Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Algemene informatie, geen belasting- of juridisch advies. De regels hangen af van uw land en uw situatie, dus leg alles met fiscale of juridische gevolgen voor aan uw accountant.
Een rekeningoverzicht is een gedateerde samenvatting van wat een klant is gefactureerd, wat hij heeft betaald en wat hij nog verschuldigd is. Het voegt geen nieuwe vordering toe. Stuur er maandelijks een naar klanten met meerdere openstaande facturen, of wanneer uw administratie en de hunne lijken af te wijken.
Wat staat er in een rekeningoverzicht?
Een rekeningoverzicht bevat uw gegevens, die van de klant, een datum van het overzicht, elke factuur en betaling in de periode en het eindsaldo. De meeste tonen ook hoeveel van dat saldo achterstallig is. De lijst:
- De woorden "Rekeningoverzicht", zodat niemand het voor een factuur aanziet
- De naam en contactgegevens van uw bedrijf, en de naam van de klant
- De datum van het overzicht en de periode die het dekt
- Het beginsaldo, als u de opmaak met saldo-overdracht gebruikt
- Elke factuur met nummer, datum, vervaldatum en bedrag
- Elke betaling met datum en bedrag
- Het eindsaldo, inclusief btw
- Een ouderdomsoverzicht van dat saldo
- Hoe te betalen, en wie te vragen als iets niet klopt
Een uitgewerkt rekeningoverzicht
Hier is een compleet rekeningoverzicht voor de verzonnen klant van een verzonnen studio, gedateerd 31 oktober 2026. Elke factuur heeft een termijn van 14 dagen, en alle bedragen zijn inclusief btw.
| Datum | Details | Vervalt | Gefactureerd | Betaald | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 okt | Overgedragen saldo (INV-2026-0088 van 2 sep) | 16 sep | €1.800,00 | ||
| 6 okt | Betaling ontvangen, deel van INV-2026-0088 | €800,00 | €1.000,00 | ||
| 9 okt | Factuur INV-2026-0104 | 23 okt | €2.400,00 | €3.400,00 | |
| 20 okt | Betaling ontvangen, INV-2026-0104 | €2.400,00 | €1.000,00 | ||
| 23 okt | Factuur INV-2026-0117 | 6 nov | €1.560,00 | €2.560,00 | |
| 30 okt | Factuur INV-2026-0123 | 13 nov | €720,00 | €3.280,00 | |
| 31 okt | Te betalen saldo | €3.280,00 |
Eronder komt het ouderdomsoverzicht:
| Nog niet vervallen | 1–30 dagen achterstallig | 31–60 dagen achterstallig | Meer dan 60 dagen achterstallig | Totaal |
|---|---|---|---|---|
| €2.280,00 | €0,00 | €1.000,00 | €0,00 | €3.280,00 |
De €1.000 is wat er over is van INV-2026-0088, die op 16 september verviel en op 31 oktober 45 dagen achterstallig is. De €2.280 zijn de twee nieuwste facturen, geen van beide nog vervallen.
Om het te controleren voordat u het verstuurt: beginsaldo + gefactureerd − betaald = eindsaldo. Dat is €1.800 + €4.680 − €3.200 = €3.280.
Openstaande posten of saldo-overdracht: welke opmaak gebruikt u?
Een overzicht van openstaande posten somt alleen op wat onbetaald is, terwijl een overzicht met saldo-overdracht alle activiteit van de periode toont. Het voorbeeld hierboven is saldo-overdracht. Dezelfde positie als openstaande posten ziet er zo uit:
| Factuur | Datum | Vervalt | Oorspronkelijk | Betaald | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|
| INV-2026-0088 | 2 sep | 16 sep | €1.800,00 | €800,00 | €1.000,00 |
| INV-2026-0117 | 23 okt | 6 nov | €1.560,00 | €1.560,00 | |
| INV-2026-0123 | 30 okt | 13 nov | €720,00 | €720,00 | |
| Totaal | €3.280,00 |
| Uw klant | Gebruik |
|---|---|
| Betaalt factuur voor factuur en vraagt wat er openstaat | Openstaande posten |
| Krijgt veel facturen per maand en betaalt in batches | Saldo-overdracht |
| Betwist iets of zegt dat hij heeft betaald | Saldo-overdracht, want het toont elke betaling |
| Heeft één oude factuur om na te jagen | Geen van beide. Stuur een herinnering |
Hoe verschilt een rekeningoverzicht van een factuur of een herinnering?
Een rekeningoverzicht verschilt van een factuur en een herinnering doordat het de hele relatie dekt, terwijl die elk één document dekken.
| Document | Dekt | Vraagt om | Belastinggevolg |
|---|---|---|---|
| Factuur | Eén levering | Betaling voor die levering | Ja, schept meestal btw |
| Herinnering | Eén achterstallige factuur | Betaling van die factuur | Geen |
| Rekeningoverzicht | Alles in een periode | Instemming met het saldo, daarna betaling | Geen |
| Ouderdomsanalyse debiteuren | Alle klanten | Niets. Het is voor uw eigen ogen | Geen |
Een overzicht vervangt facturen niet voor de btw. De gegevens die de Europese btw-richtlijn op een factuur eist, vastgelegd in artikel 226, staan er niet op, en de accountant van de klant wil nog steeds de facturen zelf. Is een factuur fout, dan kan een overzicht hem niet corrigeren, en de oplossing is een creditnota.
Wanneer stuurt u een rekeningoverzicht, en wat zegt u?
Stuur maandelijks een rekeningoverzicht naar klanten die meerdere facturen krijgen, direct na uw controles aan het maandeinde. Het is ook de moeite waard er een te sturen vóór een jaareinde, of vóór een moeilijk gesprek over geld, zodat jullie van dezelfde pagina uitgaan. Houd het begeleidende bericht kort:
In de bijlage vindt u uw rekeningoverzicht per 31 oktober 2026. Het saldo is €3.280,00, waarvan €1.000,00 achterstallig: dat is het restant van factuur INV-2026-0088, vervallen op 16 september. Laat het me weten als hier iets niet overeenkomt met uw administratie, en als u kunt, wanneer we het achterstallige bedrag kunnen verwachten.
Stuur het naar wie uw facturen betaalt. Uw dagelijkse contactpersoon ziet het administratiesysteem misschien nooit.
Wat als de cijfers van de klant niet overeenkomen?
Komen de cijfers van een klant niet overeen met uw rekeningoverzicht, vraag hen dan om hun lijst van wat zij denken dat openstaat en loop de twee naast elkaar door. Het is bijna altijd een van deze:
| Hun bedrag is | Waarschijnlijk omdat |
|---|---|
| Een factuur lager | Ze hebben hem nooit ontvangen, of hij wacht op goedkeuring |
| Lager met een recente betaling die u niet toont | De betaling kruiste uw overzicht, of u heeft haar niet geregistreerd |
| Hoger | U heeft een betaling bij de verkeerde klant geregistreerd |
| Een klein bedrag anders | Een bankkost of een wisselkoers |
Herstel eerst wat bij u zelf fout zit. Dezelfde reeks controles staat in de gids over facturen afstemmen met betalingen, die de moeite waard is om te draaien voordat u überhaupt overzichten verstuurt. Een overzicht dat fout blijkt, kost u meer geloofwaardigheid dan geen overzicht.
Een rekeningoverzicht opstellen vanuit ERPFlow
ERPFlow heeft geen rekeningoverzichtdocument en verstuurt geen overzichten. U bouwt er een in een spreadsheet of document, uit wat het klantrecord toont.
- Het tabblad Facturen van een klant somt hun facturen op.
- Het tabblad Analyse toont hun openstaande bedrag en hun facturen per status. De cijfers zijn exclusief belasting, met de belasting eronder, in uw basisvaluta, dus tel de twee bij elkaar op voordat u ze vergelijkt met een overzicht dat btw bevat.
- De kaart Betalingen van elke factuur somt op wat is ontvangen en wanneer.
- De csv-export van facturen geeft een rij per factuurregel, met de klant, het nummer, de data, de status en de regelbedragen, voor alle klanten. Betalingen zitten er niet in, dus die haalt u uit elke factuur.
Voor een achterstallige factuur mailt Betalingsherinnering sturen die ene factuur met zijn pdf, de dagen achterstand en het openstaande bedrag. Het werkt per factuur en alleen bij facturen die al achterstallig zijn, dus het vervangt geen overzicht van de hele rekening.