Verlofregistratie: een indeling die ook uw capaciteit laat zien

Een verlofregistratie die ook uw capaciteit laat zien, heeft twee delen: een logboek van elke afwezigheid en een weekraster dat die afwezigheden omzet in beschikbare uren. Het logboek beantwoordt wie er weg is. Het raster beantwoordt hoeveel uren het team die week nog heeft, wat een vakantielijst alleen niet kan vertellen.

Wat moet een verlofregistratie bevatten?

Een verlofregistratie heeft één rij per aanvraag nodig, omdat een aanvraag datgene is wat wordt goedgekeurd, ingetrokken of betwist. Hier is een verzonnen voorbeeld van een studio met vijf mensen:

Houd de aanvragen op één plek. Een kalender en een spreadsheet die naast elkaar worden bijgehouden, spreken elkaar binnen een maand tegen, en dan vertrouwt niemand er nog een. Een regel die het team kan lezen helpt:

Vraag verlof aan in de registratie, niet in de chat. Aanvragen van vijf dagen of meer vragen minstens twee weken van tevoren. [Naam] beslist binnen twee werkdagen. Uw verlof is pas geboekt als de status Goedgekeurd zegt.

De aanvraagtermijn daar is een voorbeeld. Stel uw eigen termijn vast en leg die naast uw arbeidscontracten.

Hoe berekent u een verlofsaldo in een spreadsheet?

Een verlofsaldo is het recht plus overgedragen dagen, min opgenomen dagen, min dagen die voor later zijn goedgekeurd. Trek ook goedgekeurd toekomstig verlof af en niet alleen verlof dat al is opgenomen, anders boekt iemand dezelfde dagen twee keer.

In de kolom met het recht komt de wet binnen, en die verschilt.

• EU: artikel 7 van de Arbeidstijdenrichtlijn stelt een minimum van vier weken betaald verlof per jaar vast, en nationaal recht kan daar iets aan toevoegen.
• VK: de meeste werknemers krijgen 5,6 weken, oftewel 28 dagen bij een werkweek van vijf dagen en minstens 16,8 dagen bij een werkweek van drie dagen. Een werkgever mag bank holidays in dat aantal meetellen.
• Dagen tellen: controleer of uw wet werkdagen of kalenderdagen telt. De Estse Employment Contracts Act geeft bijvoorbeeld 28 kalenderdagen, dus een weekend binnen een vakantie gaat van het verlof af, terwijl feestdagen dat niet doen.

De tabel hierboven schrijft het hele jaar vooraf bij. Als u liever wilt dat verlof wordt opgebouwd naarmate het wordt verdiend, is het opgebouwde bedrag het recht maal de dagen tot nu toe, gedeeld door de dagen in het jaar: 28 × 90 ÷ 365 = 6,9 dagen aan het eind van maart 2026.

Spreek twee dingen schriftelijk af vóór het einde van het jaar: wat er met ongebruikte dagen gebeurt, en hoe u iemand naar rato rekent die halverwege het jaar begint of vertrekt. De regels voor overdracht verschillen per land, dus controleer de uwe.

Hoe laat een verlofregistratie uw capaciteit zien?

Een verlofregistratie laat capaciteit zien zodra u elke afwezigheid omzet in uren, per persoon, per week. De som is contracturen, min uren van feestdagen, min uren verlof.

Hier is dezelfde verzonnen studio in de week van 6 april 2026, met een feestdag op de maandag en dagen van 8 uur. Dev werkt van dinsdag tot en met donderdag.

Een gewone week geeft dit team 184 uur. Deze week geeft 104, ongeveer 57%. Een vakantielijst zegt dat twee mensen weg zijn, wat te overzien klinkt. Het raster zegt dat u meer dan 40% van de week kwijt bent, en dat is het getal dat u nodig heeft voordat u iemand een opleverdatum belooft.

Let op de rij van Dev. De feestdag valt op een dag waarop Dev niet werkt, dus kost hij geen uren, en juist daar gaat hoofdrekenen mis.

Houd om het te bouwen twee bladen bij. Het eerste is het aanvraaglogboek hierboven, met een regel per week voor elke aanvraag die een weekgrens overschrijdt, en een kolom voor uren. Het tweede heeft één rij per persoon en één kolom per week, en elke cel haalt uit het logboek:

=contract − holiday − SUMIFS(Log!Hours, Log!Person, $A2, Log!Week, B$1)

Laat aanvragen in afwachting buiten de som maar markeer de cel, zodat u het risico ziet zonder het als vaststaand te behandelen. Vanaf hier zet de sjabloon voor capaciteitsplanning die uren af tegen projectboekingen, en de gids over resourceplanning voor dienstverlenende teams behandelt wie wat doet.

Welke afwezigheden horen in een verlofregistratie?

Elke afwezigheid hoort in een verlofregistratie, maar slechts een deel ervan raakt het verlofsaldo. Een registratie met alleen jaarlijks verlof overschat uw capaciteit.

Schrijf bij ziekte "ziek" en niets meer. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere categorieën persoonsgegevens onder artikel 9 van de AVG, en een capaciteitsblad heeft ze niet nodig.

Verlof vastleggen in ERPFlow

In ERPFlow vervangt Verlof zowel het aanvraaglogboek als het saldoblad. U dient een aanvraag in voor iemand op uw personeelslijst als jaarlijks verlof, ziekteverlof of onbetaald verlof, en alleen jaarlijks verlof gaat van het saldo af. Het formulier toont hoeveel dagen de periode kost en het saldo daarna, en waarschuwt u als de aanvraag het saldo negatief zou maken of een andere zou overlappen. Een negatief saldo is toegestaan. Een periode die de lopende of goedgekeurde aanvraag van die persoon raakt, wordt geweigerd. Daarna keurt iemand de aanvraag goed of wijst hem af, met zijn naam bij de beslissing vastgelegd.

Het tabblad Saldi toont voor iedereen de opgebouwde dagen plus overdracht, gebruikte dagen, goedgekeurde toekomstige dagen en beschikbare dagen, telkens opnieuw berekend als u het opent, uit het beleid in Instellingen > Personeel > Verlof:

• Recht: 28 dagen tot u het wijzigt, en één persoon kan op zijn personeelsformulier een ander aantal hebben.
• Opbouw: dagen worden door het jaar heen opgebouwd in plaats van op 1 januari binnen te komen, dus het beschikbare bedrag van iemand in maart ligt ver onder zijn jaarlijkse recht.
• Overdracht: uit, tenzij u het aanzet. Overgedragen dagen worden eerst opgemaakt en vervallen na een jaar.
• Dagen tellen: standaard kalenderdagen exclusief feestdagen, dus een weekend binnen een periode gaat van het verlof af. U kunt overschakelen op maandag tot en met vrijdag tellen. Stel dit eerst in, want een beleidswijziging verandert ook eerdere saldi.

De teamkalender tekent elke afwezigheid als een balk door de maand, met feestdagen gearceerd. U voegt die feestdagen toe door de officiële lijst van een land voor een gekozen jaar te importeren en in het beleid op te slaan. Standaard kan elk lid een aanvraag goedkeuren, dus als goedkeuring bij bepaalde mensen moet liggen, scherp het aan in rollen en rechten. Een goedgekeurde afwezigheid haalt die persoon ook uit de open tijdsloten van een instelbare reserveringspagina.

Het beleid bepaalt u zelf: ERPFlow past geen wettelijke rechtenregels per land toe, dus leg uw instellingen naast uw eigen wet. Er is geen koppeling met loonadministratie, geen rooster en geen capaciteitsplanning. ERPFlow zet afwezigheden niet om in beschikbare uren, dus het capaciteitsraster hierboven blijft in uw spreadsheet, al toont het tabblad Kalender op het personeelsdossier van een persoon zijn boekbare uren, reserveringen, verlof en feestdagen, één persoon tegelijk.