Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Een werkwijze voor tijdregistratie in advieswerk die facturatie ondersteunt, heeft vier fasen: open voor elke opdracht een code voordat het werk begint, registreer dagelijks tijd in zinnen die de klant kan lezen, controleer een conceptafrekening vóór elke factuur en stem elke maand gefactureerde, afgewaardeerde en nog niet gefactureerde uren af. Een spreadsheet kan alle vier uitvoeren.
Advieswerk is moeilijker te factureren dan de meeste uurwerk, omdat de klant het detail leest. Een financieel directeur die "Onderzoek, 6 uur" ziet, vraagt wat er is onderzocht, en een adviseur zonder betere registratie kan alleen gokken of de regel verlagen.
Wat moet een adviseur voor elk blok tijd vastleggen?
Een tijdregel van een adviseur heeft de datum, de persoon, de opdrachtcode, de fase, de uren, een declarabel-markering en één leesbare zin nodig die zegt wat er is gedaan.
| Veld | Voorbeeld | Waarom facturatie het nodig heeft |
|---|---|---|
| Datum | 14 april | Laat de klant de regel koppelen aan een vergadering of een oplevering |
| Persoon | Senior adviseur | Bepaalt het tarief |
| Opdracht en fase | NORD-2026-01, Verkenning | Zet de uren op de juiste factuur en het juiste budget |
| Uren | 3,5 | In het factureringsinterval dat uw opdrachtbevestiging noemt |
| Declarabel | Ja | Houdt interne tijd zichtbaar zonder haar door te berekenen |
| Omschrijving | Zie hieronder | Het deel waar de klant vragen over stelt |
Hoe zet u een adviesopdracht op voordat u tijd registreert?
Zet een adviesopdracht op door de factureringsvoorwaarden uit de opdrachtbevestiging op één blad te zetten voordat het eerste uur wordt geregistreerd. De factureringsbasis bepaalt waarvoor de tijdregistratie dient.
| Factureringsbasis | Wat de tijdregistratie doet | Waar u op let |
|---|---|---|
| Uren en materialen | Ze is het bewijs achter elke factuur | De kwaliteit van de omschrijvingen |
| Uren en materialen met plafond | Bewijs, plus een vroege waarschuwing | Resterende uren tot het plafond. Waarschuw de klant voordat u het bereikt |
| Vaste prijs | Alleen intern. De klant ziet haar niet | Budget tegenover werkelijke uren, fase voor fase |
| Retainer | Laat zien wat de vergoeding van de maand opleverde | Het tegoed en de regels voor overdracht |
Als u nog kiest tussen deze, vergelijkt de gids over factureren per uur of via retainer voor adviseurs ze.
Geef elke opdracht een eigen code uit een projectnummeringssysteem, en maak alleen fasen aan waarover u daadwerkelijk zou rapporteren. Noteer het tarief per niveau, de factureringsdag en of reistijd doorberekenbaar is. Wanneer zes maanden later een vraag binnenkomt, bespaart dit blad u het opnieuw lezen van de brief.
Hoe schrijft u tijdregels waar een klant geen vragen over stelt?
Schrijf elke tijdregel als wat u deed, waaraan, en waarvoor het was. Eén zin is genoeg.
| Vage regel | Regel die een klant kan goedkeuren |
|---|---|
| Onderzoek | Drie ERP-shortlists vergeleken met de op 3 april afgesproken eisen |
| Vergadering | Stuurgroepvergadering: volgorde van de uitrol en twee openstaande risico's afgesproken |
| Rapportage | Paragraaf 2 en 3 van het opties-rapport opgesteld voor de bespreking van donderdag |
| Administratie | Niet factureren. Boek het op een interne code |
Twee gewoonten wegen zwaarder dan de formulering. Registreer dezelfde dag, want een regel die een week later wordt geschreven, wordt "Onderzoek". En houd één taak bij één regel: meerdere taken in één totaal samenvoegen heet "block billing", en de klant kan niet zien wat elke taak kostte. Sommige richtlijnen voor facturatie van grote klanten weigeren het zonder meer.
Wat is een controle vóór het factureren, en wat controleert u?
Een controle vóór het factureren is een controle van de conceptafrekening: alle nog niet gefactureerde regels van een opdracht, gelezen door degene die verantwoordelijk is voor de klant voordat de factuur de deur uitgaat. Ze vangt fouten op zolang ze nog gratis te herstellen zijn, want een uitgereikte factuur kan alleen met een ander document worden gecorrigeerd.
- Code: staat elke regel op de juiste opdracht en fase?
- Omschrijving: zou u hem zonder schroom hardop aan de klant voorlezen?
- Dubbel werk: als twee mensen één vergadering bijwoonden, staat de brief toe dat beiden rekenen?
- Herwerk: tijd die door uw eigen fout is ontstaan, gaat eraf.
- Plafond: blijft het lopende totaal eronder?
- Extra werk: is er schriftelijke goedkeuring voor alles buiten de brief?
Alles wat u besluit niet door te berekenen is een waardevermindering. Leg het met een reden vast in plaats van de regel te verwijderen, anders verliest u uit het oog hoeveel werk u weggeeft.
Een uitgewerkt voorbeeld: één maand, van urenlogboek tot factuur
Hier is een verzonnen voorbeeld. Een adviesbureau met twee personen rekent een senior adviseur €140 per uur en een analist €85, en dit is de controle vóór het factureren voor april op opdracht NORD-2026-01.
| Persoon | Werk | Geregistreerd | Afgewaardeerd | Gefactureerd | Tarief | Netto |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Senior | Verkenningsworkshops | 14,0 | 0 | 14,0 | €140 | €1.960 |
| Senior | Stuurgroeprapport | 9,5 | 1,5 | 8,0 | €140 | €1.120 |
| Analist | Procesinventarisatie | 31,0 | 0 | 31,0 | €85 | €2.635 |
| Analist | Gegevens opschonen, opnieuw gedaan na onze fout | 6,0 | 6,0 | 0 | €85 | €0 |
| Totaal | 60,5 | 7,5 | 53,0 | €5.715 |
Stem nu af. De 60,5 geregistreerde uren zijn gelijk aan 53,0 gefactureerd plus 7,5 afgewaardeerd, zonder rest. Sluit een maand niet af op nul, dan is de rest nog niet gefactureerd werk, en dat hoort op een rapport onderhanden werk.
Tegen standaardtarieven was de maand €6.435 waard: 23,5 uur senior en 37 uur analist. De factuur is €5.715, dus €720 is weggegeven en u factureerde 88,8% van de standaardwaarde. Eén maand daarvan betekent weinig. Een jaar daarvan bij één klant is een gesprek over prijzen.
De factuurregel kan dan zo kort zijn, met de lijst per regel bijgevoegd als de brief er een belooft:
Procesinventarisatie, Verkenningsfase, NORD-2026-01, 1 tot en met 30 april: 31,0 uur tegen €85,00
De gids over declarabele uren omzetten in een factuur behandelt hoeveel detail u op de rekening zelf toont.
Een adviesopdracht uitvoeren in ERPFlow
ERPFlow heeft vandaag geen timer of urenstaten. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort. Voorlopig staan het dagelijkse logboek en de controle vóór het factureren in een spreadsheet of een apart tijdregistratiehulpmiddel. ERPFlow heeft ook geen goedkeuring van tijd of tijdrapporten per persoon, en een project heeft geen tarieven, plafonds of budgetten.
ERPFlow verzorgt de rest van het papierwerk van een adviesbureau:
- Het voorstel: schrijf het als offerte met regelitems, en gebruik Omzetten naar factuur wanneer het factuurmoment komt. De twee documenten blijven gekoppeld. Klanten kunnen niet online accepteren, dus u markeert de offerte zelf als geaccepteerd.
- De opdracht: een project is een bord dat aan de klant is gekoppeld, met kaarten met toegewezen personen, deadlines, bestanden, opmerkingen en bestede tijd, getypt in uren en minuten. Die tijden worden opgeteld per project en per klant. Elke kaart bevat één getal, zonder datum, en het wordt geen factuurregels.
- De tarieven: maak per niveau één dienst aan, met de eenheid op uren en de uurprijs. Kies op de factuur de dienst en typ het aantal uit uw logboek. Een regel kan een korting in % dragen, en het inkoopordernummer van de klant komt in Bestelnummer.