datum | Boeking | Ontvangen | Openstaand saldo | Btw-deel van de betaling |
|---|---|---|---|---|
| 12 jan | INV-2026-0063 uitgereikt | €3.600 | ||
| 3 feb | Eerste betaling | €1.200 | €2.400 | €200 |
| 20 feb | Tweede betaling | €900 | €1.500 | €150 |
| 18 mrt | Derde betaling | €1.500 | €0 | €250 |
| Totaal | €3.600 | €600 |
De laatste kolom doet er alleen toe bij kasstelsel, wat de volgende paragraaf uitlegt.
Verandert een deelbetaling de btw die u verschuldigd bent?
Meestal niet, een deelbetaling verandert de btw die u verschuldigd bent niet bij gewone administratie op basis van facturen. De btw over de hele factuur is verschuldigd voor de periode van het tax point, wat er tot dan toe ook is betaald. Notice 700 van HMRC zegt het ronduit: u kunt de verantwoording van btw niet uitstellen tot u betaling heeft ontvangen (paragraaf 14.2.2).
Bij het kasstelsel volgt de btw het geld. Notice 731 van HMRC behandelt een deelbetaling als inclusief btw en berekent het aandeel als betaling ÷ factuurtotaal × btw (paragraaf 5.7 en sectie 8). In het voorbeeld geeft €1.200 ÷ €3.600 × €600 een bedrag van €200. Andere landen met een regeling op kasbasis stellen eigen regels, dus controleer die van u.
Komt de rest nooit binnen, dan is dat een aparte kwestie. Zie waardevermindering of afschrijving.
Wat stuurt u de klant na een deelbetaling?
Stuur na een deelbetaling een kort bericht dat het ontvangen bedrag bevestigt en vraagt om het saldo vóór een datum. Zo werken jullie niet met verschillende bedragen.
Hartelijk dank voor uw betaling van €1.200,00 op 3 februari op factuur INV-2026-0063. Het saldo van €2.400,00 was verschuldigd op 31 januari. Laat me weten op welke datum we het kunnen verwachten.
Als u een plan hebt afgesproken, bevestig het dan zodat er iets is om naar te verwijzen:
Zoals afgesproken wordt het resterende bedrag van €2.400,00 op factuur INV-2026-0063 betaald als €900,00 vóór 20 februari en €1.500,00 vóór 18 maart. Wilt u dit per antwoord bevestigen? Wordt een betaling gemist, dan is het hele saldo direct opeisbaar.
Een kleinere betaling met de vermelding "ter finale kwijting" is iets anders. Antwoord er schriftelijk op voordat u haar als routine behandelt, want op sommige plaatsen kan het storten ervan zonder bezwaar worden aangevoerd als afdoening van de schuld. Win advies in als het bedrag groot is.
Bij welke factuur hoort een betaling?
Een betaling hoort bij de factuur waarvoor de klant zegt dat ze is, dus lees eerst de betalingsspecificatie. Is er geen, vraag het dan, en bied oudste-eerst als standaard aan. Neem een verzonnen €2.000 van een klant die €1.500 op de ene factuur en €1.200 op een andere verschuldigd is: oudste-eerst sluit de eerste af en laat €700 over op de tweede. Het Britse kasstelsel vereist dat betalingen worden toegewezen in de volgorde waarin de facturen zijn uitgereikt (Notice 731, paragraaf 5.7).
De fouten die mensen maken met deelbetalingen
- Het saldo factureren. Dat factureert de verkoop twee keer, in uw omzet en in uw btw-aangifte.
- De oorspronkelijke factuur annuleren en voor het saldo opnieuw uitreiken. De geschiedenis klopt dan niet meer, en de btw ook niet.
- Hem als betaald markeren om de lijst op te ruimen. De schuld verdwijnt uit uw zicht en blijft echt.
- Het oorspronkelijke totaal najagen. Een klant die de helft heeft betaald en een herinnering voor alles krijgt, gaat uw cijfers niet meer vertrouwen. De herinneringsreeks moet altijd het saldo noemen.
Deelbetalingen registreren in ERPFlow
Bij een uitgereikte factuur opent Betaling registreren een paneel met het saldo al ingevuld. Wijzig het in wat echt binnenkwam, stel de datum in en voeg eventueel een opmerking toe. Er is geen veld voor de betaalmethode, dus een opmerking zoals "bankoverschrijving" is waar dat komt. Een factuur kan een onbeperkt aantal betalingen hebben.
De rest gebeurt vanzelf. De factuur staat op Gedeeltelijk betaald, de lijst toont wat er onder het totaal nog openstaat en het filter Gedeeltelijk betaald vindt ze allemaal. De pdf toont Betaald en Openstaand bedrag, en een Betalingsherinnering sturen bij een achterstallige factuur vraagt om het openstaande bedrag en niet om het totaal. Hij wordt Betaald zodra de betalingen het totaal dekken. Het tabblad Analyse van een klant en de omzet op het dashboard tellen het al betaalde deel mee.
Let op twee dingen. Markeren als betaald registreert wat nog openstaat als één betaling met de datum van vandaag, dus gebruik Betaling registreren voor geld dat vorige week binnenkwam. Een per vergissing ingevoerde betaling kunt u verwijderen op de kaart Betalingen, en het bedrag gaat terug op het saldo.
Een bedrag boven het saldo verschijnt als Te veel betaald, en Terugbetaling registreren legt geld vast dat u terugstuurt.
ERPFlow heeft geen bankkoppeling, online kaartbetaling of automatische incasso, dus elke betaling wordt ingetypt, en een bedrag voor twee facturen wordt als één betaling per factuur ingevoerd. Er is ook geen termijnschema. Schrijf een afgesproken plan in Notities voordat u de factuur uitreikt, of bewaar het daarna in een opmerking bij de factuur. ERPFlow heeft ook geen creditnotadocument, dus een afgesproken prijsverlaging vraagt om de route uit de gids over creditnota's.