Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Regels en cijfers uit andere bronnen gecontroleerd op 6 november 2026. Ze veranderen, dus controleer ze bij de bron voordat u erop vertrouwt.
Algemene informatie, geen belasting- of juridisch advies. De regels hangen af van uw land en uw situatie, dus leg alles met fiscale of juridische gevolgen voor aan uw accountant.
Om een btw-nummer in VIES te controleren, opent u de VIES-pagina van de Europese Commissie, kiest u het land dat het nummer heeft uitgegeven, typt u het nummer zonder landvoorvoegsel, spaties of punten en voert u uw eigen btw-nummer in als aanvrager. Klik op Verify en bewaar het consultatienummer als bewijs van het resultaat.
Hoe controleert u stap voor stap een btw-nummer in VIES?
Een btw-nummer controleren in VIES duurt ongeveer een minuut op de VIES-pagina van de Commissie, en elke controle gaat naar de nationale database van het land dat u kiest.
- Selecteer het land dat het nummer heeft uitgegeven. De lijst heet "Member State / Northern Ireland".
- Typ het nummer. Gebruik één aaneengesloten reeks zonder spaties of punten, en hoofdletters voor eventuele letters. Laat het voorvoegsel van twee letters weg, want de landenlijst levert dat.
- Voer uw eigen land en btw-nummer in als aanvrager. Deze stap is optioneel voor de controle, maar daarmee krijgt u een consultatienummer.
- Klik op Verify. Het antwoord komt binnen een paar seconden.
- Vergelijk de naam en het adres met wat uw klant u heeft gegeven, voor zover VIES ze toont.
- Bewaar het resultaat, met de datum, het tijdstip en het consultatienummer.
Een paar voorvoegsels zorgen voor verwarring.
| Nummer uit | Selecteer | Let op |
|---|---|---|
| Griekenland | EL | Griekse btw-nummers gebruiken EL, niet GR |
| Oostenrijk | AT | Het nummer zelf begint met U, dus typ U als eerste teken |
| Noord-Ierland | XI | Alleen voor bedrijven die in goederen handelen onder het Windsor Framework |
| Groot-Brittannië | Niet beschikbaar | Gebruik in plaats daarvan de controle van HMRC, zoals hieronder beschreven |
Wat betekenen de VIES-resultaten?
Een VIES-resultaat beantwoordt één beperkte vraag: is dit nummer op dit moment in de database van dat land actief voor grensoverschrijdende handel? De formulering komt van VIES zelf.
| VIES zegt | Wat het betekent | Wat u doet |
|---|---|---|
| Yes, valid VAT number | Het nummer is geregistreerd voor grensoverschrijdende EU-handel | Vergelijk de naam en het adres, bewaar het resultaat |
| Valid, maar zonder naam of adres | Dat land staat niet toe dat VIES ze toont | Vraag de klant om een registratiebewijs, of uw eigen belastingdienst om bevestiging |
| No, invalid VAT number | Het nummer is niet geldig, althans op de datum van controle | Controleer het opnieuw met de klant. Zie hieronder |
| Service unavailable | Een netwerk- of applicatieprobleem | Probeer het later opnieuw. Het zegt niets over het nummer |
| Member State service unavailable | De database van dat land ligt eruit | Probeer het later opnieuw. De helppagina van VIES vermeldt bekende onderhoudsvensters |
| Maximum concurrent requests reached | Te veel controles tegelijk | Probeer het later opnieuw |
Waarom verschijnt een echt btw-nummer als ongeldig in VIES?
Een echt btw-nummer kan in VIES als ongeldig verschijnen omdat de controle gaat over grensoverschrijdende registratie, en dat is niet altijd hetzelfde als btw-geregistreerd zijn. De Your Europe-pagina van de EU noemt drie redenen:
- Het btw-nummer bestaat niet.
- Het nummer is niet geactiveerd voor intracommunautaire transacties.
- De registratie is nog niet afgerond, omdat sommige landen een aparte registratie voor intracommunautaire handel eisen en bijwerkingen enige tijd nodig hebben om de nationale database te bereiken.
Een nieuw bedrijf met een prima binnenlands nummer kan dus afvallen. Alleen de belastingdienst die het nummer heeft uitgegeven kan dit herstellen, de Commissie kan dat niet. Dat betekent dat de klant het moet oplossen en niet u. Hier is een e-mail die u kunt aanpassen:
Uw btw-nummer [nummer] wordt vandaag in het EU-systeem VIES als ongeldig weergegeven. Wilt u het nummer bij ons bevestigen en, als het klopt, uw belastingkantoor vragen het te activeren voor intracommunautaire transacties? Zodra VIES het bevestigt, kunnen wij u zonder btw factureren. Tot die tijd moeten wij normaal gesproken btw berekenen tegen ons plaatselijke tarief.
Die laatste zin is waar de richtlijnen naar wijzen. Your Europe zegt dat u zonder geldig EU-btw-nummer meestal btw moet berekenen, en de VIES-FAQ zegt dat u de verkoop niet moet vrijstellen als u denkt dat de klant geen belastingplichtige is.
Hoe bewijst u dat u een btw-nummer heeft gecontroleerd?
U bewijst dat u een btw-nummer heeft gecontroleerd door het consultatienummer te bewaren, dat VIES uitgeeft wanneer u uw eigen btw-nummer invoert als aanvrager. De helppagina van VIES zegt dat u het in uw archief moet bewaren om een belastingdienst te laten zien dat u een bepaald nummer op een bepaald moment heeft gecontroleerd en een bepaald antwoord kreeg.
Zonder uw eigen nummer in het veld van de aanvrager krijgt u wel een resultaat maar geen consultatienummer, en een schermafbeelding is zwakker bewijs. Een eenvoudig logboek regelt de rest. Hier is een verzonnen voorbeeld, met een tijdelijk nummer:
| Klant | Btw-nummer | Gecontroleerd | Resultaat | Consultatienummer | Door |
|---|---|---|---|---|---|
| Tern Books GmbH | DE000000000 | 12 maart 2026, 10:42 | Geldig, naam komt overeen | Gekopieerd uit VIES | AK |
De juridische basis is artikel 18 van Uitvoeringsverordening 282/2011: u mag een EU-klant als ondernemer beschouwen zodra die u zijn nummer heeft gegeven en u bevestiging heeft van de geldigheid ervan en van de bijbehorende naam en het adres. De richtlijnen van HMRC voor goederen naar Noord-Ierland voegen eraan toe dat uw administratie helpt om naleving aan te tonen als een nummer later ongeldig blijkt. Ook staat er dat u de btw alleen ontloopt als u werkelijk alles heeft gedaan om het nummer te controleren en geen andere reden tot argwaan had. Andere belastingdiensten hanteren hun eigen toetsen.
Hoe vaak moet u een btw-nummer controleren?
Geen enkele EU-regel schrijft een schema voor het controleren van een btw-nummer voor, maar één controle bij het aannemen van een klant is niet genoeg, want registraties kunnen worden doorgehaald en VIES toont de situatie van de dag zelf. HMRC zegt dat u regelmatig moet controleren of het nummer van een klant nog geldig is.
Een werkbare routine is controleren wanneer u de klant aanneemt en daarna eenmaal telkens wanneer u uw EC Sales List voorbereidt, want dan moet elk nummer sowieso kloppen. VIES is ook de manier waarop belastingdiensten die cijfers uitwisselen.
Kan VIES Britse btw-nummers controleren?
VIES kan geen Britse btw-nummers controleren die met GB beginnen. Die dienst eindigde op 1 januari 2021 en VIES verwijst handelaren zelf door naar de Britse belastingdienst. Gebruik daarvoor de dienst Check a UK VAT number van HMRC.
Nummers met het voorvoegsel XI zijn de uitzondering. Ze horen bij bedrijven in Noord-Ierland die in goederen handelen onder het Windsor Framework, en VIES toont ze als "XI-Northern Ireland". Hetzelfde bedrijf gebruikt voor diensten zijn GB-nummer, omdat de regeling alleen voor goederen geldt. De behandeling van Britse klanten in het algemeen staat in de gids over internationaal factureren.
Btw-nummers van klanten vastleggen in ERPFlow
ERPFlow heeft geen VIES-controle en valideert een nummer niet wanneer u het invoert, dus u voert de controle uit op de pagina van de Commissie en legt de uitkomst zelf vast.
- Sla het nummer op in het veld Btw-id op de klantkaart, met landvoorvoegsel. Het wordt op de facturen van de klant naast uw eigen nummer afgedrukt.
- Bewaar het bewijs door het opgeslagen VIES-resultaat als bestand aan de klant toe te voegen. Zowel pdf's als afbeeldingen worden geaccepteerd.
- Controleer in bulk opnieuw door klanten te exporteren als CSV, inclusief de kolom Btw-id, en de lijst door te werken.
Een uitgereikte factuur behoudt het btw-nummer waarmee ze is uitgereikt. Het later corrigeren van de klantkaart verandert haar niet, dus bij een verkeerd nummer op een uitgereikte factuur gebruikt u Markeren als geannuleerd, Dupliceren en een nieuw nummer. Een geldig nummer schakelt ook niet het btw-tarief op een factuurregel om, dat u nog steeds zelf kiest, zoals de gids over de tekst bij verlegde btw beschrijft.