Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Algemene informatie, geen belasting- of juridisch advies. De regels hangen af van uw land en uw situatie, dus leg alles met fiscale of juridische gevolgen voor aan uw accountant.
Aanvullende diensten in de architectuur zijn werk buiten de scope van uw opdracht. Herken de wijziging, vertel de klant wat het gaat kosten voordat u begint, laat hem schriftelijk instemmen, leg het vast en factureer het als eigen regel. Een honorarium dat vóór het werk is afgesproken, is een rekening. Een honorarium dat erna wordt verhoogd, is een onderhandeling.
Wat telt als aanvullende dienst?
Een aanvullende dienst is alles wat uw opdracht niet al omvat, dus de toets is de formulering van uw scope, hoeveel of hoe weinig werk het ook voelt. Is de scope vaag, dan is bijna niets duidelijk extra, en daarom begint dit terug bij het prijsvoorstel.
Het RIBA Plan of Work geeft u een bruikbare lijn voor Brits werk. Het overzicht van 2020 zegt dat functionele wijzigingen na de goedkeuring van Stage 2, zoals een ruimte verplaatsen of van grootte veranderen, geen ontwerpontwikkeling zijn en onder procedures voor wijzigingsbeheer vallen. Aanpassingen die voortkomen uit het uitwerken van het ontwerp tellen niet.
| Wat er gebeurde | Aanvullend? | Waarom |
|---|---|---|
| Klant wijzigt een goedgekeurd concept tijdens Stage 3 | Ja | Goedgekeurd werk wordt opnieuw gedaan |
| Klant voegt een garage of een extra verdieping toe | Ja | Het project werd groter |
| Klant wil een derde conceptvariant terwijl er twee zijn afgesproken | Ja | Uw scope bepaalde het aantal |
| Nieuwe indiening voor de vergunning nadat de klant de opdracht wijzigde | Ja | De wijziging van de klant veroorzaakte het |
| De vergunningverlener vraagt om een kleine aanpassing | Hangt ervan af | Veel opdrachten omvatten het afhandelen van routineopmerkingen, dus lees de uwe |
| De bouw loopt uit over de contractperiode die u aannam | Meestal | Alleen als uw voorstel de periode noemde |
| Coördinatiefout in uw eigen tekeningen | Nee | Dat zijn uw eigen kosten |
Hoe spreekt u een aanvullende dienst af met een klant?
Spreek een aanvullende dienst schriftelijk af voordat u het werk doet, met wat het is, wat het kost en hoe het de planning raakt. In het VK zegt de richtlijn van ARB over opdrachtvoorwaarden dat wijzigingen van de oorspronkelijke voorwaarden door de architect schriftelijk moeten worden vastgelegd, met een kopie aan de klant. Ze zegt ook dat ontoereikende voorwaarden de meest voorkomende oorzaak zijn van klachten over architecten.
In de VS heeft AIA's overeenkomst B101-2017 een proces van kennisgeving en toestemming voor aanvullende diensten, met een uitzondering voor werk dat nodig is om vertraging in de bouw te voorkomen. AIA's formulier G801 bestaat precies voor die kennisgeving. Ga na welk formulier uw eigen opdracht gebruikt, want standaardformulieren worden aangepast.
Voor kleine zaken is een e-mail vaak genoeg, als uw opdracht dat toestaat. Zoiets als dit:
Aanvullende dienst AS-04: gewijzigde keukenindeling en achtergevel, naar aanleiding van uw e-mail van 12 mei. Dit valt buiten de diensten in onze opdracht van 3 februari. Honorarium: £1.200 exclusief btw, vast. Planning: voegt ongeveer een week toe aan Stage 3. We beginnen zodra u bevestigt. Tot die tijd werken we door aan het goedgekeurde ontwerp.
De laatste zin doet het meeste werk. Hij vertelt de klant wat er gebeurt als hij niet antwoordt, en voorkomt dat u tijdens het wachten de wijziging al in glijdt.
Kies de honorariumbasis naar hoe goed u de taak kunt omschrijven. Gebruik een vast bedrag als u het resultaat kunt beschrijven. Gebruik een uurtarief met een plafond als dat niet kan, zoals "£85 per uur, tot 20 uur, en we vragen het voordat we verdergaan". De gids over vast bedrag of uurtarief behandelt de afweging uitgebreider.
Hoe legt u aanvullende diensten vast?
Leg aanvullende diensten vast in één register per project, want een jaar later vertelt de factuur alleen u niet wie wat vroeg. Een verzonnen voorbeeld:
| Ref | Gevraagd door | Wat | Basis | Honorarium | Klant akkoord | Gefactureerd |
|---|---|---|---|---|---|---|
| AS-01 | Klant, bouwvergadering 2 maart | Derde conceptvariant | Vast | £650 | E-mail 3 maart | INV-2026-0031 |
| AS-02 | Klant, e-mail 18 maart | Nieuwe indiening vergunning na wijziging van de opdracht | Vast | £900 | E-mail 19 maart | INV-2026-0038 |
| AS-03 | Klant, telefoon 7 april | Beoordeling van de kennisgeving van de buurman over de gemeenschappelijke muur | Coulance | £0 | Niet nodig | Getoond tegen nul |
| AS-04 | Klant, e-mail 12 mei | Gewijzigde keuken en achtergevel | Vast | £1.200 | E-mail 13 mei | Te factureren |
| AS-05 | Herziening constructeur 20 mei | Coördinatie van de gewijzigde balkenindeling | £85/u, plafond 20 u | Tot nu toe 14 u | E-mail 20 mei | Te factureren |
Leg ook de coulancezaken vast. Een regel tegen nul op de factuur laat de klant zien wat hij gratis kreeg, en geeft u iets om naar te wijzen als het volgende verzoek niet gratis is.
Hoe factureert u aanvullende diensten?
Factureer aanvullende diensten als aparte regels onder het fasehonorarium, elk met zijn referentie, zodat de klant elk bedrag kan koppelen aan iets wat hij heeft afgesproken. Hier is de verzonnen opdracht van hierboven, waarbij Stage 3 wordt gefactureerd met beide openstaande posten, met btw tegen het Britse standaardtarief:
| Regel | Aantal | Prijs | Netto |
|---|---|---|---|
| RIBA Stage 3, Spatial Coordination: fasehonorarium | 1 | £8.000 | £8.000 |
| AS-04: gewijzigde keuken en achtergevel, afgesproken 13 mei | 1 | £1.200 | £1.200 |
| AS-05: coördinatie balken, uren tot 31 mei, afgesproken 20 mei | 14 | £85 | £1.190 |
| Subtotaal | £10.390 | ||
| Btw, 20% | £2.078 | ||
| Totaal | £12.468 |
Brengt een aanvullende dienst kosten met zich mee, zoals het onderzoek van een specialist, factureer die dan ook op een eigen regel. De gids over doorbelastbare kosten factureren behandelt hoe.
En als u het werk al heeft gedaan?
Als u het werk al zonder afspraak heeft gedaan, schrijf de klant dan nu, zet de feiten op een rij en vraag hem een honorarium af te spreken. Zeg wanneer het verzoek binnenkwam, wat u deed en waarom het buiten de opdracht viel. Houd het feitelijk en vraag een bedrag dat u met uw uren kunt verdedigen.
Mogelijk moet u genoegen nemen met minder en schrijft u een deel af. Wat u niet moet doen, is het zonder waarschuwing op de volgende factuur zetten, want dan begint een verder vriendelijke klant elke regel te lezen. Als een groot bedrag in geschil is, vraag dan advies, want de uitkomst hangt af van uw contract en wat er is gezegd.
Aanvullende diensten vastleggen en factureren in ERPFlow
ERPFlow heeft geen register voor meerwerk of fasebudgetten, dus het register hierboven blijft in een spreadsheet, of als kaarten in een kolom op het bord van het project. De documenten eromheen zijn gewone:
- De afspraak. Stuur elke aanvullende dienst als kleine offerte met een eigen pdf. Er is geen e-handtekening of online acceptatie: u markeert hem met de hand als geaccepteerd zodra de klant antwoordt, en voegt zijn e-mail bij de offerte.
- Het tarief. Een dienst bevat uw uurtarief en belasting, zodat het op elke regel wordt ingevuld. U voert de uren in als hoeveelheid.
- Het werk. Een kaart op het bord van het project kan de toegewezen personen, de deadline en de bestede tijd bevatten, getypt als uren en minuten. ERPFlow heeft op dit moment geen timer of urenstaten. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort.
- De factuur. Zet de offerte om naar een conceptfactuur, of voeg de regel toe aan de factuur van de fase. Een goodwillregel tegen nul is toegestaan. Het uitreiken van het concept geeft het zijn nummer en maakt het definitief.