Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Algemene informatie, geen belasting- of juridisch advies. De regels hangen af van uw land en uw situatie, dus leg alles met fiscale of juridische gevolgen voor aan uw accountant.
Om een creditnota uit te reiken maakt u een nieuw document met een eigen nummer, verwijst u naar de oorspronkelijke factuur met nummer en datum, toont u het gecrediteerde bedrag met de btw, geeft u de reden en stuurt u het naar de klant. U past de oorspronkelijke factuur niet aan en verwijdert hem niet. Hij blijft in het dossier en de creditnota verlaagt hem.
Wat is een creditnota?
Een creditnota is een document dat een factuur die u al heeft uitgereikt verlaagt of annuleert. De klant is er minder door verschuldigd, en uw omzet- en btw-cijfers dalen met hetzelfde bedrag.
In het Europese btw-recht wordt een document dat een oorspronkelijke factuur wijzigt en er specifiek naar verwijst, zelf als factuur behandeld (artikel 219 van de btw-richtlijn). In de praktijk betekent dat dat u het moet bewaren, nummeren en melden als een factuur.
Wanneer heeft u er een nodig?
U heeft een creditnota nodig wanneer een factuur klopte op het moment van uitreiken maar het bedrag sindsdien is veranderd, of wanneer hij fout was en moet worden teruggedraaid.
| Situatie | Wat te doen |
|---|---|
| Klant stuurde goederen terug of annuleerde een deel van de opdracht | Creditnota voor dat deel |
| U spreekt na het factureren een korting af | Creditnota voor de korting |
| Verkeerde prijs of hoeveelheid op de factuur | Creditnota, plus zo nodig een gecorrigeerde factuur |
| Factuur gericht aan het verkeerde bedrijf | Volledige creditnota, daarna een nieuwe factuur |
| Factuur nog concept, niet verstuurd | Geen creditnota, repareer gewoon het concept |
| Klant heeft gewoon niet betaald | Nog geen creditnota. Zie waardevermindering of afschrijving |
Een klant die niet wil betalen, is een ander probleem dan een factuur die fout was. Btw-verlichting voor oninbare vorderingen heeft in elk land eigen regels, en een creditnota is er meestal niet de manier om haar te claimen.
Wat moet een creditnota bevatten?
Behandel haar als een volledige factuur met een verwijzing naar het origineel. De regels verschillen per land, maar deze lijst voldoet aan de meeste:
- De woorden "Creditnota", zodat niemand haar voor een nieuwe rekening aanziet
- Een eigen uniek nummer en de uitgiftedatum
- Het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur
- Uw naam, adres en btw-nummer
- De naam, het adres en het btw-nummer van de klant als het origineel er een had
- Wat wordt gecrediteerd, met hoeveelheden en prijzen
- Netto bedrag, btw-tarief, btw-bedrag en totaal gecrediteerd
- De reden, in een paar woorden
Gebruik hetzelfde btw-tarief als de oorspronkelijke factuur, ook als het tarief sindsdien is veranderd. U draait belasting terug die tegen dat tarief is berekend. Verkoopt u in het Verenigd Koninkrijk, dan stelt de btw-gids van HMRC eigen eisen aan creditnota's, dus bekijk die.
Een uitgewerkt voorbeeld met btw
Hier is een verzonnen voorbeeld. Een ontwerpstudio factureert €1.000 plus 20% btw. De klant laat daarna een van de vijf afgesproken opleveringen vallen, ter waarde van €200.
| Netto | Btw (20%) | Totaal | |
|---|---|---|---|
| Factuur INV-2026-0117 | €1.000 | €200 | €1.200 |
| Creditnota CN-2026-0004 | −€200 | −€40 | −€240 |
| Nu verschuldigd | €800 | €160 | €960 |
De toelichting op het document kan zo kort zijn als dit:
Creditnota CN-2026-0004, uitgereikt op 12 maart 2026, bij factuur INV-2026-0117 van 2 maart 2026. Reden: oplevering 5 in onderling overleg geannuleerd. Gecrediteerd bedrag: €240,00 inclusief €40,00 btw.
Als de klant niet heeft betaald, betaalt hij nu €960 en sluit u beide documenten af tegen die betaling.
Als de klant al €1.200 heeft betaald, bent u hem €240 verschuldigd. Betaal het terug, of verreken het met zijn volgende factuur als hij schriftelijk instemt. Houd in beide gevallen vast wat er met het geld is gebeurd.
Hoe beïnvloedt een creditnota uw btw-aangifte?
Ze verlaagt uw af te dragen btw in de periode waarin de regels haar plaatsen, meestal de periode waarin u haar uitreikt, en uw klant verlaagt de btw die hij heeft teruggevraagd. De Europese grondslag daarvoor is artikel 90 van de btw-richtlijn, en elke lidstaat stelt eigen voorwaarden. Vertel uw accountant over elke grote creditnota voordat de aangifte wordt ingediend.
Creditnota of nieuwe factuur?
Voor een gedeeltelijke correctie volstaat de creditnota. Was de hele factuur fout, door de verkeerde klant of de verkeerde btw-behandeling, crediteer hem dan volledig en reik een nieuwe factuur uit met een nieuw nummer. Gebruik het oude nummer niet opnieuw en hernummer niets om het gat te verbergen. Factuurnummers zijn bedoeld om de hele geschiedenis te tonen, correcties inbegrepen.
Een factuur corrigeren in ERPFlow
ERPFlow heeft geen creditnotadocument, dus dit is wat het in plaats daarvan doet.
Een uitgereikte factuur in ERPFlow is definitief: hij kan niet worden aangepast of verwijderd. Om er een te corrigeren, kiest u Markeren als geannuleerd en daarna Dupliceren. De geannuleerde factuur houdt zijn nummer en zijn pdf draagt de stempel VOID. De kopie is een nieuw concept dat u repareert en onder een nieuw nummer uitreikt. Dat dekt het geval van volledig annuleren en opnieuw uitreiken.
Het dekt geen gedeeltelijke credit op een eigen document, zoals in het voorbeeld hierboven. Eist uw land of uw accountant daarvoor een creditnota, reik die dan uit vanuit uw boekhoudsysteem en breng de twee registraties daarna met elkaar in overeenstemming. Belastingrapportage in ERPFlow leest uit de facturen zelf, dus vertel uw accountant over alles wat buiten ERPFlow is gecrediteerd. Heeft een klant te veel betaald, dan kan ERPFlow een terugbetaling bij die factuur registreren, en u kunt uw facturen als csv exporteren voor uw accountant.