Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Om een vaste prijs voor accountantswerk te berekenen schat u de uren die het werk van elke klant kost, vermenigvuldigt u die met uw streefuurtarief, telt u een marge voor overschrijdingen op en legt u grenzen aan de scope. Om te controleren of hij loont, deelt u de prijs minstens één keer per jaar, klant voor klant, door de werkelijk bestede uren.
Hoe berekent u een vaste prijs voor accountantswerk?
U berekent een vaste prijs voor accountantswerk door hem op te bouwen uit de taken en daarna een marge toe te voegen voor wat uw schatting miste.
- Zet elke terugkerende klus voor deze klant op een rij. Neem ook de klussen mee die u vergeet te tellen, zoals het beantwoorden van hun e-mails.
- Schat de uren per klus. Gebruik eerdere klanten van dezelfde omvang als u die heeft. Een gok is voorlopig prima, zolang u hem later toetst.
- Vermenigvuldig met uw streeftarief. Dat is het gemiddelde uurtarief dat u nodig heeft voor salarissen, overhead en winst. De gids over een verkooptarief per uur berekenen laat zien hoe u daar komt, en een gemiddeld uurtarief helpt als juniors en seniors het werk delen.
- Tel een marge voor overschrijdingen op. Stukken komen te laat binnen en de klant belt op vrijdag.
- Rond af en deel door twaalf als de klant maandelijks betaalt.
- Schrijf de grenzen op. De prijs houdt alleen stand als in het honorariumdeel van uw opdrachtbevestiging staat waar hij van uitgaat.
Een uitgewerkt voorbeeld: één klant prijzen
Hier is een verzonnen voorbeeld. Een klein kantoor met een streeftarief van €70 prijst een bedrijf met ongeveer 80 transacties per maand, btw-plichtig, met een jaarrekening om op te stellen. Alle bedragen zijn exclusief btw.
| Werk | Uren per keer | Keer per jaar | Uren per jaar |
|---|---|---|---|
| Maandelijkse administratie | 3,5 | 12 | 42 |
| Btw-aangiften | 1,5 | 4 | 6 |
| Jaarrekening | 14 | 1 | 14 |
| Aangifte vennootschapsbelasting | 4 | 1 | 4 |
| Vragen en e-mails | 1 | 12 | 12 |
| Totaal | 78 |
78 uur tegen €70 is €5.460. Een marge van 10% telt €546 op, samen €6.006. Het kantoor rondt dat af op €6.000 per jaar, oftewel €500 per maand. De 10% is slechts een illustratie, want uw eigen historie is een betere leidraad.
De rij met vragen is de rij die mensen weglaten. Hier is het 15% van de uren, en zonder rij daarvoor geeft u die tijd vanaf de eerste maand weg.
Wat moet een vaste prijs omvatten en wat laat hij buiten beschouwing?
Een vaste prijs moet het werk omvatten dat u kunt tellen, binnen genoemde grenzen, en alles buiten beschouwing laten wat afhangt van het gedrag van de klant. De grenzen moeten dingen zijn die een klant kan controleren.
| Stel een grens aan | Bijvoorbeeld | Reken apart voor |
|---|---|---|
| Volume | Maximaal 80 transacties per maand | Volume boven de grens |
| Timing | Stukken vóór de 10e van de volgende maand | Spoedwerk na te late stukken |
| Entiteiten | Eén bedrijf | Elk extra bedrijf |
| Personeel | Maximaal 6 op de loonlijst | Elke extra werknemer |
| Staat van de administratie | Administratie bijgehouden zoals afgesproken | Het wegwerken van een achterstand |
Hoe controleert u of een vaste prijs loont?
U controleert of een vaste prijs loont door de prijs te delen door de werkelijk bestede uren. Dat geeft het gerealiseerde tarief, dat u vergelijkt met uw streeftarief. Doe dat per klant, want het gemiddelde zegt u weinig.
Hier is hetzelfde verzonnen kantoor een jaar later, met drie klanten op dezelfde vaste prijs van €6.000 en een streeftarief van €70.
| Klant | Jaarprijs | Bestede uren | Gerealiseerd tarief | Ten opzichte van streefwaarde |
|---|---|---|---|---|
| A | €6.000 | 62 | €96,77 | +38% |
| B | €6.000 | 78 | €76,92 | +10% |
| C | €6.000 | 104 | €57,69 | −18% |
| Alle drie | €18.000 | 244 | €73,77 | +5% |
Het kantoor ziet er prima uit met 5% boven de streefwaarde. Klant C zit 18% eronder, en het makkelijke jaar van A betaalt daarvoor zonder dat iemand dat heeft besloten. C verdient aandacht, en een cijfer voor het hele kantoor zou dat nooit laten zien.
Dit werkt alleen als de uren worden vastgelegd, en de veelgemaakte fout is te stoppen met registreren omdat tijd bij een vaste prijs niet wordt gefactureerd. De fee information helpsheet van ICAEW beschrijft tijdregistraties precies in die rol: een beheerinstrument om honoraria vast te stellen en offertes te vergelijken met wat het werk kostte. De gids over declarabele tijd voor accountants beschrijft een werkwijze, en begrote uren versus werkelijke uren behandelt de vergelijking voor één klus.
Wat doet u als een vaste prijs niet loont?
Als een vaste prijs niet loont, zoek dan de oorzaak voordat u aan de prijs komt, want sommige oorzaken zijn goedkoper op te lossen dan een lastig gesprek.
| Oorzaak | Wat te doen |
|---|---|
| Stukken komen te laat of onvolledig binnen | Handhaaf de deadline uit de brief, of reken de spoed door |
| De klant is boven de grenzen uit gegroeid | Prijs opnieuw, met de grenzen die de brief al stelt |
| Een partner doet werk dat een junior kan doen | Wijzig wie het doet, want dat verandert de werkelijke kosten |
| Vragen liggen ver boven de marge | Spreek een maandelijks belmoment af, of prijs het extra contact |
| U heeft simpelweg te laag geschat | Verhoog de prijs bij de herziening |
Voor klant C is de rekensom eenvoudig. 104 uur tegen €70 is €7.280, ongeveer €607 per maand in plaats van €500, een stijging van 21%. Dat is een grote sprong om in één keer te vragen, dus u kunt de verhoging in twee stappen doen terwijl u de te late stukken aanpakt, wat ook de uren zou verlagen. Een brief over een tariefverhoging helpt bij de formulering.
Vaste prijzen beheren in ERPFlow
ERPFlow factureert de vaste prijs en bewaart de tijd die u invoert. De deling doet u zelf. De pagina accountancy en administratie beschrijft hoe de kantoorkant in elkaar zit.
- De prijs: voeg hem toe als dienst met zijn prijs en factureer hem via een maandelijks terugkerende factuur, per e-mail of als concept. Dit factureert en int nooit, dus betalingen registreert u zelf. Elke factuur telt mee voor de maandlimiet van facturen van uw abonnement, die op de prijzenpagina staat.
- De uren: houd per klant één projectbord bij, gekoppeld aan de klant, met een kaart per klus en de bestede tijd ingevoerd in uren en minuten. De pagina van de klant toont het totaal van het bord. Het gratis abonnement beperkt het aantal kaarten tot 10 in totaal.
- De controle: het tabblad Analyse van de klant toont de netto omzet en het openstaande bedrag. Deel de prijs door de uren in een spreadsheet.
ERPFlow heeft vandaag geen timer of urenstaten. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort. ERPFlow berekent geen gerealiseerde tarieven, winstgevendheid per klant of budgetten ten opzichte van werkelijke uren, en uitgaven zijn niet aan klanten gekoppeld, dus er is ook geen kostencijfer per klant.