Zo schrijft u het prijsvoorstel van een architect op basis van uw eigen eerdere uren

Om het prijsvoorstel van een architect op basis van eerdere uren te schrijven neemt u de vastgelegde uren per fase van drie of meer vergelijkbare opdrachten, schaalt u ze op naar de nieuwe opdracht, stelt u ze bij voor wat anders is, prijst u ze tegen uw tarieven voor medewerkers en voegt u een toeslag voor risico toe. Schrijf daarna de scope, de uitsluitingen en de betalingsfasen rond dat bedrag.

Waarom een honorarium op eerdere uren baseren in plaats van op een percentage?

Een honorarium op eerdere uren baseren laat zien wat het u kost de opdracht uit te voeren, wat een percentage van de bouwkosten niet kan. Een percentage zegt u wat een klant zou kunnen accepteren. Uw uren zeggen u of u het zich kunt veroorloven dat te accepteren.

Ook vindt u geen officieel percentage om op te leunen. RIBA legt uit dat het is gestopt met het publiceren van honorariumtabellen vanwege het mededingingsrecht. Het wijst Chartered Practices op de RIBA Fee Calculator, die berekeningen op basis van middelen maakt, afgestemd op de fasen van het Plan of Work, en op de Good Practice Guide over honoraria. De onderstaande methode is hetzelfde idee met de hand uitgewerkt.

Hoe vindt u vergelijkbare opdrachten en hun uren?

Vergelijkbare opdrachten zijn recente projecten met een vergelijkbaar gebouwtype, aanbestedingsvorm en dienstenpakket, het liefst drie tot vijf. Een nieuwbouwwoning en een verbouwing van een monumentaal pand van dezelfde grootte zeggen weinig over elkaar.

Maak de cijfers schoon voordat u ze gebruikt:

• Haal aanvullende diensten eruit. Ze zijn er bovenop gefactureerd, dus ze maken geen deel uit van wat het honorarium moest dekken. Zie aanvullende diensten.
• Laat uw eigen herwerk erin. Het gebeurt in een of andere vorm weer, en doen alsof niet is hoe honoraria te kort uitkomen.
• Vraag waarom een opdracht uitliep. Als een klant een jaar lang van gedachten bleef veranderen, prijs dat dan niet in de volgende. Als uw Stage 4 altijd uitloopt, wel.
• Gebruik dezelfde fasegrenzen. Tijd die aan "het project" is geboekt zonder fase is moeilijk te gebruiken, dus ga in dat geval met wie de opdracht leidde zitten en schat de verdeling. Markeer het als schatting.

Een uitgewerkt voorbeeld: van eerdere uren naar een honorarium per fase

Een verzonnen voorbeeld: een bureau prijst de verbouwing van een monumentaal huis van 200 m², op basis van drie eerdere verbouwingen. Eerst de eerdere uren per fase, en de uren per vierkante meter over alle drie:

Schaal daarna op naar 200 m², tel 15% op bij Stage 3 en 4 omdat geen van de eerdere opdrachten monumentaal was, prijs tegen een verzonnen gemiddeld uurtarief van £85 per uur en voeg een toeslag van 10% voor risico toe, afgerond op £50:

De verdeling over de fasen is van dit denkbeeldige bureau en geen RIBA-verdeling. Hoe u het resultaat verdeelt en faseert, staat in RIBA-fasehonoraria. Het tarief verdient ook eigen werk: zie verkooptarieven per uur en gemiddelde uurtarieven.

Sluit af met een redelijkheidstoets, die de opbouw niet verandert. Als de verwachte bouwkosten £600.000 zijn, is £35.350 ongeveer 5,9% daarvan. Vergelijk dat met wat u bij vergelijkbare opdrachten heeft gewonnen en verloren. Als het ver afwijkt, zoek dan uit waarom voordat u aan het bedrag zit. De opdracht kan echt anders zijn, of uw eerdere uren vertellen u iets onwelkoms.

Wat moet het prijsvoorstel van een architect bevatten?

Het prijsvoorstel van een architect moet de scope per fase vermelden, het honorarium of hoe het wordt berekend, wat is uitgesloten en wat u heeft aangenomen. In het VK somt de richtlijn van ARB over opdrachtvoorwaarden op wat de voorwaarden moeten dekken, in het document of ernaast:

• De contractpartijen en de scope van de diensten
• Het honorarium, of de methode om het te berekenen
• De verantwoordelijkheden van de architect en van de klant
• Eventuele beperkingen of uitsluitingen van aansprakelijkheid
• Hoe geschillen worden opgelost en hoe de overeenkomst eindigt
• Bevestiging dat een beroepsaansprakelijkheidsverzekering is afgesloten
• Dat op verzoek een klachtenprocedure beschikbaar is
• Hoe met gegevens wordt omgegaan
• De naam van de architect die het werk aanstuurt, en dat die onder toezicht van ARB staat

Voeg ter bescherming van het honorarium het aantal ontwerpvarianten en wijzigingsrondes toe, de veronderstelde contractperiode, het tarief voor extra werk, hoe kosten worden doorberekend, de betalingsfasen en hoe lang het aanbod geldt. Bedenk dat het RIBA Plan of Work niet bedoeld is als contractueel document, dus een fase noemen definieert uw scope niet op zichzelf. Zeg wat u daadwerkelijk gaat opleveren.

De aannames wegen zwaarder dan mensen verwachten. Een formulering als deze doet het werk:

Ons honorarium is £35.350 exclusief btw, vast voor RIBA Stages 1 tot en met 6 zoals in de bijlage uiteengezet. Het gaat uit van een gebouw van ongeveer 200 m², twee conceptvarianten met één wijzigingsronde op de voorkeursvariant, één aanvraag voor een omgevingsvergunning en één aanvraag voor een toestemming voor een monumentaal pand (listed building consent) en een contractperiode van maximaal 30 weken. Werk buiten deze aannames is een aanvullende dienst, die wij vóór de start prijzen en schriftelijk met u afspreken, tegen £85 per uur tenzij wij een vast bedrag afspreken. Onderzoeken, constructieve engineering, wettelijke leges en drukwerk zijn uitgesloten. Dit aanbod geldt 60 dagen.

Wat gaat er mis bij prijsvoorstellen die op uren zijn gebaseerd?

Prijsvoorstellen die op uren zijn gebaseerd gaan meestal mis in de invoer en niet in de rekensom.

• Prijzen vanuit de opdracht die u zich herinnert. Het geheugen laat de slechte maanden vallen. Gebruik vastgelegde uren waar u ze heeft.
• Stage 5 vergeten. Bezoeken aan de bouwplaats, vragen en waarderingen kosten echt tijd, ook als de aannemer bouwt. Opdracht B hierboven besteedde daar 84 uur.
• Tarieven mengen. Een gemiddeld uurtarief klopt alleen als de samenstelling van de mensen vergelijkbaar is. Een opdracht die een directeur leidt, vraagt een hoger tarief.
• Geen aantal varianten of herzieningen. Zonder dat is elke verdere ronde aantoonbaar inbegrepen.
• Uit gewoonte Stage 7 toevoegen. RIBA zegt dat taken na het einde van Stage 6 in aparte contracten voor professionele diensten moeten worden vastgelegd.
• Winnen met een laag bedrag en hopen. Als het honorarium onder uw uren ligt, snoei dan de scope schriftelijk bij, of besluit dat u in de klant investeert en leg dat vast. Een vergelijking van begrote tegenover werkelijke uren laat het verschil hoe dan ook zien.

Een prijsvoorstel opstellen in ERPFlow

ERPFlow heeft op dit moment geen timer of urenstaten. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort. ERPFlow heeft ook geen honorariumschatter of fasebudgetten, dus de berekening hierboven blijft in een spreadsheet. ERPFlow kan een deel van de invoer leveren en het document afhandelen:

• Eerdere uren. Als elke opdracht een bord heeft in Projecten met een kaart per fase en getypte bestede tijd, geeft de CSV-export u van elke kaart de titel, het project, de kolom en de bestede tijd, klaar om per fase te draaien.
• Het geprijsde aanbod. Een offerte met één regel per fase, met belasting per regel ingesteld, gaat als pdf uit in een van de 19 talen met een vastlegging van de e-mail. De notities van de offerte worden op de pdf afgedrukt, wat past bij korte aannames. Langere voorwaarden blijven in uw eigen opdrachtdocument, apart verstuurd, want bijlagen bij een offerte zijn intern.
• Acceptatie. Er is geen e-handtekening of online acceptatie. U markeert de offerte met de hand als geaccepteerd en kunt het getekende exemplaar bijvoegen.
• Facturatie. Kies per fase Omzetten naar factuur. Elke omzetting maakt een nieuwe conceptfactuur van de hele offerte, dus verwijder de andere regels en houd die van de fase. De gids over een offerte omzetten naar een factuur behandelt de details.