Zo zet u een projectnummering op

Om een projectnummering op te zetten kiest u een formaat met een jaar en een oplopende reeks, zoals 2026-042, houdt u een register van één regel per uitgegeven nummer bij en hergebruikt of wijzigt u nooit een nummer. Zet het nummer vooraan in elk bord, elke map, elk bestand en elk e-mailonderwerp dat bij het project hoort.

Wat maakt een goed projectnummer?

Een goed projectnummer identificeert één klus voor altijd en is kort genoeg om door de telefoon te zeggen. Die twee eisen sluiten de meeste slimme schema's uit.

Welk formaat voor projectnummers moet u gebruiken?

De meeste kleine bedrijven kunnen het best het jaar en een reeks van drie cijfers gebruiken. Kies iets ingewikkelders alleen als u het probleem kunt noemen dat het oplost.

Houd bij de lengte rekening met groei. Drie cijfers geven u 999 projecten per jaar, en vier zien er gek uit bij een bedrijf dat er 30 opent.

Wanneer moet een project zijn nummer krijgen?

Een project moet zijn nummer krijgen als de opdracht binnen is, niet als u voor het eerst offreert. Als u elke aanvraag nummert, loopt uw reeks vol met werk dat u nooit heeft gedaan en zegt 2026-042 steeds minder.

Als u ook naar voorstellen wilt verwijzen, geef die dan een aparte reeks, zoals P-2026-118, en noteer het projectnummer ernaast zodra het voorstel een project wordt. Beide nummers blijven dan eerlijk: de ene telt voorstellen en de andere telt klussen.

Hoe verwerkt u fasen, wijzigingen en deelprojecten?

Verwerk fasen en wijzigingen met een achtervoegsel op het oorspronkelijke nummer, zodat het basisnummer nooit verandert en al het verwante werk bij elkaar sorteert.

De toets voor een nieuw nummer is of u de kosten en facturen ervan los van de eerste klus wilt zien. Zo niet, dan is het een achtervoegsel of gewoon een kaart op hetzelfde bord.

Hoe ziet een projectregister eruit?

Een projectregister is één lijst met een rij per uitgegeven nummer, en het is het enige onderdeel van het systeem dat voorkomt dat twee mensen hetzelfde nummer nemen. Hier is een verzonnen voorbeeld.

Geef één persoon de taak nummers uit te geven, of houd het blad gedeeld en neem de eerstvolgende vrije rij. Een geannuleerde klus blijft op de lijst staan, zoals 2026-043 hier.

Als u overstapt van een ouder schema, nummer dan geen eerdere klussen om. Begin vandaag de nieuwe reeks, en noteer de oude verwijzing waar een nieuwe klus op een oude volgt, zoals in de laatste rij. Oude bestanden blijven vindbaar onder hun oude nummers.

Moeten projectnummers en factuurnummers aan elkaar gekoppeld zijn?

Projectnummers en factuurnummers moeten gescheiden blijven, met het projectnummer als verwijzing op de factuur. Een factuurnummer heeft een wettelijke taak: onder artikel 226 van de Btw-richtlijn moet het opeenvolgend zijn, gebaseerd op een of meer reeksen, en de factuur uniek identificeren. Een projectnummer heeft geen van die taken.

De richtlijn staat meer dan één reeks toe, maar een aparte factuurreeks per project laat u met honderden reeksen achter die u moet uitleggen, en elke reeks met een gat roept een vraag op. Houd één factuurreeks aan en lees de gids over facturen nummeren voor de inrichting.

Zet daarna de projectverwijzing op de factuur, in de regelomschrijving of in de notities:

Achteruitbouw, fase 2 van 4, uw projectverwijzing 2026-042.

Waar moet het projectnummer verschijnen?

Het projectnummer moet vooraan staan op elke plek waar iemand later naar de klus kan zoeken. Dit zijn de gebruikelijke plekken.

• Mappen: 2026-042 Rear extension. Met het nummer vooraan sorteren de mappen op openingsdatum.
• Bestandsnamen: 2026-042 Structural calcs rev B.pdf. Vermijd / en \, de scheidingstekens van paden.
• E-mailonderwerpen: [2026-042] Drawing revision B, zodat een zoekopdracht de hele conversatie vindt.
• Offertes en facturen: als verwijzing op het document.
• Tijdregistraties en bestellingen bij leveranciers: zodat kosten aan de klus gekoppeld kunnen worden. Zie declarabele uren per project bijhouden.

Twee spreadsheetvallen kunnen een goed formaat breken. Korte vormen zoals 26-04 of 2026-04 kunnen bij het typen of openen in Excel in datums veranderen, wat een reeks van drie cijfers voorkomt. Gewone getallen met voorloopnullen, zoals 00042, verliezen hun nullen op dezelfde manier, dus houd een letter of een koppelteken in het nummer. Test uw formaat door het in een leeg blad te typen en er een csv van te openen voordat u zich eraan bindt.

Projecten nummeren in ERPFlow

De projecten van ERPFlow zijn borden met namen, en ze hebben geen automatisch projectnummer of teller voor het volgende nummer. Typ het nummer aan het begin van de naam van het bord, zoals in 2026-042 Rear extension, en houd het register elders bij. De gids over hoe projecten werken behandelt borden en kaarten.

• Een klus vinden: de zoekfunctie van de bordenlijst vindt de naam van het bord en de naam of het bedrijf van de gekoppelde klant, en de kolom Naam sorteert. Met nummers van vaste lengte staan de borden op volgorde.
• Documenten: facturen, offertes en orders nummeren zichzelf in eigen reeksen, zoals INV-2026-0042. Het voorvoegsel stelt u in bij Instellingen > Bedrijfsgegevens. Dit kan niet per project worden ingesteld, en dat wilt u ook.
• Een project koppelen: een offerte, order of factuur kan onder Gekoppelde documenten aan een bord worden gekoppeld. Die koppeling is intern en wordt niet afgedrukt.
• Het nummer aan de klant tonen: typ het in de regelomschrijving van de factuur of bij Notities, die allebei worden afgedrukt. Het veld Bestelnummer wordt ook afgedrukt, maar gaat als inkooporderverwijzing mee in de e-factuur, dus bewaar dat voor de eigen inkooporder van de klant als die er is.
• Borden hernoemen: de csv-import van projectkaarten verwijst naar een bord met zijn naam, en het bord moet al bestaan. Borden nummeren voordat u importeert bespaart u het opnieuw maken van het bestand.

De projecten van ERPFlow bevatten geen budgetten of kosten per project, dus het nummer helpt u een klus te vinden, maar levert geen rapport met projectkosten op.