Declarabele uren bijhouden voor een bureau: codes, retainers en controle

Om declarabele uren voor een bureau bij te houden geeft u elke klant een code en elke opdracht een regel eronder, laat u iedereen dagelijks tijd registreren tegen de opdracht en vergelijkt u de uren van elke retainer wekelijks met het tegoed. Het registreren is het makkelijke deel. Het risico dat specifiek voor bureaus geldt, is een retainer die ongemerkt overschrijdt.

Welke uren van een bureau zijn declarabel?

Uren van een bureau zijn declarabel wanneer het contract van de klant dat zegt, wat betekent dat hetzelfde uur bij de ene klant doorberekenbaar kan zijn en bij de andere gratis. Deze tabel is een verstandig uitgangspunt. Toets haar aan elk contract.

Registreer alles, ook wat u niet kunt doorberekenen. De algemene regels staan in de gids over declarabele en niet-declarabele uren, en tijd die u registreerde maar niet factureert is een waardevermindering met een reden ernaast.

Hoe zet een bureau klanten, opdrachten en taken op?

De tijdcodes van een bureau gaan van klant naar opdracht naar taaktype, met een korte lijst taaktypen die iedereen deelt. In deze verzonnen opzet is HARB-RET de maandelijkse retainer van Harbour Foods en HARB-WEB een aparte websiteopdracht voor dezelfde klant, omdat de twee verschillende voorwaarden hebben.

• Taaktypen: houd ze beperkt tot waarover u zou rapporteren, zoals strategie, tekst, ontwerp, productie en accountmanagement. Een lijst van dertig wordt genegeerd, en alles belandt onder "algemeen".
• Interne codes: INT-PITCH en INT-ADMIN nemen alles op wat geen klantwerk is, zodat de week van elke persoon optelt tot de contracturen. Een week die tekortschiet, betekent ontbrekende tijd.
• Tarieven: houd ze bij de rol, niet bij de regel. Wil een klant één tarief voor het hele team, bereken dan een gemiddeld uurtarief en laat de tarieven per rol in uw eigen blad.

Een gedeelde wekelijkse urenstaat van het team is genoeg om dit te draaien totdat het bureau meer klanten heeft dan één persoon in zijn hoofd kan houden.

Hoe volgt u retainer-uren zonder te overschrijden?

Volg retainer-uren door elke week de gebruikte uren te vergelijken met het deel van de maand dat voorbij is. Hier is een verzonnen voorbeeld: een maandelijkse retainer van €6.000 koopt 60 uur, wat een gemiddeld €100 per uur is. Na twee van vier weken zijn 38 uur gebruikt. Dat is 63% van het tegoed op de helft van de maand.

Vertel het de klant nu, zolang de keuze nog bij hem ligt:

We hebben 38 van de 60 uur in de retainer van deze maand gebruikt, met nog twee weken te gaan. In dit tempo zou de maand eindigen op ongeveer 76 uur. Laat ons weten welke van de resterende punten we moeten aanhouden, of we gaan door en factureren de extra 16 uur tegen de afgesproken €100 per uur.

Meet de overschrijding aan het eind van de maand op beide manieren, want ze komen niet overeen.

In uren gemeten zit de maand 6,5 uur boven het tegoed, wat tegen €100 een extra €650 is. In waarde tegen tarieven volgens de tarievenlijst gemeten, is het slechts €135 boven de vergoeding van €6.000, omdat de rolverdeling van de maand gemiddeld ongeveer €92 per uur opleverde, onder de €100 die de retainer veronderstelt. Beide sommen zijn eerlijk, en het verschil tussen de twee is €515.

Het contract moet dus zeggen in welke eenheid de retainer wordt gemeten. Leg dat vast, en wat er met ongebruikte uren gebeurt, voordat iemand aan het werk gaat. De gids over een maandelijkse retainer factureren behandelt de factuur zelf.

Hoe krijgt u een creatief team zover tijd te registreren?

Krijg een creatief team zover tijd te registreren door het minder dan een minuut per dag te laten kosten en door te laten zien waarvoor de cijfers dienen. Niemand vult een urenstaat goed in omdat het gezegd is.

• Registreer aan het einde van elke dag, met de agenda open. Vraag mensen niet timers te laten lopen terwijl ze zich concentreren.
• Laat iedereen zien hoe snel de retainer wordt verbruikt. Iemand die ziet dat een klant halverwege de maand op 63% zit, zal het melden voordat u het hoeft te vragen.
• Gebruik het logboek niet om te beoordelen hoe snel mensen zijn. Zodra het een prestatiemaat is, schuiven de regels op naar wat er goed uitziet, en de facturen schuiven mee.

Als u het op schrift wilt hebben, legt een kort urenstaatbeleid de deadline vast en wie opvolgt.

Wat moet een bureau elke maand bekijken?

De maandelijkse beoordeling van een bureau moet vier cijfers omzetten in vier beslissingen.

Uren van een bureau bijhouden in ERPFlow

ERPFlow heeft vandaag geen timer of urenstaten. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort. ERPFlow heeft ook geen tijdrapporten per persoon, en niets volgt het tegoed van een retainer, dus het registreren en de verbruikscontrole hierboven blijven in uw spreadsheet.

Dit is wat het wel doet voor een marketing- of creatief bureau:

• Klanten en opdrachten: een project is een bord dat u aan een klant kunt koppelen. Kaarten bevatten toegewezen personen, deadlines, bestanden en opmerkingen, plus bestede tijd in uren en minuten, en die tijden worden opgeteld per project en per klant. Elke kaart bevat één getal, zonder datum en zonder verdeling per persoon, en het wordt geen factuurregels.
• Retainervergoedingen: een terugkerende factuur factureert elke week, maand, drie maanden of jaar een vast bedrag, en mailt haar of laat haar als concept staan. Ze reikt de factuur uit en int het geld niet. Factureert u overschrijdingen, kies dan Concepten maken zodat u de extra regel kunt toevoegen voordat u uitreikt, of maak een aparte factuur.
• Tarieven: één dienst per rol, met de eenheid op uren en de uurprijs, zodat elke regel kan worden gekozen in plaats van getypt.