Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Algemene informatie, geen belasting- of juridisch advies. De regels hangen af van uw land en uw situatie, dus leg alles met fiscale of juridische gevolgen voor aan uw accountant.
U kunt reistijd factureren als de klant er vooraf mee instemde. De gebruikelijke opties zijn het volledige tarief, een verlaagd tarief, vaste voorrijkosten, een zonetarief of helemaal niets rekenen. Zet de methode in uw offerte, toon reistijd als eigen factuurregel en verdeel gedeelde ritten zodat niemand dubbel betaalt.
Mag u reistijd doorberekenen?
Ja, u mag reistijd doorberekenen wanneer de klant er voor de rit mee instemde, in een offerte, een contract of een gepubliceerde prijslijst. Een uur in de bus of de trein is een uur dat u niet aan iemand anders kunt verkopen, dus veel bedrijven in buitendienst, huishoudelijke diensten en de bouw verhalen het, en adviseurs die klanten bezoeken ook.
Wat u niet veilig kunt doen, is iemand ermee verrassen. Een reisbedrag dat pas op de factuur verschijnt, maakt van een klein bedrag een discussie over de hele rekening.
Welke manier om reistijd door te berekenen moet u gebruiken?
De juiste methode hangt af van hoe ver u reist en hoeveel dat per opdracht verschilt.
| Methode | Hoe het werkt | Past bij | Let op |
|---|---|---|---|
| Volledig tarief | Uw normale uurtarief, van deur tot deur | Specialisten met schaarse uren | Klanten weigeren vakmanstarieven voor files |
| Verlaagd tarief | Een lager reistarief, vaak de helft | Adviseurs, gemengde ritten | U heeft een tweede tarief uit te leggen |
| Vrije zone, daarna berekend | De eerste 30 minuten heen en terug zijn inbegrepen | Vooral lokaal werk met enkele lange ritten | U moet zeggen waar de klok begint |
| Vaste voorrijkosten | Eén vast bedrag per bezoek | Vakmensen, reparaties, spoedgevallen | Korte ritten betalen mee aan lange |
| Zonetarief | Een vast bedrag per afstandsband | Een afgebakend servicegebied | U heeft een lijst of kaart nodig |
| In uw tarief verwerkt | Helemaal geen reisregel | Alleen korte lokale ritten | Eén lange rit verliest geld |
Een uitgewerkt voorbeeld: hetzelfde tarief, zes manieren
Hier is een verzonnen voorbeeld. Een technicus rekent €60 per uur. Eén opdracht ligt 45 minuten weg, dus 90 minuten reistijd in totaal. Een andere ligt 10 minuten weg, dus 20 minuten in totaal.
| Methode | Lange rit (90 min) | Korte rit (20 min) |
|---|---|---|
| Volledig tarief, €60 per uur | €90,00 | €20,00 |
| Half tarief, €30 per uur | €45,00 | €10,00 |
| Eerste 30 minuten heen en terug gratis, daarna €60 per uur | €30,00 | €0,00 |
| Vaste voorrijkosten van €40 | €40,00 | €40,00 |
| Zones: €15 tot 15 minuten weg, €35 daarbuiten | €35,00 | €15,00 |
| In het tarief verwerkt | €0,00 | €0,00 |
Vergelijk die bedragen nu met wat de rit u kost. Als een uur van de technicus het bedrijf €30 kost, kost de lange rit €45 voordat u het voertuig meetelt. Het halve tarief dekt dat net, en de vrije zone, de voorrijkosten en de zonetarieven schieten bij deze rit allemaal tekort. De voorrijkosten en zonetarieven verdienen een deel terug bij korte ritten. De gids over het verkooptarief per uur laat zien hoe u die kosten per uur uitrekent.
De voorrijkosten tonen ook hun afweging: de klant op tien minuten afstand betaalt €40 voor een rit die tegen het volledige tarief €20 zou zijn. Dat is prima als het bedrag is gepubliceerd en ook parkeren, laden en de terugrit dekt, maar wees bereid dat te zeggen.
Hoe verdeelt u één rit over meerdere klanten?
Verdeel de rit over hen, en reken nooit elke klant de hele rit. Een eerlijke methode verdeelt de werkelijke reistijd naar verhouding van wat de rit van elke klant alleen zou hebben geduurd.
Hier is een verzonnen voorbeeld. Een adviseur bezoekt op één dag drie klanten, tegen €60 per uur. De werkelijke route duurt 150 minuten.
| Klant | Rit alleen | Aandeel in de werkelijke 150 minuten | Tegen €60 per uur |
|---|---|---|---|
| A | 60 min | 37,5 min | €37,50 |
| B | 90 min | 56,25 min | €56,25 |
| C | 90 min | 56,25 min | €56,25 |
| Totaal | 240 min | 150 min | €150,00 |
Elke klant betaalt minder dan een eigen rit zou kosten, en u verhaalt nog steeds alles. Gelijke delen van €50 zijn eenvoudiger en eerlijk genoeg wanneer de klanten dicht bij elkaar zitten.
Dezelfde regel geldt voor werken onderweg. Als u een treinreis voor klant A gebruikt om een rapport voor klant B op te stellen, factureer B dan voor het opstellen en reken A niet dezelfde minuten. Een uur kunt u maar één keer verkopen.
Tekst voor uw offerte en factuur
Een clausule voor de offerte of uw voorwaarden:
Reistijd wordt berekend tegen €30 per uur van onze vestiging naar uw locatie en terug, op basis van de standaardrijtijd van de route in plaats van het werkelijke verkeer. Als één rit meerdere klanten bedient, verdelen wij de tijd over hen. Reistijd verschijnt als aparte regel op uw factuur.
Een regel voor de factuur:
Reistijd, 12 maart 2026, naar locatie en terug: 1,50 uur tegen €30,00 per uur.
De standaardrijtijd is de extra woorden waard. Ze haalt het verkeer uit de discussie, en ze zorgt dat de rekening van de klant niet afhangt van de dag waarop u toevallig ging.
Berekent u btw over reistijd en reiskosten?
Meestal wel. Reistijd is doorgaans onderdeel van de dienst die u levert, dus ze krijgt dezelfde btw-behandeling als het werk.
Reiskosten die u doorbelast zijn meestal ook belast. Artikel 78 van de btw-richtlijn rekent bijkomende kosten zoals vervoerskosten die aan de afnemer worden berekend, tot de maatstaf van heffing. De richtlijnen van HMRC over kosten of voorschotten die aan klanten worden doorgegeven geven het voorbeeld van een vliegticket dat u koopt om een klant te bezoeken: als u het doorbelast, berekent u btw, omdat de vlucht voor u was. Echte voorschotten zijn een smalle uitzondering en worden behandeld in btw op doorbelaste kosten en voorschotten. De regels verschillen per land, dus controleer die van u.
De fouten waardoor reiskosten worden betwist
- Reistijd verstopt in de arbeidsregel. De uren lijken opgeblazen en de klant begint ze allemaal na te rekenen.
- Niet zeggen waar de rit begint. Uw vestiging, uw woning en uw laatste opdracht geven drie verschillende bedragen.
- Elk traject apart afronden. Tel eerst de trajecten op en pas dan één keer uw factureringsinterval toe.
- Een rit rekenen waarop de klant geen invloed had, zoals terugrijden voor een onderdeel dat u vergat. Dat is voor uw rekening.
Reistijd factureren in ERPFlow
Stel elke reisvergoeding in als eigen dienst, met een prijs: "Reistijd" per uur, of "Voorrijkosten" als vast bedrag. Voeg ze toe aan de offerte, zodat de klant ze ziet voordat hij ja zegt, en ze gaan mee wanneer u de offerte omzet naar een factuur. Elke regel heeft zijn eigen aantal, met twee decimalen, en zijn eigen btw-tarief.
ERPFlow heeft vandaag geen timer of urenstaten. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort. Het veld Bestede tijd van een kaart kan tijd niet als reistijd markeren, dus de reisuren op een factuur zijn het getal dat u typt.
Uitgaven leggen brandstof en tickets vast met hun bonnen, maar ze zijn niet gekoppeld aan klanten of opdrachten, en er is geen kilometerregistratie. Een kostenpost doorbelasten aan een klant betekent zelf een regel aan zijn factuur toevoegen.