Zakelijke dienstverlening factureren

Om zakelijke dienstverlening te factureren rekent u af volgens de voorwaarden in uw opdrachtbevestiging en beschrijft u het werk zo dat de klant het kan goedkeuren zonder u te bellen: de periode, wat er is gedaan, uren en tarief of de vaste prijs, kosten en doorbetaalde bedragen op eigen regels, en dan de btw, het totaal en de vervaldatum.

Een klant kan een geleverde pallet tellen. Advies kan niemand tellen, dus de factuur moet het laten zien. Dat maakt de rekening van een adviesbureau, advocatenkantoor, accountant of bureau anders dan een gewone. De algemene stappen staan in klanten factureren.

Hoe factureert u elke honorariumafspraak?

U factureert elke honorariumafspraak zo dat de regel herhaalt wat de opdrachtbevestiging beloofde, indien mogelijk in dezelfde woorden.

Heeft u de honorariumgrondslag niet opgeschreven, repareer dat dan voordat u de factuur repareert. Het honorariumgedeelte van een opdrachtbevestiging laat zien wat erin hoort.

Hoeveel detail hoort er op een factuur voor dienstverlening?

Een factuur voor dienstverlening heeft genoeg detail nodig om de dienst en de omvang te identificeren, en dat vraagt ook de wet. Artikel 226, punt 6, van de Europese btw-richtlijn vereist "de omvang en de aard van de verrichte diensten". De btw-gids van HMRC vraagt om een omschrijving die volstaat om ze te identificeren, en zegt dat de eenheidsprijs van een dienst een uurtarief of de prijs van een standaarddienst kan zijn.

Houd rekening met vertrouwelijkheid. Een factuur gaat langs een administratie die niets hoeft te weten over een ontslag of een geschil. Houd de regel bij gevoelig werk neutraal ("Arbeidsrechtelijk advies, maart 2026, 6 uur") en stuur het uitgebreide verhaal apart naar uw contactpersoon.

Een uitgewerkt voorbeeld: honorarium, uren, een kostenpost en een doorbetaald bedrag

Hier is een verzonnen voorbeeld: een klein adviesbureau factureert een klant voor maart, met ter illustratie 20% btw.

Het totaal is €6.735 plus €1.347 btw, plus het doorbetaalde bedrag van €120.

De laatste twee regels zijn waar kantoren de fout ingaan. Uw treinkaartje is een kostenpost van het uitoefenen van uw eigen werk, dus het hoort bij uw prijs en draagt btw, hoe u het op de factuur ook noemt. HMRC zegt dat de voorwaarden ervoor doorgaans verhinderen dat de eigen reis-, telefoon- en portokosten van een adviseur als doorbetaalde bedragen gelden (paragraaf 25.1 van de bovengenoemde gids en de gids over kosten en doorbetaalde bedragen).

Een echt doorbetaald bedrag is iets anders. U betaalde als gevolmachtigde van de klant, de klant ontving en gebruikte wat is gekocht, en u geeft het exacte bedrag door. De Europese grondslag is artikel 79, onder c, van de btw-richtlijn, dat ook bewijs van het werkelijke bedrag eist en u verbiedt de btw daarover af te trekken. Btw op doorbelastbare kosten en doorbetaalde bedragen loopt de toetsen langs.

Hoe vaak factureert u dienstverlening?

Maandelijks is de veiligste standaard voor dienstverlening die op tijd wordt gefactureerd, want een korte rekening voor recent werk wordt gelezen en betaald, en een rekening van vijf maanden wordt onderhandeld. Het betekent ook dat een probleem na het honorarium van één maand aan het licht komt in plaats van na vijf.

Welk ritme u ook kiest, vermeld op elke factuur de periode. Artikel 226, punt 7, vraagt om de datum van levering als die afwijkt van de factuurdatum, en "1 tot en met 31 maart 2026" beantwoordt dat en de eerste vraag van de klant tegelijk.

Werk dat u heeft gedaan en nog niet heeft gefactureerd, is geld dat u uitleent. Een WIP-rapport laat zien hoeveel dat is. Als u vooraf geld op rekening ontvangt, zie dan facturen voor aanbetaling en eindbetaling voor hoe u dat factureert, en als u geld van klanten beheert, gaan de regels van uw toezichthouder voor.

Hoe toont u een korting of afgeschreven uren?

Toon afgeschreven uren als zichtbare korting in plaats van stilletjes minder uren te factureren, want dan ziet de klant zowel het werk als de concessie. Artikel 226, punt 8, vraagt sowieso om kortingen te tonen als ze niet al in de eenheidsprijs zitten.

Hier is een verzonnen voorbeeld. Een consultant werkte 40 uur à €95 en besluit er 34 te rekenen.

Die €3.230 is precies 34 uur à €95, en het budgetgesprek van volgende maand begint bij het werkelijke getal. Onze gids over waardevermindering en afschrijving behandelt het verschil tussen de twee.

Hoe voorkomt u dat een rekening de klant verrast?

U voorkomt dat een rekening de klant verrast door te zeggen wat erin zit voordat hij hem opent. Een begeleidend bericht van drie regels doet het meeste werk, en e-mailsjablonen voor facturen heeft meer versies:

In de bijlage vindt u factuur INV-2026-0088 voor maart: €8.202,00, te betalen vóór 14 april. Zij betreft fase 1 van de review tegen de afgesproken vaste prijs en 32,5 uur vervolgwerk tegen de afgesproken tarieven, binnen de raming van 40 uur waarover we spraken. De uren per datum staan in het bijgevoegde overzicht.

Als een rekening een raming gaat overschrijden, bel dan eerst. Een klant die van u hoort over een overschrijding, bespreekt die meestal. Een klant die haar op een factuur ontdekt, betwist haar meestal.

Dienstverlening factureren in ERPFlow

ERPFlow heeft geen timer en geen urenstaten. Werk op uurbasis factureert u door op de factuur een tarief en een aantal in te vullen, meestal vanuit een dienst die het tarief en de btw bevat. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort.

Houd uw tijdsregistratie voorlopig bij waar u haar nu bijhoudt en typ de totalen in. Een project kan worden gekoppeld aan een klant en aan de bijbehorende offertes en facturen, en elke kaart heeft een veld Bestede tijd dat u in uren en minuten typt en dat per project en per klant wordt opgeteld. Dat totaal wordt geen factuurregel, en er is geen rapport per persoon.

De factuur in het voorbeeld hierboven werkt zoals ze is. Elke regel heeft een eigen aantal, prijs, optionele korting en btw-tarief, zodat honorariumregels btw kunnen dragen terwijl een regel voor een doorbetaald bedrag er geen draagt. Een tijdsoverzicht kan op de kaart Bijlagen van de factuur, al bevat de e-mail alleen de factuur-pdf, dus het overzicht stuurt u zelf. Retainers kunnen als terugkerende facturen lopen, die de klant volgens schema factureren en het geld nooit innen.

Projecten hebben geen tarieven, budgetten, kostenberekening of winstgevendheid, en ERPFlow heeft geen WIP-rapport. Uitgaven zijn niet gekoppeld aan klanten of opdrachten, dus een doorberekening is een regel die u zelf op de factuur typt.