Zo schrijft u een factuur voor accountantsdiensten

Een factuur voor accountantsdiensten noemt de juridische entiteit van de klant en de periode die wordt gedekt, toont elke vaste vergoeding, extra klus en elk verschot op een eigen regel en bevat btw waar die geldt. Koppel elke vaste vergoeding aan de opdrachtbevestiging, zodat niemand hoeft te vragen waar het bedrag voor was.

Wat moet de factuur van een accountant bevatten?

De factuur van een accountant moet eerst voldoen aan de gewone factuurregels en daarna de vragen beantwoorden die klanten van accountants werkelijk stellen. In de EU bepaalt artikel 226 van de btw-richtlijn de vereiste gegevens, en de gids over velden van een btw-factuur loopt ze één voor één door. Dit is wat ze betekenen voor het werk van een accountant.

Een uitgewerkt voorbeeld: de factuur van één maand

Een verzonnen voorbeeld. Een administratiekantoor factureert in april een klein bedrijf voor het werk van maart, met 20% btw.

Het totaal is €672,00 plus €134,40 plus €15,00. De klant ziet in tien seconden wat routine is en wat extra, en de regel voor het extra werk zegt wie het heeft afgesproken. Die regel wordt het vaakst betwist, dus hij heeft de meeste woorden.

Hoe omschrijft u accountantswerk op een factuur?

Omschrijf accountantswerk door de dienst te noemen, de periode en de afspraak waaronder het valt. "Professionele diensten: €2.400" is de regel waarover een klant belt.

Deze formulering volstaat voor een vergoeding voor het einde van het jaar:

Opstellen van de jaarrekening en de aangifte voor de vennootschapsbelasting (corporation tax), boekjaar eindigend op 31 december 2025. Vaste vergoeding volgens opdrachtbevestiging van 12 januari 2026.

Let op omschrijvingen die overlappen. De fee information helpsheet van ICAEW geeft het voorbeeld van een klant die betaalde voor "opstellen van de jaarrekening", later "afronden van de jaarrekening" voor dezelfde periode zag en concludeerde dat er twee keer was gefactureerd. Als twee facturen dezelfde periode raken, zeg dan wat er aan de tweede anders is.

Leden van ICAEW moeten ook een specificatie van het honorarium geven als een klant erom vraagt, met genoeg detail om de klant te laten begrijpen hoe het honorarium is berekend. Duidelijke regels maken dat verzoek minder waarschijnlijk en makkelijker te beantwoorden als het komt.

Welke kosten zijn verschotten op de factuur van een accountant?

Een kost is alleen een verschot voor de btw als u hem als vertegenwoordiger van uw klant heeft betaald en het exacte bedrag doorberekent, wat een smallere toets is dan de meeste praktijken denken. HMRC's VAT Notice 700, section 25 noemt de voorwaarden, en de EU-grondslag is artikel 79 van de btw-richtlijn.

• Komt waarschijnlijk in aanmerking: registratiekosten die de klant verschuldigd is, die u met zijn machtiging namens hem betaalde en tegen kostprijs doorberekende.
• Komt waarschijnlijk niet in aanmerking: uw eigen reis-, post- en telefoonkosten. HMRC zegt dat die toets deze meestal uitsluit. Ze gaan mee als onderdeel van uw honorarium, met btw erover.
• Eerst nagaan: een softwareabonnement dat u zelf heeft en doorberekent. Als de leverancier u factureert, wijst dat er meestal op dat het deel uitmaakt van uw eigen levering.

De gids over btw op doorbelastbare kosten en verschotten behandelt de toets volledig. Bent u onzeker, vraag het dan voordat u een kost uitsluit, want een kost buiten de btw-som laten terwijl hij daarvoor niet in aanmerking komt, is een btw-fout op uw factuur.

Hoe factureert u een klant van uw praktijk in een ander land?

Een klant van een accountantspraktijk in een ander EU-land wordt meestal zonder btw gefactureerd onder verlegde btw, mits de klant een bedrijf is. Diensten aan een bedrijf worden over het algemeen verricht waar de afnemer is gevestigd (artikel 44), de afnemer verantwoordt de btw (artikel 196) en uw factuur moet "Reverse charge" vermelden (artikel 226(11a)).

Particuliere klanten zijn anders. Diensten van accountants aan een particulier die buiten de EU woont, worden verricht waar die persoon woont (artikel 59(c)). De gidsen over EU-klanten factureren en formulering voor verlegde btw werken dit verder uit.

De fouten waarover facturen van accountants vragen oproepen

• De directeur aanschrijven in plaats van het bedrijf. Het bedrijf houdt dan een factuur op naam van een ander.
• Eén factuur voor een groep. Elke entiteit heeft een eigen factuur nodig, anders kan geen van hen de kosten aan de eigen administratie koppelen.
• Voorschotten zonder factuurspoor. ICAEW waarschuwt dat permanente opdrachten klanten kunnen laten denken dat de betalingen alles dekken. Zeg wat ze dekken en wees bereid honorarium en betalingen af te stemmen.
• Extra's zonder genoemde afspraak. "Extra werk: €400" nodigt uit tot een geschil. De datum en de e-mail beslechten het.
• Een vaste vergoeding zonder periode. "Maandelijkse vergoeding" kan elke maand zijn. Noem hem.

Wat de vergoeding dekt, hoort in het onderdeel over honoraria van uw opdrachtbevestiging, en de factuur hoeft er alleen naar terug te verwijzen.

Klanten van een accountantspraktijk factureren in ERPFlow

ERPFlow draait de praktijk en niet de administratie van uw klanten. De pagina over accountants- en administratiekantoren legt uit waar die grens ligt: geen grootboek met dubbele boekhouding, geen bankkoppeling en geen wettelijke aangiften.

• Honoraria: zet elk op als dienst met zijn prijs. Kies hem op de regel en typ dan de omschrijving over om de periode en de datum van de brief toe te voegen.
• Facturen: een factuur neemt een btw-tarief per regel, wordt afgedrukt in de taal van de klant en wordt bij het uitreiken bevroren, inclusief de gegevens van de klant. Het veld Bestelnummer bevat de inkooporder van een klant en Notities worden op de pdf afgedrukt.
• Maandelijkse vergoedingen: een terugkerende factuur factureert ze volgens schema, met bij elke run dezelfde regels. Kies Concepten maken die ik zelf verstuur als u de maand of een extra wilt toevoegen voordat u uitreikt. Hij reikt uit en int nooit, dus betalingen voert u met de hand in.
• Btw: u stelt uw eigen btw-tarieven in, inclusief een type verlegde btw, en kiest er één per regel. ERPFlow kiest geen tarief op basis van het land van de klant en controleert btw-nummers niet in VIES, dus lees de pdf na op de tekst die uw belastingdienst wil en vul aan wat ontbreekt in Notities.

Er is geen document voor een creditnota. Een uitgereikte factuur corrigeert u met Markeren als geannuleerd en Dupliceren, wat u een nieuw concept geeft om te herstellen en onder een nieuw nummer uit te reiken.