Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Projectmanagement voor architecten betekent aan de geldkant elk fasehonorarium omzetten in een urenbudget, elke week de tijd van het team op die fase boeken, de gebruikte uren vergelijken met het gedane werk en factureren zodra de afgesproken trigger komt. Die vergelijking vangt een overschrijding op terwijl u er nog iets aan kunt doen.
Deze gids gaat over een vast honorarium winstgevend houden terwijl het project loopt. Ontwerpcoördinatie en de wettelijke kant zijn een ander onderwerp, en het overzicht van het RIBA Plan of Work is de plek daarvoor.
Hoe zet u een fasehonorarium om in een urenbudget?
Zet een fasehonorarium om in een urenbudget door een reserve in te houden en wat overblijft te delen door uw gemiddelde uurtarief. Een verzonnen voorbeeld, met 10% reserve en een gemiddeld uurtarief van £85 per uur:
| Fase | Honorarium | Min 10% ingehouden | Urenbudget tegen £85 |
|---|---|---|---|
| 2 Concept Design | £6.000 | £5.400 | 63 |
| 3 Spatial Coordination | £8.400 | £7.560 | 88 |
| 4 Technical Design | £11.600 | £10.440 | 122 |
Uren worden naar beneden afgerond. Als u het prijsvoorstel uit eerdere uren heeft geschreven, moet het budget dicht bij uw toenmalige schatting liggen. Vertel het team het getal. Een budget dat alleen de directeur kent, kan niemands dinsdag beïnvloeden.
Hoe volgt u teamtijd tegen een fasehonorarium?
Volg teamtijd tegen een fasehonorarium door iedereen minstens wekelijks uren te laten boeken op het project en de fase, en het totaal dan te vergelijken met een eerlijke schatting van hoeveel van de fase klaar is.
Drie regels maken de cijfers bruikbaar:
- Boek op de fase, niet alleen op het project. "Huis Smith: 6 uur" kan u niet vertellen uit welk honorarium het kwam.
- Boek aanvullende diensten apart. Ze worden er bovenop betaald, dus uren daarop mogen het fasebudget niet opeten. Zie aanvullende diensten.
- Schat de voortgang uit wat er is geproduceerd. Tel de tekeningen en taken die nog resten en negeer de gebruikte uren. Anders bewijst de controle niets.
De tracker zelf kan één rij per fase zijn. Hier is hij voor dezelfde verzonnen opdracht, vier weken in Stage 3:
| Fase | Urenbudget | Gebruikte uren | Budget gebruikt | Werk gedaan | Verwacht totaal | Boven of onder |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 Concept Design | 63 | 58 | 92% | 100% | 58 | 5 onder |
| 3 Spatial Coordination | 88 | 62 | 70% | 50% | 124 | 36 boven |
| 4 Technical Design | 122 | 6 | 5% | 5% | 120 | 2 onder |
Het verwachte totaal is de gebruikte uren gedeeld door het gedane werk, dus Stage 3 geeft 62 ÷ 50% = 124. Dat is 36 uur boven budget, of £3.060 tegen £85, meer dan de reserve van £840 die voor die fase is ingehouden. Dat weet u nu, met nog de helft van de fase te gaan. De gids over begrote tegenover werkelijke uren gaat dieper in op het lezen van deze cijfers bij één opdracht met een vast honorarium.
Wat doet u als een fase uitloopt?
Als een fase uitloopt, zoek dan de oorzaak voordat u iets beslist, want elke oorzaak heeft een andere oplossing.
| Oorzaak | Wat te doen |
|---|---|
| De klant wijzigde iets | Stop en spreek het af als aanvullende dienst |
| Het ontwerp staat niet vast | Laat een directeur het besluit nemen dat het ophoudt |
| De opdracht is te senior of te junior voor de mensen erop | Wijzig wie wat doet, want het gemiddelde uurtarief verschuift ook |
| Meer coördinatie met adviseurs dan u aannam | Controleer uw aannames in de opdracht en kaart het aan als ze zijn doorbroken |
| De schatting was te laag | Rond de fase af, neem het verlies en corrigeer uw cijfers voor het volgende voorstel |
Leen niet stilletjes uren van Stage 4. Het budget van de volgende fase betaalt de volgende fase, en het tekort komt gewoon later, met minder tijd om het op te lossen.
Wanneer factureert u een fase: aan het einde, maandelijks of in termijnen?
Factureer een fase op het moment dat uw opdracht aangeeft, en als die niets zegt, is maandelijks op voortgang meestal de beste keuze bij fasen die langer dan enkele weken duren.
| Patroon | Past bij | Let op |
|---|---|---|
| Aan het einde van elke fase | Korte fasen, kleine opdrachten | U financiert de hele fase, en een stilgevallen project laat haar ongefactureerd |
| Maandelijks, naar aandeel gedaan werk | Stage 2 tot 4 bij grotere opdrachten | Vraagt een voortgangscijfer dat de klant accepteert |
| Gelijke maandelijkse termijnen | Stage 5, over de contractperiode | Zeg wat er gebeurt als de bouw uitloopt |
Bij maandelijkse facturatie factureert u de voortgang van de fase tot nu toe min wat u al heeft gefactureerd. Bij de verzonnen opdracht verdient Stage 3 op 50% £4.200 van het honorarium van £8.400. Als er al £2.800 is uitgegaan, is de factuur van deze maand £1.400 exclusief btw. Gebruikte uren spelen geen rol. De gidsen over RIBA-fasehonoraria en termijnfacturatie behandelen de formulering en hoe u de fasen inricht.
Waar gaan dit soort projecten meestal mis?
Architectuurprojecten met een vast honorarium gaan meestal mis door kleine gewoonten die de cijfers verbergen tot het te laat is.
- Tijd weken later ingevoerd. Niemand herinnert het zich, dus alles komt terecht op het project dat het hardst roept.
- Alleen aan het einde van de fase beoordelen. Dan zijn de uren besteed en heeft de klant goedgekeurd.
- Gebruikte uren als voortgang behandelen. Een fase die 70% van zijn uren heeft gehad, is niet voor 70% klaar.
- Geen eigenaar. Eén benoemde persoon moet elke week de cijfers van elk project beoordelen, ook bij een klein bureau.
- Niet-geboekte "kleine gunsten" voor de klant. Elk is klein. Samen zijn ze vaak de overschrijding.
Fasen en facturen runnen in ERPFlow
ERPFlow heeft op dit moment geen timer of urenstaten. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort. ERPFlow heeft geen fasebudgetten, tarieven voor medewerkers of winstgevendheid per project, en uitgaven zijn niet aan projecten gekoppeld, dus de tracker hierboven blijft in een spreadsheet. Dit dekt ERPFlow wel:
- Het bord. Een bord in Projecten per opdracht, gekoppeld aan zijn klant, met kolommen die naar uw fasen zijn genoemd. De getekende opdracht kan in de bijlagen van het bord zelf staan. Zie hoe projecten werken. Borden zijn onbeperkt in elk abonnement, en het Free-abonnement beperkt kaarten tot 10.
- Het werk. Een kaart per product of fase, met toegewezen personen, een deadline, bestanden, opmerkingen en bestede tijd, getypt in uren en minuten. De totalen worden opgeteld per project en per klant, en de kaartexport geeft u de tijd per kaart voor uw tracker.
- Het honorarium. Een offerte met één regel per fase. Een dienst kan uw uurtarief voor extra werk bevatten.
- De fasefactuur. Dit is een gewone factuur met een bewerkte regel. Zet de offerte om, verwijder de andere fasen en stel de regel in op het bedrag van deze periode, zoals "RIBA Stage 3: 50% van £8.400, min £2.800 gefactureerd" tegen £1.400. Het concept behoudt het project van de offerte, en de Gekoppelde documenten van de offerte tonen elke factuur die ervan is gemaakt, zodat u ziet wat tot nu toe is gefactureerd.