Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Om begrote uren tegenover werkelijke uren bij te houden in een ontwerpproject met een vaste prijs zet u de prijs voordat het werk begint om in een urenbudget per fase, boekt u tijd op die fasen en vergelijkt u wekelijks de gebruikte uren met het deel van elke fase dat klaar is. Het verschil is uw vroege waarschuwing, zolang er nog tijd is om te handelen.
Hoe zet u een vaste prijs om in een urenbudget?
Om een vaste prijs om te zetten in een urenbudget deelt u de prijs, min eventuele externe kosten, door uw gemiddelde verkooptarief en houdt u een deel van de uren in reserve. Een verzonnen voorbeeld: een ontwerpstudio spreekt een vaste prijs af van €24.000 zonder externe kosten, en het team komt gemiddeld op €80 per uur.
€24.000 ÷ €80 = 300 uur. De studio houdt 10% in reserve, dat is 30 uur, als buffer en verdeelt de overige 270.
| Fase | Begrote uren |
|---|---|
| Concept | 60 |
| Uitgewerkt ontwerp | 80 |
| Technische tekeningen | 90 |
| Locatie en oplevering | 40 |
| Toegewezen | 270 |
| Buffer | 30 |
| Totaal | 300 |
In het verkooptarief per uur is uw marge al verwerkt, dus 300 uur levert de geplande winst. Uur 301 begint die op te eten. Als uw fasen het RIBA Plan of Work volgen, behandelt de gids over RIBA-fasehonoraria de verdeling, en dezelfde methode werkt voor marketingbureaus en adviseurs met een vaste prijs.
Wat moet u elke week vergelijken?
Vergelijk de gebruikte uren met hoeveel van elke fase werkelijk klaar is. Alleen de gebruikte uren vertellen u wat u heeft uitgegeven, en niets over hoe ver u bent.
Hier is hetzelfde verzonnen project in week 10:
| Fase | Budget | Werkelijk | % voltooid | Verdiende uren | Afwijking |
|---|---|---|---|---|---|
| Concept | 60 | 68 | 100% | 60 | −8 |
| Uitgewerkt ontwerp | 80 | 74 | 75% | 60 | −14 |
| Technische tekeningen | 90 | 12 | 10% | 9 | −3 |
| Locatie en oplevering | 40 | 0 | 0% | 0 | 0 |
| Totaal | 270 | 154 | 129 | −25 |
Verdiende uren zijn het budget vermenigvuldigd met het voltooide percentage. De afwijking is verdiende uren min werkelijke uren, dus een negatief getal betekent dat u meer heeft gebruikt dan de voortgang rechtvaardigt.
Uitgewerkt ontwerp is de rij die misleidt. Met 74 van de 80 uur lijkt het 6 uur onder budget. Het is pas voor 75% klaar, dus eigenlijk loopt het 14 uur achter. Vraag wie de fase leidt om het voltooide percentage, en vraag hem dat te beoordelen op wat er nog te doen is, want de bestede uren spiegelen het mooier voor.
Hoe voorspelt u waar het project eindigt?
U kunt het einde op twee manieren voorspellen, en de waarheid ligt meestal ertussen.
| Prognose | Gaat uit van | Som | Uren bij oplevering |
|---|---|---|---|
| Beste geval | Alles vanaf nu gaat volgens budget | 154 + (270 − 129) | 295 |
| Volgens de huidige trend | De overschrijding zet zich voort | 270 × 154 ÷ 129 | 322 |
Het beste geval blijft binnen de 300 uur, met 5 uur buffer over. De trend loopt 22 uur voorbij de hele prijs, en tegen €80 per uur is dat €1.760 aan tijd die niemand betaalt. Week 10 is het moment waarop het nog de moeite waard is dat te weten, want er komt nog 141 begrote uur werk aan.
Wat doet u als de werkelijke uren voorlopen op het budget?
Zoek eerst de oorzaak, want elke oorzaak heeft een ander antwoord.
| Oorzaak | Wat te doen |
|---|---|
| De klant heeft de opdracht gewijzigd | Spreek een extra honorarium af voordat u het werk doet. Zie aanvullende diensten |
| Extra rondes commentaar | Verwijs naar de rondes in uw voorstel en reken meer aan als de overeenkomst dat toestaat |
| Uw eigen herwerk | Neem het voor uw rekening, leg het vast en los de oorzaak op |
| Senioren die juniorwerk doen | Geef het door naar beneden, want dezelfde uren kosten op seniorniveau meer |
| De schatting klopte niet | Neem het voor uw rekening en corrigeer het getal voor uw volgende voorstel |
Bij een wijziging van de klant stuurt u de e-mail voordat u begint:
De lay-outwijziging die u op 12 maart vroeg valt buiten de afgesproken opdracht. Ze kost ongeveer 16 uur, wat tegen €80 per uur neerkomt op €1.280 exclusief btw. Wilt u dit per e-mail bevestigen? Dan voegen we het toe als aparte fase.
Wat doet u als het project is afgelopen?
Als het project is afgelopen, schrijft u de definitieve uren per fase naast het budget en bewaart u de tabel. Na een paar projecten heeft u iets beters dan elke vuistregel: u weet dan dat uw conceptfase 70 uur kost, niet 60.
Die cijfers maken de volgende vaste prijs veilig om te offreren. De gidsen over vast bedrag of uurtarief en een prijsvoorstel schrijven vanuit uw eigen eerdere uren nemen het vanaf daar over.
Een project met een vaste prijs bijhouden in ERPFlow
ERPFlow kent geen projectbudgetten, tarieven, kostprijsberekening per project of winstgevendheid, dus het kan geen afwijking tonen of u waarschuwen voor een overschrijding. ERPFlow heeft op dit moment geen timer of urenstaten. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort.
Dit kunt u nu doen:
- Het project: één Projecten-bord voor de opdracht, gekoppeld aan de klant, met één kaart per fase. Zet het budget in de titel, zoals "Concept (budget 60 u)".
- De uren: typ ze in Bestede tijd van elke kaart. De bordenlijst toont het totaal voor het project. Er is geen uitsplitsing per persoon en de tijd heeft geen datum.
- De vergelijking: houd de afwijkingstabel bij in een spreadsheet. De CSV-export van de kaarten geeft u de Bestede tijd van elke kaart in hele minuten, met de projectnaam, dus u hoeft niets over te typen.
- De prijs: zet de vaste prijs op een offerte en zet die per fase om naar een factuur. Elke omzetting maakt een nieuw concept van de hele offerte, dat u terugbrengt tot het aandeel van die fase. Koppel de factuur aan het project onder Gekoppelde documenten.