Klanten factureren: stap voor stap

Om een klant te factureren spreekt u eerst prijs en betalingsvoorwaarden af en reikt u daarna een document uit met een uniek nummer, de gegevens van beide partijen, de factuurdatum, een omschrijving van het werk, de bedragen en eventuele btw, een vervaldatum en de manier van betalen. Stuur het als pdf naar wie de rekeningen betaalt en volg het tot het betaald is.

Een factuur heeft twee taken. Hij vraagt om geld, en voor een btw-plichtig bedrijf is hij ook een belastingdocument waarmee uw klant btw kan terugvragen. De belastingtaak bepaalt wat erop moet staan. De incassotaak moet u zelf goed regelen, want de btw-regels vragen niet om een vervaldatum of bankgegevens.

Wat moet er op een factuur staan?

Een Europese btw-factuur moet de gegevens bevatten die staan in artikel 226 van de btw-richtlijn. Hieronder staan ze in de volgorde waarin u ze invult, met het puntnummer en de fout die er het vaakst bij wordt gemaakt.

Die lijst is wat de btw-wetgeving vraagt. De vervaldatum en uw betaalgegevens staan er niet op, en u heeft ze toch nodig. Een factuur zonder die gegevens kan volkomen geldig zijn en toch niet betaald worden.

In een paar situaties verandert de lijst:

• In het Verenigd Koninkrijk geeft de btw-gids van HMRC in paragraaf 16.3.1 een zeer vergelijkbare lijst, en wordt gevraagd naar het tijdstip van levering, het zogenoemde tax point.
• Als u niet btw-plichtig bent, berekent u geen btw en reikt u geen btw-factuur uit. De lijst van GOV.UK voor gewone facturen vraagt nog steeds om een uniek nummer, de gegevens van beide partijen, een duidelijke omschrijving, de leverdatum, de factuurdatum en de bedragen.
• Voor kleine bedragen moeten EU-landen een vereenvoudigde factuur toestaan tot €100 (artikel 220a, met uitzonderingen voor sommige grensoverschrijdende verkopen). Het Verenigd Koninkrijk staat er een toe tot £250 als de klant ermee instemt (paragraaf 16.6.1 van de gids van HMRC).
• Uw land kan er meer aan toevoegen. Artikel 226 gaat alleen over btw. Vennootschaps- of belastingrecht kan extra gegevens eisen, zoals een registratienummer. Vraag het dus één keer aan uw accountant en verwerk het antwoord in uw sjabloon.

Elk veld wordt volledig uitgelegd in velden van een btw-factuursjabloon.

Hoe factureert u een klant, stap voor stap?

1. Spreek eerst de prijs en de voorwaarden af. Zet de omvang, de prijs en de betalingstermijn in een offerte of in een e-mail waarop de klant heeft gereageerd. Een factuur is een slechte plek voor een klant om te ontdekken wat iets kost.
2. Verzamel de factuurgegevens voordat u ze nodig heeft. U wilt de juridische naam, het factuuradres, een btw-nummer als de klant er een heeft, een eventueel inkoopordernummer en het adres waar facturen naartoe moeten. De persoon die u heeft ingehuurd weet dit vaak niet, dus vraag hem het uit te zoeken.
3. Kies het factureringsmoment. Dat kan bij oplevering zijn, bij een aanbetaling, in fasen of maandelijks. De tabel verderop helpt u daarbij.
4. Schrijf de regels zo dat een vreemde ze kan goedkeuren. Iemand bij de administratie die u nooit heeft ontmoet, keurt "Gevelbord, 2,4 m, geplaatst op 10 april" goed. Bij "Reclame" volgt een vraag.
5. Bepaal de belasting per regel. Binnenlandse verkopen krijgen normaal uw lokale tarief. Lees voor alles wat een grens oversteekt eerst klanten in de EU factureren of internationale klanten factureren.
6. Stel de data in. De factuurdatum is vandaag. Maak van de vervaldatum een echte datum, berekend uit uw betalingsvoorwaarden, want "28 april 2026" laat minder ruimte voor discussie dan "netto 14 dagen".
7. Vermeld hoe er betaald moet worden. Geef de naam van de rekeninghouder, het IBAN en de BIC, en vraag om het factuurnummer als betalingskenmerk, zodat u de betaling kunt koppelen zodra het geld binnenkomt.
8. Reik hem uit en laat hem dan met rust. Op dat moment krijgt de factuur zijn nummer en wordt hij definitief. Een fout die later opduikt, lost u op met een creditnota of met annuleren en opnieuw uitreiken, nooit met een stille wijziging.
9. Stuur hem naar de juiste mailbox. Mail de pdf naar het adres van de administratie, met uw contactpersoon in kopie, en gebruik een korte e-mail die in de eerste regels het nummer, het bedrag en de vervaldatum noemt. Controleer of een pdf volstaat, want sommige landen eisen inmiddels gestructureerde e-facturen. België doet dat sinds 1 januari 2026 tussen btw-plichtige bedrijven.
10. Registreer de betaling of jaag haar na. Noteer de vervaldatum. Is het geld er de dag erna niet, begin dan met uw herinneringsreeks.

Een complete factuur, uitgewerkt

Hier is een verzonnen voorbeeld: een bordenmaker factureert een café voor een nieuw gevelbord, met ter illustratie 20% btw.

Drie keuzes op die factuur zijn bewust gemaakt. De datum van levering staat erop omdat die afwijkt van de factuurdatum. Als u factureert op de dag dat u klaar bent, vervult één datum beide taken. Het ontwerpwerk toont uren en een tarief, omdat HMRC een uurtarief ziet als de eenheidsprijs van een dienst (paragraaf 16.3.2), terwijl het bord één artikel is tegen de volledige prijs. En het bestelnummer van de klant staat erop omdat sommige administraties de betaling niet vrijgeven zonder dat nummer.

Wanneer moet u een factuur versturen?

U verstuurt een factuur zodra het afgesproken factureringsmoment aanbreekt, want betalingstermijnen gaan meestal in op de factuurdatum of op het moment dat de klant de factuur ontvangt.

De btw-regels stellen de uiterste grens. In het Verenigd Koninkrijk reikt u een btw-factuur normaal binnen 30 dagen na het tax point uit (paragraaf 16.2.3 van de gids van HMRC). In de EU moeten grensoverschrijdende diensten onder de verleggingsregeling uiterlijk op de 15e dag van de volgende maand worden gefactureerd (artikel 222), en elk land kan voor andere leveringen eigen termijnen stellen.

Wat gebeurt er als een factuur geen afgesproken vervaldatum heeft?

Een factuur zonder afgesproken betaaldatum geldt voor zakelijke klanten in de EU (artikel 3 van de Richtlijn betalingsachterstand) en het Verenigd Koninkrijk (GOV.UK) als te laat 30 dagen nadat de klant hem ontvangt, of 30 dagen na levering als die later plaatsvond.

Wilt u dus 14 dagen, spreek die 14 dagen dan af voordat u begint. Ze voor het eerst op de factuur zetten is zwakker dan ze in de offerte hebben staan die de klant heeft geaccepteerd. Afgesproken termijnen tussen bedrijven mogen oplopen tot 60 dagen, en langer alleen als dat uitdrukkelijk is afgesproken en billijk is.

Waarom worden facturen teruggestuurd?

Facturen worden meestal teruggestuurd omdat de administratie ze niet kan koppelen aan iets wat al is goedgekeurd. Dit zijn de punten om te controleren voordat u op verzenden drukt:

• De verkeerde rechtspersoon. Het contract is met een holding en de factuur noemt de winkel.
• Geen inkoopordernummer, terwijl het systeem van de klant geen factuur zonder nummer accepteert.
• Een omschrijving die niemand kan goedkeuren. Degene die betaalt zat niet bij het gesprek.
• Een totaal dat afwijkt van de offerte, zonder regel die uitlegt waarom.
• Een ontbrekend of onjuist btw-nummer, waardoor de klant de btw mogelijk niet kan terugvragen.
• De verkeerde mailbox. Uw contactpersoon is met verlof, en de factuur gaat met verlof mee.

Klanten factureren in ERPFlow

In ERPFlow begint een factuur als concept bij een klantrecord. U voegt regels toe en kiest een dienst of product om de omschrijving en de prijs in te vullen, met een optionele korting en een btw-tarief per regel. De vervaldatum staat standaard op 14 dagen na de factuurdatum en kunt u aanpassen. Uw juridische naam, btw-nummer, adres en bankgegevens komen uit Instellingen > Bedrijfsgegevens.

Uitreiken geeft de factuur zijn nummer, zoals INV-2026-0042, en maakt hem definitief. Versturen per e-mail bezorgt de pdf, in een van de 19 talen, en legt de verzending vast. Daarna legt Betaling registreren hele en gedeeltelijke betalingen vast, toont het filter Achterstallig wat te laat is en mailt Betalingsherinnering sturen een herinnering, per factuur.

Er zijn beperkingen om te kennen. ERPFlow heeft geen apart veld voor de datum van levering, dus als die afwijkt van de factuurdatum, zet u hem in de regelomschrijving of bij Notities. Er is geen online kaartbetaling. ERPFlow controleert btw-nummers niet in VIES en kiest geen tarief op basis van het land van de klant. E-facturen exporteert u als Peppol BIS Billing 3.0 XML, die u zelf doorgeeft aan uw e-factuuraanbieder. ERPFlow verstuurt ze niet zelf via het Peppol-netwerk.