Uren factureren: declarabele uren omzetten in een factuur

Om declarabele uren in een factuur om te zetten sluit u uw urenlogboek af op een afsluitdatum, controleert u de regels, groepeert u ze in een paar factuurregels, vermenigvuldigt u uren met het afgesproken tarief, voegt u belasting toe en vermeldt u de periode waarop het werk betrekking heeft. Houd het gedetailleerde logboek bij de hand, want het is het eerste waar een klant om vraagt als een bedrag hem verrast.

Wat moet een factuur voor uren tonen?

Een factuur voor werk per uur moet tonen wat er is gedaan, hoeveel, tegen welk tarief en wanneer. In de EU moet een btw-factuur "de omvang en aard van de verrichte diensten" vermelden, de eenheidsprijs exclusief btw en de datum waarop de levering is verricht of voltooid als die afwijkt van de uitgiftedatum (artikel 226 van de btw-richtlijn).

Bij werk per uur is de omvang het aantal uren, de eenheidsprijs het tarief en de leveringsdatum de gewerkte periode. De andere verplichte velden staan in btw-factuur opstellen: alle velden uitgelegd. Nationale regels voegen daar iets aan toe, en landen buiten de EU hebben hun eigen regels.

Hoe gedetailleerd moeten de factuurregels zijn?

Eén regel per opdracht en per tarief past bij de meeste klanten. Alles wat fijner is, hoort in een tijdsoverzicht dat u met de factuur meestuurt, want een factuur met 60 regels nodigt uit tot een discussie over 60 regels.

Van urenlogboek naar factuur, stap voor stap

1. Stel de afsluitdatum vast. Einde van de maand, einde van de opdracht, of wat u afsprak. Uren na die datum wachten op de volgende factuur.
2. Jaag ontbrekende tijd na. Zorg dat iedereens regels binnen zijn voordat u iets controleert.
3. Filter het logboek op deze klant, deze periode, declarabel en nog niet gefactureerd.
4. Controleer het zoals de klant dat zou doen. Herformuleer vage regels, haal uw eigen herwerk eruit en controleer het tarief.
5. Rond één keer af, met het factureringsinterval uit de overeenkomst.
6. Groepeer in regels en tel de uren op per opdracht en tarief.
7. Sluit het af. Geregistreerde uren min niet doorberekende uren moeten gelijk zijn aan gefactureerde uren.
8. Voeg kosten toe als eigen regels. Zie doorbelastbare kosten factureren.
9. Reik uit en markeer dan het logboek. Schrijf het factuurnummer naast elke regel, zodat geen enkel uur twee keer kan worden gefactureerd.

Een uitgewerkt voorbeeld: een maand aan uren, drie regels

Hier is een verzonnen voorbeeld. Een klein adviesbureau sluit maart 2026 af voor één klant. Een senior adviseur rekent €120 per uur en een analist €75, voor twee opdrachten. Eén regel van 1,50 uur van de analist was herwerk van een eigen fout van het bureau, dus die wordt niet doorberekend.

Btw van 20% voegt €822,00 toe, dus het factuurtotaal is €4.932,00.

De sluitende berekening is de onderste rij: 44,00 − 1,50 = 42,50. Als die getallen niet overeenkomen, is er een regel kwijtgeraakt of dubbel geteld, en dat nu ontdekken is veel goedkoper. Of u de 1,50 uur uit goodwill op de factuur toont, is een aparte beslissing, behandeld in waardevermindering of afschrijving.

Tekst om over te nemen

Een regelomschrijving die de gebruikelijke vragen beantwoordt:

Marktonderzoek, senior adviseur, 1 tot en met 31 maart 2026: 14,50 uur tegen €120,00 per uur.

Een begeleidend bericht dat een vraag voorkomt:

Bijgevoegd is onze factuur voor maart: 42,50 uur voor het marktonderzoek en de bestuursnota. Het tijdsoverzicht is ook bijgevoegd, zodat u kunt zien waaraan de uren zijn besteed. Laat het me weten als iets nog een tweede blik nodig heeft.

Er zijn meer versies in de gids over e-mailsjablonen voor facturen.

Waarom stellen klanten vragen over facturen voor uren?

Klanten stellen vragen over facturen voor uren wanneer het totaal hen verrast, vaker dan omdat ze de uren betwijfelen.

• Boven de schatting zonder waarschuwing. Vertel het hen voordat u het doorstuurt, terwijl ze hun plan nog kunnen wijzigen.
• Regels die klinken als uw agenda. "Interne bijpraatsessie" vertelt een klant dat hij betaalt voor uw overleg.
• Een late factuur. Uren van drie maanden geleden zijn moeilijk te controleren en makkelijk te betwisten.
• Een tarief waarover niemand sprak. Spreek elke verhoging eerst af. De gids over de brief voor een tariefsverhoging bevat de formulering.

Uren factureren in ERPFlow

ERPFlow heeft vandaag geen timer of urenstaten, en tijd die op een projectkaart wordt vastgelegd, wordt geen factuurregel. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort.

Vandaag factureert u uren door ze in te voeren. Stel een dienst in met uw uurprijs, één per niveau als uw tarieven verschillen, en voeg haar toe aan een nieuwe factuur. Als u haar kiest, worden de omschrijving en prijs ingevuld. U typt de uren als aantal, dat twee decimalen toestaat, voegt de opdracht en periode toe aan de omschrijving en kiest het btw-tarief voor die regel. De pdf heeft geen kolom voor de eenheid, dus schrijf "uren" in de omschrijving.

• Het inkoopordernummer van een klant komt in het veld Bestelnummer, dat op de pdf wordt afgedrukt.
• Het tijdsoverzicht moet apart worden verstuurd. Bestanden op de kaart Bijlagen van een factuur zijn intern en worden nooit naar de klant gemaild, dus stuur het overzicht zelf mee of zet de belangrijkste bedragen in de regelomschrijving of in Notities.
• Het project kan worden gekoppeld onder Gekoppelde documenten, wat ook intern is.
• Na het uitreiken is de factuur definitief. Een onjuist bedrag corrigeert u met Markeren als geannuleerd en Dupliceren.

Gebruikt u Projecten, dan is het totaal Bestede tijd op een kaart een nuttige controle op uw logboek, al heeft het geen data en geen verdeling per persoon.