Een aanbetaling en eindbetaling factureren

Om een aanbetaling en eindbetaling te factureren reikt u twee facturen met aparte nummers uit: één voor het afgesproken deel wanneer de aanbetaling verschuldigd is, en één voor het restant wanneer het werk klaar is. Elk toont de btw over zijn eigen bedrag, en samen moeten ze optellen tot het geoffreerde totaal.

Hoe factureert u een aanbetaling?

Een factuur voor een aanbetaling is een gewone factuur voor een deel van de afgesproken prijs. Hij heeft dezelfde gegevens nodig als elke andere, het volgende nummer in uw gebruikelijke reeks en een regel die zegt bij welke opdracht hij hoort:

Aanbetaling: 30% van offerte QUO-2026-0042, geaccepteerd op 4 mei 2026. Totale waarde van de opdracht €7.200,00 inclusief btw.

Spreek het percentage af voordat u factureert. "30% bij acceptatie" op de offerte betekent dat de factuur voor de aanbetaling niemand verrast, en de gids over een offerte omzetten naar een factuur behandelt die stap.

Hoe factureert u de eindbetaling?

Een slotfactuur factureert wat er over is, in een van twee gangbare opmaken. Alleen het restant toont het resterende deel als regel en noemt de aanbetaling in een opmerking. Hele opdracht minus aanbetaling somt de hele opdracht op en trekt daarna af wat eerder is gefactureerd. Klanten geven daar vaak de voorkeur aan omdat het de hele opdracht op één pagina toont. De eerste is moeilijker verkeerd te lezen, omdat het enige totaal op de pagina het te betalen bedrag is.

Een uitgewerkt voorbeeld dat optelt

Hier is een verzonnen voorbeeld. Een schrijnwerkerij offreert €6.000 plus btw, ter vereenvoudiging van de rekensom 20%, met 30% verschuldigd bij acceptatie en het restant bij oplevering.

In de opmaak met de hele opdracht leest de slotfactuur zo:

De btw die deze factuur aan uw aangifte toevoegt, is €840 en niet €1.200. Geeft u €1.200 aan, dan heeft u de €360 van de aanbetaling twee keer afgedragen.

Rekent u btw over een aanbetaling?

Ja, over een aanbetaling die meetelt voor de prijs is meestal btw verschuldigd. In de EU zegt artikel 65 van de btw-richtlijn dat de btw, als een vooruitbetaling wordt gedaan vóór de levering, verschuldigd wordt bij ontvangst van de betaling en over het ontvangen bedrag. Artikel 220 vereist een factuur voor een vooruitbetaling van een zakelijke klant.

Landen kunnen dat moment vervroegen (artikel 66), dus controleer het voor het uwe. In het Verenigd Koninkrijk zegt Notice 700 van HMRC dat de meeste aanbetalingen vooruitbetalingen zijn, en dat het tax point de datum is waarop u een btw-factuur uitreikt of het geld ontvangt, wat het eerst komt (paragrafen 14.2.2 en 14.2.3).

"Over het ontvangen bedrag" betekent dat een aanbetaling die u als rond bedrag offreerde, haar btw al bevat. De som is bedrag × tarief ÷ (100 + tarief), dus een aanbetaling van €1.000 tegen 20% bevat €166,67 btw en €833,33 netto. 20% bovenop de €1.000 optellen is hier de gebruikelijkste fout.

Niet al het vooraf ontvangen geld wordt gelijk behandeld:

Verandert het btw-tarief tussen de aanbetaling en de oplevering, dan is de Europese standaard het tarief dat gold toen de btw verschuldigd werd (artikel 93), wat twee tarieven op één opdracht kan opleveren. Nationale overgangsregels kunnen dat opzijzetten, dus vraag uw accountant als een tariefwijziging midden in een opdracht valt. Komt het geld binnen voordat u de factuur uitreikt, dan moet de factuur ook de datum van de betaling tonen (artikel 226).

Hoeveel aanbetaling vraagt u?

Een aanbetaling moet minstens dekken wat u zou verliezen als de klant afhaakt nadat u bent begonnen: materiaal dat u moet kopen, onderaannemers die u moet boeken, ander werk dat u afwijst. In het voorbeeld hierboven is €1.800 netto logisch als de firma voor €1.500 aan hout moet kopen voordat iemand op locatie komt. Begin bij uw eigen kosten en rond dan af op een percentage dat makkelijk op de offerte te schrijven is.

Kunt u om een aanbetaling vragen zonder een factuur uit te reiken?

Ja, in veel landen kunt u om een aanbetaling vragen met een betalingsverzoek of een proformafactuur, die geen belastingdocument is. HMRC zegt dat een proforma duidelijk moet zijn gemarkeerd met "dit is geen btw-factuur" en niet kan worden gebruikt om btw terug te vragen (Notice 700, paragraaf 17.3). De echte factuur volgt als het geld binnenkomt.

Dit is van belang waar het uitreiken van een factuur zelf een btw-verplichting zou scheppen. Een factuur die in maart wordt verstuurd en in mei wordt betaald, kan u anders btw laten afdragen over een aanbetaling die u niet heeft ontvangen.

De fouten waardoor facturen voor aanbetalingen misgaan

• Btw opgeteld bij een aanbetaling inclusief btw. Bepaal welk bedrag de klant afsprak voordat u iets optelt.
• Het hele btw-bedrag op de slotfactuur. Uw aangifte telt dan de btw van de aanbetaling dubbel.
• Een slotfactuur die het totaal van de opdracht als verschuldigd toont. Sommige klanten betalen precies wat de vette regel zegt.
• Geen kruisverwijzing. De slotfactuur moet de factuur voor de aanbetaling noemen, zodat geen van beiden het een jaar later hoeft uit te zoeken.
• Een aanbetaling "niet-terugbetaalbaar" noemen zonder afspraak erachter. Het woord alleen houdt mogelijk geen stand, vooral niet bij particuliere klanten.

Voor meerdere termijnen in plaats van twee, zie termijnfacturatie. Betaalt een klant gewoon een deel van één factuur, dan is dat een gedeeltelijke betaling, en dat heeft geen tweede factuur nodig.

Een aanbetaling en eindbetaling factureren in ERPFlow

ERPFlow heeft geen factuurtype voor aanbetalingen. Een aanbetaling is een gewone factuur met een aangepaste regel.

Open de offerte en kies Omzetten naar factuur één keer per fase. Elke omzetting maakt een nieuw concept van de hele offerte, dat in beide richtingen eraan is gekoppeld, dus breng dat concept terug tot het deel van de fase voordat u het uitreikt. De regels vervangen door één regel "Aanbetaling: 30% van offerte..." leest meestal het best. De vervaldatum komt uit de betalingstermijn van de offerte, en uitreiken geeft de factuur zijn nummer en maakt hem definitief.

De opmaak met de hele opdracht hierboven is in ERPFlow niet mogelijk, omdat een regel niet negatief kan zijn: het aantal moet boven nul liggen en de prijs mag niet onder nul liggen. Gebruik de opmaak met alleen het restant en verwijs naar de aanbetaling in Notities, die op de pdf worden afgedrukt:

Aanbetaling van €2.160,00 betaald op 12 mei 2026 onder factuur INV-2026-0041.

Registreer elke betaling bij haar eigen factuur. Btw-tarieven gelden per regel, en de belastingrapportage leest uit de facturen zelf. ERPFlow bepaalt niet wanneer btw in uw land verschuldigd wordt en dient uw aangifte niet in, dus vertel uw accountant als een aanbetaling in de ene periode is gefactureerd en in de andere is betaald. Er is ook geen proformadocument, en klanten kunnen een aanbetaling niet online betalen of een offerte online accepteren: u markeert de offerte zelf als geaccepteerd.