Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Om een offerte om te zetten naar een factuur wacht u tot de klant hem heeft geaccepteerd, kopieert u de afgesproken regels en prijzen naar een nieuwe factuur, voegt u de gegevens toe die alleen een factuur heeft (een eigen nummer, een factuurdatum en een vervaldatum) en verstuurt u hem. Facturatiesoftware doet het kopiëren voor u, zodat de twee documenten elkaar niet kunnen tegenspreken.
De offerte is een aanbod. De factuur is een verzoek om betaling en in de meeste landen een belastingdocument. Het meeste hieronder komt voort uit dat verschil.
Wat verandert er tussen een offerte en een factuur?
De regels en prijzen worden overgenomen. Bijna alles eromheen verandert.
| Offerte | Factuur | |
|---|---|---|
| Doel | Doet een prijsaanbod | Vraagt om betaling |
| Nummer | Uit de offertereeks | Nieuw nummer uit de factuurreeks |
| Datum die telt | Geldig tot | Vervaldatum |
| Klantgegevens | Een naam van een contactpersoon kan volstaan | Volledige juridische naam en adres, plus btw-nummer waar vereist |
| Kan het veranderen? | Ja, tot acceptatie | Nee. Een verstuurde factuur wordt gecorrigeerd, nooit aangepast |
| Belastinggevolg | Geen | Schept meestal een btw-verplichting |
De klantgegevens zijn de rij die mensen missen. Een offerte kan naar "Maria van Bloom Studio". De factuur moet de rechtspersoon noemen, en een administratie stuurt hem terug als dat niet zo is.
Wanneer zet u de offerte om?
Zet om wanneer het afgesproken factureringsmoment aanbreekt. Dat is niet altijd het moment waarop de klant ja zegt.
- Kleine, snelle opdrachten: factureer het volledige bedrag als het werk klaar is.
- Grotere opdrachten: factureer een aanbetaling bij acceptatie en het restant bij oplevering.
- Lange projecten: factureer in afgesproken fasen. Onze gids over termijnfacturatie legt uit hoe u die opzet.
Welke u ook gebruikt, zet de fasen op de offerte zelf. Een factuur voor een aanbetaling is veel makkelijker te versturen als de klant "30% bij acceptatie" al boven zijn handtekening heeft gezien.
Een offerte omzetten naar een factuur, stap voor stap
- Bevestig de acceptatie. Bewaar het getekende exemplaar of de e-mail waarin ja staat.
- Controleer of de offerte nog geldig is. Is ze verlopen, bevestig dan de prijs voordat u factureert.
- Kopieer de regels. Gebruik de omzetactie van uw software in plaats van over te typen.
- Vul de gegevens van de klant aan. Juridische naam, factuuradres en een btw-nummer als de klant er een heeft.
- Voeg hun kenmerk toe. Vraag of ze een inkoopordernummer op de factuur nodig hebben. Veel grotere klanten kunnen zonder niet betalen.
- Stel de data in. Gebruik de datum van vandaag als factuurdatum en de afgesproken betalingsvoorwaarden voor de vervaldatum.
- Controleer het btw-tarief. Btw volgt doorgaans het tarief dat geldt op het moment dat het werk wordt geleverd, niet toen u offreerde, dus een opdracht die vóór een tariefwijziging is geoffreerd, kan het nieuwe tarief nodig hebben.
- Reik uit en verstuur. Deze stap geeft de factuur zijn nummer en maakt hem definitief.
Een uitgewerkt voorbeeld: één offerte, twee facturen
Hier is een verzonnen voorbeeld. Een verbouwingsbedrijf offreert €4.800 plus 20% btw, met 30% verschuldigd bij acceptatie en het restant bij oplevering.
| Document | Netto | Btw (20%) | Totaal |
|---|---|---|---|
| Offerte QUO-2026-0042 | €4.800 | €960 | €5.760 |
| Factuur 1: aanbetaling, 30% | €1.440 | €288 | €1.728 |
| Factuur 2: restant, 70% | €3.360 | €672 | €4.032 |
| Facturen samen | €4.800 | €960 | €5.760 |
Controleer die laatste rij elke keer. Als de facturen niet optellen tot de offerte, is er een regel gemist of is de opdracht veranderd zonder dat de papieren dat al laten zien. Hoe btw op de aanbetaling werkt, verschilt per land, en de gids over facturen voor aanbetaling en eindbetaling loopt het langs.
Wat als de opdracht veranderde nadat de offerte was geaccepteerd?
Laat de geaccepteerde offerte met rust en voeg de wijziging als aparte regel aan de factuur toe. Geef haar een label zodat niemand hoeft te vragen, bijvoorbeeld "Extra: herbedrading in de gang, per e-mail afgesproken op 14 maart".
Is de wijziging groot, stuur dan een korte nieuwe offerte voor het extra werk en zet die ook om. Het kost een paar minuten, en de klant heeft de extra kosten dan goedgekeurd voordat hij ze op een rekening ziet.
De fouten waardoor facturen worden teruggestuurd
- Een overgetypte prijs. Eén cijfer ernaast en de administratie van de klant stopt de betaling.
- Geen inkoopordernummer, terwijl de klant er een nodig heeft.
- De naam van de contactpersoon in plaats van die van het bedrijf.
- Een verlopen offerte gefactureerd tegen de oude prijs, terwijl uw kosten of hun omvang zijn veranderd.
- De offerte aanpassen na acceptatie. Dan kunt u niet meer laten zien wat is afgesproken.
Een offerte omzetten naar een factuur in ERPFlow
Open in ERPFlow de offerte, kies Omzetten naar factuur, en de klant en de regels worden gekopieerd naar een nieuwe conceptfactuur (factuur). Het concept krijgt de datum van vandaag en vervalt na de betalingstermijn van de offerte. De offerte blijft zoals ze was en de twee documenten zijn gekoppeld, zodat elk de ander toont onder Gekoppelde documenten.
- Om in termijnen te factureren zet u één keer om per fase. Elke omzetting maakt een nieuw concept van de hele offerte, dat u terugbrengt tot het deel van die fase voordat u uitreikt.
- Als de offerte naar een lead ging, vraagt ERPFlow u eerst de lead tot klant te maken en doet daarna in dezelfde stap de omzetting.
- Als u levert voordat u factureert, zet u de offerte om naar een order en de order naar een factuur. Orders zitten in de betaalde abonnementen.
- Wanneer u het concept uitreikt, krijgt het zijn nummer, zoals
INV-2026-0042, en wordt het definitief.
Klanten kunnen een offerte in ERPFlow niet online accepteren of elektronisch ondertekenen. U markeert de offerte zelf als geaccepteerd en kunt het getekende exemplaar eraan toevoegen.