Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Een werkwijze voor tijdregistratie en facturatie voor freelancers heeft één logboek, één wekelijkse controle en één factuurdag nodig. Schrijf elk blok werk op de dag zelf op, controleer het logboek elke vrijdag een kwartier en zet op een vaste datum per maand de uren van elke klant om in één factuur.
Uren raken meestal kwijt tussen het doen van het werk en het opschrijven ervan, dus de routine telt zwaarder dan het hulpmiddel dat u kiest.
Wat moet een freelancer afspreken voordat hij tijd registreert?
Een freelancer moet het uurtarief, het factureringsinterval, wat doorberekenbaar is en de factuurdatum afspreken voordat het eerste uur wordt geregistreerd. Zet ze in de offerte of de e-mail die de opdracht bevestigt, want een regel die de klant op schrift heeft gezien, is later moeilijk te betwisten. U kunt dit overnemen en de bedragen wijzigen:
Tijd wordt berekend tegen €75,00 per uur plus btw, geregistreerd in eenheden van 15 minuten en gefactureerd op de laatste werkdag van elke maand. Reistijd wordt tegen half tarief berekend. Betaling is verschuldigd 14 dagen na de factuurdatum.
Elk van die keuzes heeft een eigen gids als u het niet zeker weet: factureringsintervallen, reistijd factureren en betalingsvoorwaarden.
Hoe ziet een eenvoudig urenlogboek voor freelancers eruit?
Een urenlogboek voor freelancers heeft zes kolommen nodig, en een spreadsheet kan dat prima aan. Deze regels zijn verzonnen:
| Datum | Klant | Taak | Uren | Declarabel | Factuur |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 april | Harbour Foods | Productpagina's, eerste versie | 3,25 | Ja | INV-2026-0031 |
| 3 april | Harbour Foods | Gesprek met marketingleider | 0,5 | Ja | INV-2026-0031 |
| 6 april | Fell Cycles | Homepage herschreven | 2,0 | Ja | |
| 7 april | Eigen administratie | Boekhoudwerk | 1,0 | Nee | n.v.t. |
De kolom Factuur doet het meeste werk. Een lege cel betekent dat de uren niet zijn gefactureerd, dus filteren op lege cellen toont uw nog niet gefactureerde werk en voorkomt dat iets twee keer wordt gefactureerd.
Registreer ook uw eigen administratie, al betaalt niemand ervoor. Na een paar maanden vertelt het u hoeveel uren u werkelijk te verkopen heeft, en dat is het getal waar uw tarief van afhangt.
Wat is de wekelijkse en maandelijkse routine?
De routine heeft drie vaste stappen, en degene die mensen overslaan is vrijdag.
| Wanneer | Ongeveer hoe lang | Wat u doet |
|---|---|---|
| Dezelfde dag | 2 minuten | Schrijf op waaraan u werkte, voor wie en hoe lang |
| Vrijdag | 15 minuten | Vergelijk het logboek met uw agenda, verzonden e-mails en gewijzigde bestanden en vul eventuele gaten aan |
| Factuurdag | 10 minuten per klant | Filter op klant, tel de declarabele uren op, reik de factuur uit en schrijf het nummer in het logboek |
Vrijdag vangt het meeste geld. Op een vrijdag herinnert u zich nog het ongeplande gesprek met een klant van dinsdag. Aan het einde van de maand niet meer, en uren die uit het geheugen worden gereconstrueerd, vallen te laag uit.
Nadat de vervaldatum is verstreken, heeft u nog één gewoonte nodig: najagen op een vaste dag, met een reeks herinneringen die u al heeft geschreven.
Een uitgewerkt voorbeeld: de uren van een maand op één factuur
Hier is een verzonnen voorbeeld. Een freelance tekstschrijver rekent €75 per uur, reistijd tegen half tarief, en voegt 20% btw toe. Dit zijn de declarabele uren van april voor één klant.
| Regel | Uren | Tarief | Netto |
|---|---|---|---|
| Teksten schrijven, productpagina's | 18,5 | €75,00 | €1.387,50 |
| Gesprekken en herzieningen | 3,25 | €75,00 | €243,75 |
| Reistijd naar kantoor van de klant, half tarief | 2,0 | €37,50 | €75,00 |
| Netto | 23,75 | €1.706,25 | |
| Btw tegen 20% | €341,25 | ||
| Totaal verschuldigd | €2.047,50 |
Controleer voordat u uitreikt of 23,75 overeenkomt met het declarabele totaal van het logboek voor die klant en maand. Zo niet, dan heeft u een regel gemist of er een van een andere maand meegenomen. Schrijf elke regel zo dat de klant niets hoeft te vragen:
Teksten schrijven, productpagina's, 1 tot en met 30 april: 18,5 uur tegen €75,00
Bent u niet btw-geregistreerd, dan vervalt de btw-regel en is het totaal €1.706,25. De gids over een klant factureren als freelancer behandelt wat de factuur verder moet zeggen, en declarabele uren omzetten in een factuur gaat verder in op samenvattende of gedetailleerde regels.
Moet een freelancer tijd registreren bij opdrachten voor een vaste prijs?
Een freelancer moet ook bij opdrachten voor een vaste prijs tijd registreren, want niets anders laat zien wat de opdracht per uur opbracht. Neem een verzonnen herschrijving van een website voor €2.400 die 44 uur kostte. Dat komt neer op €54,55 per uur, tegenover een tarief van €75, en tegen €75 hadden dezelfde uren €3.300 opgebracht.
De klant ziet die uren nooit. U gebruikt ze bij de volgende offerte, of wanneer u begrote uren met werkelijke uren vergelijkt om te zien bij welke soorten opdrachten u structureel te laag prijst.
Uren bijhouden en factureren in ERPFlow
ERPFlow heeft vandaag geen timer of urenstaten. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort. Voorlopig blijft uw logboek in een spreadsheet of een timer-app, en verzorgt ERPFlow de factuur en alles daarna.
- Het tarief: maak een dienst aan met de eenheid op uren en uw uurprijs. Kies op een factuur de dienst en typ het aantal uit uw logboek, zoals 18,5. U kunt de omschrijving op de regel aanpassen.
- Versturen: bij het uitreiken krijgt de factuur haar nummer en wordt ze definitief. Ze wordt als pdf gemaild, in een van de 19 talen.
- Betaald krijgen: leg elke betaling vast zodra ze binnenkomt, ook deelbetalingen. De lijst Facturen filtert op Achterstallig, en Betalingsherinnering sturen mailt een achterstallige factuur wanneer u dat kiest. Er wordt niets volgens een schema verstuurd, en ERPFlow int het geld zelf niet.
- Uren naast de klant: een project dat aan de klant is gekoppeld, bevat kaarten met bestede tijd, getypt, en die tijden worden opgeteld per project en per klant. Elke kaart bevat één getal zonder datum, en het wordt geen factuurregels, dus het vervangt geen gedateerd logboek.
Het Free-abonnement heeft één lid en staat 5 facturen per maand, 5 diensten en in totaal 10 projectkaarten toe, dus toets die limieten aan uw eigen klantenlijst.