Uw team uitnodigen voor ERPFlow

Om uw team voor ERPFlow uit te nodigen opent u Instellingen > Leden, voert u van elke persoon het e-mailadres in, kiest u een rol (Admin of Lid) en drukt u op Uitnodiging versturen. De link in de e-mail werkt 7 dagen. U heeft een betaald abonnement nodig om iemand toe te voegen, omdat het gratis abonnement één lid omvat.

Hoe nodigt u iemand uit voor ERPFlow?

U nodigt iemand uit voor ERPFlow via Instellingen > Leden, en alleen de eigenaar of een admin kan dat.

1. Controleer of u een vrije plaats heeft. Instellingen > Abonnement toont de leden in gebruik ten opzichte van uw maximum aantal plaatsen.
2. Verstuur de uitnodiging. Voer onder Een teamgenoot uitnodigen het e-mailadres in, kies de rol en kies Uitnodiging versturen. Alleen de eigenaar kan iemand direct als admin uitnodigen.
3. De persoon sluit aan. Hij volgt de link in de e-mail en logt in met het uitgenodigde adres. Heeft hij geen account, dan maakt hij er ter plekke een. Wie al is ingelogd met een geverifieerd e-mailadres, ziet de uitnodiging ook op de startpagina, met een Uitnodiging accepteren met één klik.
4. Rond de inrichting af. Wijs een aangepaste rol toe als u die gebruikt, en koppel de persoon aan zijn personeelsdossier.

Waarschuw mensen voor één valkuil: de uitnodiging hoort bij het adres dat u heeft getypt. Wie is uitgenodigd op een werkadres en inlogt met een persoonlijk Google-account, krijgt te horen dat de uitnodiging naar een ander adres ging. Een kort bericht vooraf bespaart heen-en-weer gepraat:

Ik heb je uitgenodigd voor ons ERPFlow-account op [werk-e-mail]. Zoek de e-mail van ERPFlow, volg de link en log in met datzelfde adres. De link werkt 7 dagen. Als er morgen niets is aangekomen, laat het me weten, dan stuur ik hem opnieuw.

Hoeveel mensen kunt u uitnodigen met elk ERPFlow-abonnement?

Het aantal mensen dat u met een ERPFlow-abonnement kunt uitnodigen, is het aantal leden dat het omvat plus de extra plaatsen die u koopt. Prijzen gelden per maand, in euro, plus btw.

Openstaande uitnodigingen tellen ook mee. Leden en niet-verlopen uitnodigingen worden bij elkaar opgeteld, dus u kunt geen uitnodigingen in de rij zetten voorbij uw maximum. Een verlopen uitnodiging neemt geen plaats in, maar opnieuw sturen geeft de plaats weer in beslag, en opnieuw sturen op het maximum wordt geweigerd.

Dit betaalt een team alleen aan plaatsen, uitgerekend uit die tabel:

Vanaf 13 leden is Business het goedkoopst voor de plaatsen. De plaatsen geven echter vaak niet de doorslag. Starter staat 15 facturen per maand toe, Growth 30, en Business heft de maandlimieten op, dus leg de limieten op de prijzenpagina naast wat u werkelijk uitreikt. Een wijziging van abonnement of aantal plaatsen na uw eerste betaling gaat direct in, met een naar verhouding berekend verschil.

Moet een nieuwe persoon Admin of Lid zijn?

Een nieuwe persoon moet Lid zijn, tenzij hij de organisatie samen met u moet runnen. Een admin heeft elk recht in de app, nodigt leden uit en verwijdert ze, beheert het abonnement, bewerkt btw-tarieven en categorieën en leest het activiteitenlogboek.

De fout is aannemen dat Lid beperkt betekent. In een nieuw aangemaakte organisatie begint de rol Lid met inzien en beheren van Leads, Klanten, Offertes, Orders, Facturen, Producten, Diensten, Leveranciers, Activa, Uitgaven, Inkomsten, Personeel, Locaties, Notities, Projecten, Bladwijzers, Verlof en Reserveringen. Beheren omvat aanmaken, bewerken en verwijderen. De rol begint zonder salarissen, gevoelige personeelsgegevens, leadformulieren, integraties, het activiteitenlogboek en het beheren van rollen.

Als dat voor uw bedrijf te veel is, beperk het dan voordat u uitnodigingen verstuurt. De ingebouwde rol Lid is te bewerken in Instellingen > Rollen, en een wijziging geldt voor iedereen die hem heeft.

Hoe werken aangepaste rollen met uitnodigingen?

Een aangepaste rol in ERPFlow wijst u toe nadat de persoon is aangesloten, omdat een uitnodiging alleen Admin of Lid aanbiedt. Maak de rol aan in Instellingen > Rollen met een sleutel en een naam. Hij begint zonder rechten. Open Rechten bewerken en zet aan wat de rol nodig heeft: elke schakelaar werkt op het moment dat u hem omzet, zonder knop Opslaan. Gebruik daarna Toewijzen aan een lid in hetzelfde paneel.

Tot u hem toewijst, heeft de persoon wat uw rol Lid toestaat. Voor iemand die heel weinig moet zien, zoals een tijdelijke administrateur, zet u de rol klaar en wijst u hem toe zodra de persoon accepteert. De pagina rollen en rechten toont wat er te regelen valt.

Wat als een uitnodiging verlopen of niet aangekomen is?

Een verlopen of verloren ERPFlow-uitnodiging lost u op met Opnieuw sturen, onder Openstaande uitnodigingen op Instellingen > Leden. Uitnodigingen verlopen 7 dagen nadat ze zijn verstuurd, en de lijst markeert ze als Verlopen. Opnieuw sturen verstuurt een nieuwe link met weer 7 dagen en laat de oude link niet meer werken, dus zeg de persoon dat hij de nieuwste e-mail moet gebruiken. Annuleren verwijdert een uitnodiging en haar link.

Hetzelfde adres opnieuw uitnodigen wordt geweigerd zolang de uitnodiging nog geldt. Als die is verlopen, vervangt een nieuwe uitnodiging haar eenvoudig.

Hebben personeelsdossiers een plaats nodig?

Personeelsdossiers hebben geen plaats nodig, omdat een lid en een personeelsdossier in ERPFlow verschillende dingen zijn. Een lid logt in en gebruikt de app. Een personeelsdossier is het HR-dossier van iemand die u inroostert en betaalt, en die persoon heeft geen account nodig. Personeelsdossiers hebben een eigen limiet: 1 bij Free, 3 bij Starter, 6 bij Growth en geen maximum bij Business.

Wie allebei nodig heeft, krijgt allebei. Personeelslid aanmaken op de rij van een lid vult een nieuw dossier in vanuit zijn account en koppelt de twee, en Koppelen aan personeelslid… verbindt een dossier dat u eerder maakte. Iedereen die verlof opneemt, heeft een personeelsdossier nodig, of die persoon nu inlogt of niet, omdat verlof wordt vastgelegd in de lijst Personeel.

Zodra de mensen binnen zijn, ziet elk lid dat Projecten mag inzien dezelfde borden. De gidsen over hoe projecten werken en tijd registreren op een kaart zijn het volgende wat u hen stuurt.

Toegang van uw team beheren in ERPFlow

Eigenaren en admins wijzigen rollen en verwijderen leden op Instellingen > Leden. Iemand verwijderen beëindigt direct zijn toegang, en zijn personeelsdossier blijft met zijn geschiedenis bestaan. Een admin kan mensen verplaatsen tussen Lid en Admin, maar kan een andere admin niet wijzigen of verwijderen; dat kan alleen de eigenaar. Een organisatie heeft één eigenaar, die het overdraagt met Eigenaarschap overdragen op Instellingen > Organisatie en daarna admin wordt. Gekoppelde integraties nemen geen plaats in.

Sommige dingen doet ERPFlow niet. Inloggen gaat met e-mail en wachtwoord of Google, zonder SAML of SCIM. Tweefactorauthenticatie is de eigen keuze van elke persoon, en niemand kan het van anderen eisen. Rechten gelden per onderdeel, niet per record of per locatie: een rol die facturen kan inzien, ziet elke factuur, en er zijn geen privé-projectborden.