Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Algemene informatie, geen belasting- of juridisch advies. De regels hangen af van uw land en uw situatie, dus leg alles met fiscale of juridische gevolgen voor aan uw accountant.
Een brief voor tariefsverhoging noemt in een paar duidelijke zinnen het nieuwe tarief, de datum waarop het ingaat en wat onaangetast blijft, met genoeg opzegtermijn zodat de klant kan plannen. Geef minstens 30 dagen, of wat uw contract vereist. Controleer eerst het contract. Verontschuldig u niet en som niet elke reden op.
Wat moet een brief voor tariefsverhoging bevatten?
Een brief voor tariefsverhoging moet het oude tarief, het nieuwe tarief, de datum en wat de wijziging niet raakt bevatten. Dat laatste lezen de meeste klanten eerst, omdat het "wat gebeurt er met het werk dat ik al heb geboekt?" beantwoordt. Voeg een genoemde persoon toe die ze kunnen bellen, en een verwijzing naar het contractartikel als dat er is.
Laat de lange rechtvaardiging weg. Eén ware zin volstaat. Noemt u kosten of inflatie, zorg dan dat de bewering klopt, want de klant kan het controleren.
Hoeveel opzegtermijn geeft u klanten?
De opzegtermijn die u klanten geeft, volgt eerst uw contract en pas daarna fatsoen. Zwijgt het contract, dan is 30 dagen een gangbaar minimum, en hoe groter de klant, hoe langer die nodig heeft om een wijziging door zijn budget te krijgen.
| Klant | Opzegtermijn | Waar op te letten |
|---|---|---|
| Contract met een prijswijzigingsbeding | Wat het beding zegt | Volg de methode en data precies |
| Contract voor bepaalde tijd, geen beding | Geen die u kunt opleggen | Verhoog bij verlenging, of vraag om instemming |
| Maandelijkse retainer of doorlopende overeenkomst | Een volledige factureringscyclus, bij voorkeur 60 dagen | Zorg dat de opzegtermijn afloopt vóór de nieuwe factuur |
| Project voor project | 30 dagen | Respecteer al verstuurde offertes tot ze verlopen |
| Grote klant met een jaarbudget | 90 dagen, vóór hun begrotingsronde | Vraag wanneer die is |
| Particuliere consumenten | Lees eerst uw voorwaarden en de lokale regels | Een beding dat u een prijs laat verhogen zonder recht op opzegging kan oneerlijk zijn (Richtlijn 93/13/EEG, bijlage, punt 1, onder l) |
Sjablonen voor een brief voor tariefsverhoging om over te nemen
Deze sjablonen voor een brief voor tariefsverhoging dekken de drie situaties die de meeste bedrijven hebben. De bedragen zijn verzonnen, dus vervang ze door de uwe.
Voor een klant per uur:
Beste [naam],
Per 1 maart 2027 verandert ons tarief voor [dienst] van €80 naar €88 per uur, plus btw. Werk dat vóór die datum al is geoffreerd of geboekt, blijft op het huidige tarief.
We herzien onze tarieven elk jaar, en dit is de eerste wijziging sinds maart 2025. Uw contactpersoon en uw betalingsvoorwaarden blijven zoals ze zijn.
Wilt u bespreken wat dit betekent voor uw komende werk, bel mij dan op [nummer] of antwoord op deze e-mail.
Met vriendelijke groet, [naam]
Voor een retainerklant:
Beste [naam],
Op grond van artikel [nummer] van onze overeenkomst van [datum] geeft deze brief 60 dagen opzegtermijn dat uw maandelijkse retainer verandert van €2.000 naar €2.200, plus btw, te beginnen met de factuur voor mei 2027. De 20 uren die erin zitten, blijven gelijk.
Houdt u liever het bedrag en vermindert u de uren, laat het me dan vóór 1 april weten, dan passen we de omvang per dezelfde datum aan.
Met vriendelijke groet, [naam]
Voor een projectklant met een lopende offerte:
Beste [naam],
Offerte QUO-2026-0091 blijft tegen de afgesproken prijs staan als ze wordt geaccepteerd vóór de vervaldatum, 31 januari 2027. Vanaf 1 februari gebruiken nieuwe offertes de bijgevoegde tarieven, die ongeveer 10% hoger liggen dan die van vorig jaar.
Met vriendelijke groet, [naam]
Verstuur het als eigen bericht. Weggestopt in de voettekst van een factuur, of in een stille regel op de factuur zelf, lijkt een verhoging alsof u hoopte dat niemand het zou merken. Voor hoe u de factuurmail zelf formuleert, zie e-mailsjablonen voor facturen.
Hoeveel werk kunt u verliezen voordat een tariefsverhoging u geld kost?
U kunt meer werk verliezen dan de meeste mensen verwachten voordat een tariefsverhoging u geld kost. Het break-evenaandeel is de verhoging ÷ (100 + de verhoging). Dit is rekenwerk en geen voorspelling van wat uw klanten zullen doen.
| Verhoging | €80 per uur wordt | Werk dat u kunt verliezen en toch hetzelfde factureert |
|---|---|---|
| 5% | €84 | 4,8% |
| 10% | €88 | 9,1% |
| 15% | €92 | 13,0% |
| 20% | €96 | 16,7% |
Neem een verzonnen bedrijf dat 1.000 uur per jaar factureert tegen €80, dat is €80.000. Na een verhoging van 10% levert 909 uur tegen €88 €79.992 op, ongeveer hetzelfde, met 91 uur vrij. Die uren kunnen naar betere klanten gaan, of naar werk dat u nu niet kwijt kunt. Weet u niet zeker of het tarief zelf klopt, bereken het dan uit uw kosten met de gids over verkooptarief per uur.
Wat doet u als een klant tegenstribbelt?
Als een klant tegenstribbelt, houd dan het tarief vast en bied aan de omvang te veranderen. De prijs verlagen voor wie klaagt, leert elke klant te klagen.
Ik begrijp dat het niet welkom is. Het nieuwe tarief geldt vanaf 1 maart voor al onze klanten. Ligt het budget vast, dan kan ik voorstellen het werk te verminderen zodat de maandelijkse kosten gelijk blijven. Helpt het om dat in een gesprek door te nemen?
U kunt het voor een klant van lange datum ook faseren, met de helft van de verhoging nu en de helft over zes maanden, mits u beide data schriftelijk vastlegt. En sommige klanten zullen vertrekken. Beslis voordat u de brieven verstuurt welke u zou laten gaan, zodat u dat niet aan de telefoon beslist.
De fouten die een tariefsverhoging moeilijker maken
- Het tarief op een factuur wijzigen zonder het iemand te vertellen. Dit is de fout die klanten kost. De administratie wijst de factuur bovendien af.
- Het terugdateren. Een verhoging geldt vanaf een datum na de kennisgeving, nooit ervoor.
- Uw grootste klanten in een bulkmailing mailen. Bel die eerst, en volg dan schriftelijk op.
- Uw eigen documenten vergeten. Lopende offertes, retainerfacturen en uw prijslijst moeten allemaal op die dag veranderen. Een maandelijkse retainer wordt het vaakst gemist.
- Te lang wachten. Een verhoging van 30% na vijf jaar zonder wijziging is een veel moeilijkere brief dan elk jaar een kleine.
Uw tarieven wijzigen in ERPFlow
In ERPFlow bevat een dienst zijn prijs, dus wijzig hem op één plek en elke nieuwe regel neemt hem over. Wat al bestaat, houdt zijn eigen prijs: een uitgereikte factuur is definitief, en een offerte houdt de prijzen waarmee ze is geschreven.
Terugkerende facturen houden ook hun eigen regels, dus een prijswijziging van een dienst raakt ze niet. Pas elke terugkerende factuur aan vóór de run die het nieuwe bedrag moet dragen. Elke klant op één schema krijgt identieke regels, dus een klant die op een andere datum naar een andere prijs gaat, heeft een eigen schema nodig.
ERPFlow schrijft of verstuurt geen tariefbrieven en heeft geen bulk-e-mail, dus deze gaan uit uw eigen mailbox. De klantenlijst helpt bij de voorbereiding: de kolom Omzet sorteert, waardoor u ziet wie u eerst moet bellen, en een csv-export geeft u de adressen. Voeg de verstuurde brief toe aan het klantrecord, zodat de opzegtermijn die u gaf in het dossier staat.