Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Algemene informatie, geen belasting- of juridisch advies. De regels hangen af van uw land en uw situatie, dus leg alles met fiscale of juridische gevolgen voor aan uw accountant.
Een ouderdomsanalyse debiteuren toont wat elke klant verschuldigd is, verdeeld naar hoe lang het achterstallig is, meestal als lopend, 1 tot 30, 31 tot 60, 61 tot 90 en meer dan 90 dagen. Lees eerst het totaal, dan de oudste kolom en dan wie erin staat. Elke leeftijd vraagt om een andere actie.
Hoe ziet een ouderdomsanalyse debiteuren eruit?
Een ouderdomsanalyse debiteuren heeft één rij per klant en één kolom per ouderdomsklasse, met totalen onderaan. Hier is een verzonnen voorbeeld, in euro's inclusief btw, per 31 oktober 2026.
| Klant | Lopend | 1–30 | 31–60 | 61–90 | Meer dan 90 | Totaal |
|---|---|---|---|---|---|---|
| North Quay Ltd | 2.400 | 1.200 | 3.600 | |||
| Alder & Co | 3.000 | 1.500 | 4.500 | |||
| Lumen Studio | 1.800 | 1.800 | ||||
| Ferris Joinery | 2.100 | 2.100 | ||||
| Tallis Events | 1.000 | 1.000 | ||||
| Totaal | 4.200 | 4.200 | 1.500 | 2.100 | 1.000 | 13.000 |
| Aandeel | 32,3% | 32,3% | 11,5% | 16,2% | 7,7% | 100% |
De klassen moeten tellen vanaf de vervaldatum. Een overzicht dat vanaf de factuurdatum telt, toont elke factuur met 30 dagen netto als een maand oud op de dag dat hij vervalt, waardoor goede klanten er slecht uitzien. Controleer welke uw overzicht gebruikt voordat u erop handelt.
Hoe leest u een ouderdomsanalyse debiteuren?
Lees een ouderdomsanalyse debiteuren van het totaal naar de individuele klant, en stel bij elke stap één vraag. In het voorbeeld hierboven:
- Hoeveel staat er open in verhouding tot wat u factureert? Factureert dit bedrijf ongeveer €9.000 per maand, dan is €13.000 gelijk aan 13.000 ÷ 9.000 × 30 = ongeveer 43 dagen omzet. Bij betalingsvoorwaarden van 30 dagen netto is dat trager dan het hoort.
- Hoeveel is achterstallig? Alles behalve de eerste kolom: €8.800, oftewel 67,7% van het totaal.
- Hoeveel is oud? Meer dan 60 dagen is €3.100, oftewel 23,8%. Dit is het geld dat het meeste risico loopt.
- Wie weegt zwaar? Alder & Co is €4.500 verschuldigd, 34,6% van het totaal, dus één slechte maand voor hen is een slechte maand voor u.
- Wat bewoog? Vergelijk met de kopie van vorige maand. Een klant die van 1–30 naar 31–60 afdrijft, zegt u meer dan één momentopname.
Kijk daarna naar het waarom, want het overzicht kan dat niet vertellen. Een factuur kan oud zijn omdat de klant geen geld heeft, omdat hij nooit bij de juiste persoon aankwam, of omdat ze hem betwisten. Elk daarvan vraagt om een ander gesprek.
Wat doet u bij elke ouderdomsklasse?
Elke ouderdomsklasse in een ouderdomsanalyse debiteuren vraagt om een andere actie, en het doel van het overzicht is te zorgen dat elke actie gebeurt.
| Leeftijd | Wat te doen |
|---|---|
| Lopend | Controleer of de factuur is bezorgd en het eventuele inkoopordernummer heeft. Verder nog niets |
| 1–30 dagen | Stuur een beleefde herinnering met de factuur bijgevoegd. Zie de herinneringsreeks |
| 31–60 dagen | Bel. Vraag om een betaaldatum en schrijf die op. Vraag of er iets wordt betwist |
| 61–90 dagen | Stuur een schriftelijke laatste aanmaning. Overweeg verder werk te pauzeren, en of u rente over de schuld vordert |
| Meer dan 90 dagen | Beslis: incassobureau, geringe vordering of afboeking. Vraag uw accountant naar btw-verlichting |
Btw-verlichting voor oninbare vorderingen heeft in elk land eigen voorwaarden. Het uitgangspunt in de EU is artikel 90 van de btw-richtlijn, en in het Verenigd Koninkrijk is het Notice 700/18 van HMRC.
Hoe bouwt u een ouderdomsanalyse debiteuren in een spreadsheet?
U kunt een ouderdomsanalyse debiteuren in een spreadsheet bouwen met één rij per onbetaalde factuur en twee formules. Zet deze kolommen op:
| Kolom | Bevat |
|---|---|
| A | Klant |
| B | Factuurnummer |
| C | Vervaldatum |
| D | Nog openstaand saldo, inclusief btw |
| E | Dagen achterstallig |
| F | Ouderdomsklasse |
Zet de rapportdatum in cel H1, zodat een kopie die u vandaag opslaat volgende maand nog steeds het antwoord van vandaag geeft. Dan, in rij 2:
- Dagen achterstallig, in E2:
=MAX(0,$H$1-C2) - Ouderdomsklasse, in F2:
=IF(E2=0,"Current",IF(E2<=30,"1-30",IF(E2<=60,"31-60",IF(E2<=90,"61-90","Over 90"))))
Kopieer beide naar beneden en gebruik dan een draaitabel met klanten in de rijen, ouderdomsklassen in de kolommen en de som van het saldo in de waarden. Controleer het eindtotaal aan de hand van uw lijst met openstaande facturen. Verschillen ze, dan ontbreekt er een factuur of is een betaling niet geregistreerd.
Drie dingen overkomen mensen hier. Gebruik het saldo en niet het factuurtotaal, anders verdwijnen deelbetalingen. Reken andere valuta om tegen één vermeld koers, zodat de kolommen kunnen worden opgeteld. En laat geannuleerde facturen weg.
Wat een ouderdomsanalyse debiteuren u niet vertelt
Een ouderdomsanalyse debiteuren vertelt u niet of de administratie van een klant overeenkomt met de uwe. Stuur daarvoor een rekeningoverzicht, dat opsomt wat u denkt dat ze verschuldigd zijn en hen uitnodigt het te zeggen als het niet klopt. Het overzicht is voor u, het rekeningoverzicht is voor hen.
Achterstallige facturen bijhouden in ERPFlow
ERPFlow heeft geen ouderdomsanalyse debiteuren en geen ouderdomsklassen. Dit is wat het in plaats daarvan heeft.
- De lijst Facturen filtert op Achterstallig en Gedeeltelijk betaald, met wat nog openstaat onder het totaal. Die lijst is uw takenlijst.
- Het dashboard toont de cijfers Openstaand en Achterstallig voor de hele organisatie in uw basisvaluta, zonder btw, met de btw eronder.
- Het tabblad Analyse van een klant toont het openstaande bedrag van die klant, ook exclusief belasting met de belasting eronder.
- Betalingsherinnering sturen bij een achterstallige factuur mailt de pdf met de dagen achterstand en het openstaande bedrag. Iemand moet elke herinnering versturen.
Om de spreadsheet hierboven te bouwen, exporteert u uw facturen als csv. De export geeft één rij per factuurregel, met de klant, het nummer, de vervaldatum, de status, het aantal, de prijs, de korting en het btw-percentage. Betalingen zitten er niet in, dus haal de saldi van gedeeltelijk betaalde facturen uit het filter Gedeeltelijk betaald.