Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Regels en cijfers uit andere bronnen gecontroleerd op 6 november 2026. Ze veranderen, dus controleer ze bij de bron voordat u erop vertrouwt.
Algemene informatie, geen belasting- of juridisch advies. De regels hangen af van uw land en uw situatie, dus leg alles met fiscale of juridische gevolgen voor aan uw accountant.
Een afwaardering verlaagt de waarde van werk of een vordering maar laat de rest over om te innen, bijvoorbeeld 8 van de 10 gewerkte uren factureren. Een afschrijving haalt het hele bedrag weg omdat u het nooit zult innen, bijvoorbeeld een factuur aan een klant die failliet is gegaan. Bureaus gebruiken beide woorden losjes, dus leg uw eigen betekenis vast.
Wat is het verschil tussen een afwaardering en een afschrijving?
Het verschil tussen een afwaardering en een afschrijving is of er iets overblijft. Een afwaardering verlaagt een bedrag, een afschrijving brengt het naar nul. Het woord zegt meestal minder dan het tijdstip: voor de factuur beslist u wat u in rekening brengt, en erna gaat het om wat u nog te vorderen heeft.
In de praktijk zeggen bureaus die per uur factureren meestal "afwaardering" voor tijd die ze besloten niet te factureren en "afschrijving" voor een schuld waarvan ze afzien. Accountants gebruiken "afschrijving" ook voor het wegnemen van een deel van een vordering. Spreek binnen het bureau en met uw accountant één set betekenissen af.
Wanneer gebeurt elk in de factureringscyclus?
Elk gebeurt op een ander punt in de factureringscyclus, en dat punt bepaalt de papieren.
| Wanneer | Situatie | Gebruikelijke naam | Document | Effect op uw cijfers |
|---|---|---|---|---|
| Voor de factuur | 10 uur gewerkt, 8 de moeite waard om te factureren | Afwaardering van tijd | Geen. De factuur toont wat u factureert | Lagere omzet dan de uren waard waren |
| Voor de factuur | Een hele taak kan niet worden gefactureerd | Afschrijving van tijd | Geen. Markeer de tijd als niet-declarabel | Hetzelfde, en de tijd blijft in uw administratie staan |
| Na de factuur | Prijs later verlaagd in onderling overleg | Afwaardering van de factuur | Creditnota | Omzet en verschuldigde btw dalen |
| Na de factuur | Klant kan of wil niet betalen en u heeft opgegeven | Afschrijving van de schuld | Een interne boeking, en een verzoek om btw-correctie als u in aanmerking komt | De omzet blijft staan, er verschijnt een kostenpost voor een oninbare vordering |
De laatste twee rijen worden het vaakst door elkaar gehaald. Een creditnota zegt dat de vordering is veranderd. Een oninbare vordering zegt dat de vordering klopte en het geld niet komt. Als u ook onderhanden werk in uw administratie meeneemt, verlaagt een afwaardering van tijd dat, en dat ziet u op een WIP-rapport.
Een uitgewerkt voorbeeld: van uren tot oninbare vordering
Een verzonnen voorbeeld met alle drie in één opdracht. Een adviesbureau boekt 40 uur tegen €100, rekent 20% btw en het loopt stap voor stap mis.
| Fase | Netto | Btw | Totaal | Wat u doet |
|---|---|---|---|---|
| Tijd geboekt: 40 uur | €4.000,00 | Nog niets | ||
| Afwaardering voor het factureren: 5 uur | −€500,00 | Laat ze van de factuur, noteer de reden | ||
| Factuur: 35 uur | €3.500,00 | €700,00 | €4.200,00 | Reik hem uit |
| Afgesproken verlaging na een geschil | −€300,00 | −€60,00 | −€360,00 | Reik een creditnota uit |
| Nu verschuldigd | €3.200,00 | €640,00 | €3.840,00 | |
| Gedeeltelijke betaling ontvangen | −€1.666,67 | −€333,33 | −€2.000,00 | Registreer de betaling |
| Onbetaald, klant insolvent | €1.533,33 | €306,67 | €1.840,00 | Schrijf af en kijk naar btw-correctie |
Afgezet tegen de €4.000 aan tijd tegen standaardtarieven factureerde het bureau eerst 87,5% en na de creditnota 80%, en inde 41,7% exclusief btw. Dat zijn drie afzonderlijke problemen met drie afzonderlijke oplossingen, en ze op één hoop gooien als "kortingen" leert u niets.
Wilt u dat de klant een coulancevermindering ziet, dan kunt u dat op de regel zeggen:
Voorbereiding workshop: 10 uur à €100,00, verlaagd naar 8 uur zoals afgesproken voor een eerste opdracht.
Uren die u heeft afgewaardeerd door uw eigen herwerk, horen helemaal niet op de factuur te staan.
Verlaagt een afschrijving de btw die u verschuldigd bent?
Een afschrijving kan de btw die u verschuldigd bent verlagen, maar alleen onder de regels van uw eigen land. Artikel 90 van de Europese btw-richtlijn bepaalt dat de maatstaf van heffing wordt verminderd bij volledige of gedeeltelijke niet-betaling, onder voorwaarden die elke lidstaat vaststelt, en laat lidstaten bij niet-betaling daarvan afwijken. De voorwaarden lopen dus sterk uiteen. Hier zijn twee voorbeelden die wij hebben nagekeken:
| Waar | Bron | Belangrijkste voorwaarden |
|---|---|---|
| VK | HMRC VAT Notice 700/18 | Btw al verantwoord en betaald. Schuld afgeschreven in uw btw-administratie en overgebracht naar een aparte rekening voor oninbare vorderingen. Niet verkocht of in factoring gegeven. 6 maanden onbetaald na de latere van de vervaldatum en de leveringsdatum. Ingediend binnen 4 jaar en 6 maanden na diezelfde datum |
| Estland | Estse belasting- en douanedienst, VAT Act § 29¹ | Correcte factuur, met aangegeven btw. Vordering niet overgedragen en de koper geen verbonden partij. Meer dan 12 maanden en niet meer dan 3 jaar na de vervaldatum. Afgeschreven na echte pogingen tot invordering, of omdat invorderen meer zou kosten dan de vordering. Koper schriftelijk op de hoogte gesteld. Grote vorderingen vragen om een gerechtelijke uitspraak |
Drie punten komen terug. De correctie geldt alleen voor de btw over het nog onbetaalde deel, in het voorbeeld de €306,67. De correctie wordt over het algemeen terugbetaald als het geld later alsnog binnenkomt, en zowel HMRC als de Estse dienst zeggen dat. En de klant moet mogelijk de btw terugdraaien die hij had teruggevraagd.
Een creditnota is niet de weg. HMRC zegt duidelijk dat u er geen mag uitreiken alleen omdat een klant niet heeft betaald. Vraag in elk ander land uw accountant om raad voordat u een correctie aanvraagt, en vraag meteen naar de inkomstenbelasting, want of een oninbare vordering aftrekbaar is, is een aparte vraag.
Hoe beslist en registreert een bureau dit?
Een bureau moet afwaarderingen en afschrijvingen laten goedkeuren door een benoemde persoon en elke keer een reden vastleggen, omdat de redenen het nuttige deel zijn. Een korte lijst volstaat:
- Scope groeide zonder afspraak
- Onze fout of ons herwerk
- Coulance
- Geschil met klant
- Oninbare vordering
Laat de persoon die voor de klant verantwoordelijk is afwaarderingen goedkeuren, en een tweede persoon alles boven een vast bedrag. Als na een paar maanden "Onze fout" steeds terugkomt, zit de oplossing in de uitvoering, en als "Scope groeide" steeds terugkomt, in de offerte. Voordat u een schuld afschrijft, moet u zeker weten dat u echt klaar bent met incasseren: een herinneringsreeks en een debiteurenouderdomsrapport laten zien hoe het ervoor staat.
Afwaarderingen en onbetaalde facturen vastleggen in ERPFlow
ERPFlow heeft geen functie voor afschrijven, geen status voor oninbare vorderingen, geen berekening van btw-correctie en geen creditnota als document. Dit kunt u doen.
- Voor het uitreiken: een conceptfactuur kunt u vrij bewerken. Verlaag de hoeveelheid, of gebruik het korting-%-veld van de regel, dat op de pdf wordt afgedrukt.
- Na het uitreiken: de factuur is definitief. Markeren als geannuleerd en Dupliceren annuleert hem en reikt hem opnieuw uit onder een nieuw nummer, wat een correctie van de hele factuur oplost. Een gedeeltelijke creditering op een eigen document dekt het niet, dus dat loopt via uw administratiesysteem.
- Een schuld waarvan u afziet: de factuur blijft Achterstallig of Gedeeltelijk betaald en blijft meetellen onder Openstaand en Achterstallig op het dashboard. Wees voorzichtig met annuleren om de lijst op te schonen. Annuleren trekt de factuur in en haalt hem uit de omzet van de klant, en elke e-mail van een geannuleerde factuur vertelt de klant dat er niets te betalen is. Een oninbare vordering was een echte verkoop, dus vraag eerst uw accountant.
- De klant: Op zwarte lijst… bij een klant markeert hem met uw reden. Het blokkeert niets en waarschuwt iedereen die hem een offerte of factuur wil sturen.
- Uw accountant: leg de afschrijving en een eventuele btw-correctie vast in uw administratiesysteem. De belastingrapportage in ERPFlow leest uit de facturen zelf, dus vertel uw accountant over alles wat buiten ERPFlow is afgehandeld. U kunt uw facturen als CSV exporteren voor hem.