Hoe uitzend- en wervingsbureaus hun klanten factureren

Uitzendbureaus factureren klanten voor tijdelijke krachten wekelijks of tweewekelijks, door de goedgekeurde uren op de urenstaat te vermenigvuldigen met een afgesproken factuurtarief. Wervingsbureaus factureren een eenmalige bemiddelingsvergoeding, meestal een percentage van het salaris van de kandidaat, wanneer de kandidaat accepteert of begint. Retained searches worden in termijnen gefactureerd naarmate de zoektocht vordert.

Welke factuur stuurt elk type bureau?

Elk type bureau factureert iets anders, dus de factuur, het moment en het bewijs erachter verschillen allemaal.

Hoe werkt een uitzendfactuur?

Een uitzendfactuur brengt goedgekeurde uren tegen het afgesproken factuurtarief in rekening, regel voor regel, voor een genoemde week. Hier is een verzonnen voorbeeld van de weekfactuur van een klant met een magazijn, met 20% btw.

Wat deze facturen makkelijk te betalen maakt, is het spoor van verwijzingen: de inkooporder of kostenplaats van de klant, de einddatum van de week en een goedgekeurde urenstaat achter elke regel. Als de klant de uren heeft goedgekeurd, valt er weinig te bespreken. Zo niet, dan komt de factuur terug. Een urenstaat voor teams geeft u een indeling die zo'n regel voedt.

Grote klanten kunnen het proces zelf draaien via een vendor management system, soms met zelffacturering, waarbij de klant de factuur in uw naam opstelt. Artikel 224 van de Btw-richtlijn staat dat toe met voorafgaande overeenstemming en een procedure voor het accepteren van elke factuur, en op de factuur moet de vermelding "Self-billing" staan (artikel 226, punt 10 bis). De officiële Nederlandse tekst van die vermelding is hier niet met zekerheid overgenomen, dus blijft de Engelse staan.

Wat is het verschil tussen opslag en marge?

Opslag meet het factuurtarief ten opzichte van het loon van de werknemer, terwijl marge meet wat overblijft ten opzichte van het factuurtarief, en bureaus die het ene noemen als ze het andere bedoelen, zijn een veelvoorkomende bron van slechte prijsstelling.

Met verzonnen cijfers voor hetzelfde factuurtarief van €24:

Een opslag van 60% klinkt royaal. Er blijft €6 per uur over om uw kantoor, uw consultants en elke klant die te laat betaalt van te betalen. Uitzenden kent ook een kasgat dat een wervingsvergoeding niet heeft: bij een betalingstermijn van 30 dagen kunt u vier of vijf wekelijkse loonbetalingen doen voordat de eerste klantbetaling binnenkomt. Stel uw betalingsvoorwaarden daarop af.

Hoe werkt een factuur voor een bemiddelingsvergoeding?

Een factuur voor een bemiddelingsvergoeding brengt eenmalig een geslaagde plaatsing in rekening, meestal als percentage van het afgesproken salaris van de kandidaat. Het niveau van de vergoeding is een commerciële kwestie voor uw algemene voorwaarden, dus de onderstaande cijfers zijn verzonnen.

Een vergoeding van 20% over een salaris van €48.000 is €9.600, plus 20% btw van €1.920, samen €11.520. Definieer "salaris" in uw voorwaarden voordat u het nodig heeft: of het bonus, commissie of een autovergoeding omvat, kan de vergoeding meer veranderen dan het percentage dat u heeft bedongen.

Bemiddelingsvergoeding: Operations Manager, kandidaat J. Voorbeeld, startdatum 1 februari 2027. 20% van het afgesproken basissalaris van €48.000 voor het eerste jaar, conform algemene voorwaarden van 5 oktober 2026. Voorwaarden voor restitutie: artikel 7.

Restitutie. Veel voorwaarden betalen een deel van de vergoeding terug als de nieuwe werknemer vroegtijdig vertrekt. Hier is een verzonnen glijdende schaal over die vergoeding van €9.600.

Een restitutie verlaagt een factuur die u al heeft uitgereikt, dus ze gaat normaal gesproken op een creditnota in plaats van in een wijziging van de oorspronkelijke factuur.

Retained search. Een retained vergoeding wordt over de zoektocht verdeeld. Als verzonnen voorbeeld: 30% van een salaris van €75.000 is €22.500, gefactureerd in drie termijnen van €7.500: bij opdracht, bij de shortlist en bij plaatsing. De werking is die van termijnfacturatie, met een zoektocht in plaats van een project.

Welke btw geldt voor de factuur van een bureau?

De btw op de factuur van een bureau hangt ervan af of het bureau de werknemer levert of alleen introduceert. HMRC trekt die lijn duidelijk in VAT Notice 700/34:

• Personeel leveren als principaal: btw is verschuldigd over de volledige vergoeding, inclusief personeelskosten die op de klant zijn verhaald (paragraaf 2.3). In de factuur hierboven is dat btw over de volle €3.048, niet over de marge van het bureau.
• Optreden als tussenpersoon, een werknemer introduceren die rechtstreeks een overeenkomst met de klant sluit: dit is een introductiedienst, en btw is verschuldigd over de vergoedingen van het bureau (paragraaf 5.1.2).

De btw over de volledige vergoeding komt terecht bij klanten die haar niet kunnen terugvragen, dus verwacht dat gesprek met hen. Andere landen komen tot eigen antwoorden, dus controleer die van u. Voor klanten in het buitenland, zie de gids over EU-klanten factureren.

Welke regels voor uitzendkrachten beïnvloeden de factuur?

Regels voor uitzendkrachten beïnvloeden de factuur vooral via het factuurtarief en de overnamevergoeding. De regels verschillen per land en veranderen, dus beschouw dit als aanwijzingen om met een adviseur na te gaan.

• Gelijke behandeling: in de EU bepaalt Richtlijn 2008/104/EG, artikel 5 dat de basisarbeids- en werkgelegenheidsvoorwaarden van een uitzendkracht ten minste gelijk moeten zijn aan de voorwaarden die zouden gelden als hij rechtstreeks was aangeworven, en nationale wetten voeren dit verschillend uit. In het Verenigd Koninkrijk gaat het equivalente recht in na 12 aaneengesloten kalenderweken in dezelfde functie bij dezelfde inlener. Als het loon op dat moment stijgt, moeten uw voorwaarden toestaan dat het factuurtarief meebeweegt.
• Overstap naar vast: het EU-recht verklaart bedingen nietig die een klant beletten een uitzendkracht na een opdracht in dienst te nemen, maar staat het bureau een redelijke vergoeding voor zijn diensten toe (artikel 6, lid 2). In het Verenigd Koninkrijk kan een overnamevergoeding alleen onder vaste voorwaarden worden gerekend, en de vergoeding moet in uw overeenkomst met de inlener staan.
• Kosten voor werknemers: artikel 6, lid 3 van dezelfde richtlijn verbiedt bureaus werknemers kosten in rekening te brengen voor het regelen van hun aanwerving door de klant.
• Vergunningen: in sommige landen en sectoren moet een bureau een vergunning hebben. Controleer dat voordat u een klant in een nieuw land factureert.

De Britse overheid heeft wijzigingen van dit kader ter consultatie voorgelegd, dus controleer de huidige stand van zaken daar.

Klanten van uitzend- en wervingsbureaus factureren in ERPFlow

ERPFlow heeft vandaag geen timer of urenstaten. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort. Het heeft geen loonadministratie, geen roosterplanning en geen kandidaatbeheer, dus het regelt de factuur en niet de plaatsing.

• Tarieven: voeg elke functie toe als dienst met de eenheid hr en het factuurtarief. Tarieven die per klant verschillen, typt u over op de regel.
• Weekfacturen: voer goedgekeurde uren in als hoeveelheid op een regel van een factuur en zet de week en de werknemer in de omschrijving. Dupliceren kopieert de factuur van vorige week naar een nieuw concept, zodat u de regels niet opnieuw hoeft te typen. Een terugkerende factuur past hier niet, omdat de regels bij elke run identiek zijn.
• Verwijzingen: het veld Bestelnummer bevat de inkooporder van de klant en wordt op de pdf afgedrukt.
• Urenstaten als bewijs: koppel de goedgekeurde urenstaat aan de factuur. Bijlagen blijven in uw dossier en worden niet met de factuur gemaild, dus stuur de urenstaat apart mee als de klant die wil.
• Bemiddelingsvergoedingen: één regel op een factuur, met de tekst hierboven in de omschrijving.
• Restituties: ERPFlow heeft geen creditnota als document. Markeren als geannuleerd en Dupliceren regelen een volledige annulering en heruitgifte, maar voor een gedeeltelijke restitutie heeft u een creditnota uit uw administratiepakket nodig.

De klantpagina van elke klant toont de netto omzet en wat er openstaat. ERPFlow laat geen marge per werknemer, per klant of per plaatsing zien.