Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Om declarabele en niet-declarabele uren bij te houden registreert u al uw werktijd in plaats van alleen het doorberekenbare deel, markeert u elke regel als declarabel of niet en geeft u niet-declarabele regels een korte redencode. Aan het einde van de maand ziet u dan hoeveel uren geld opleverden en waar de andere blijven.
Wat is het verschil tussen declarabele en niet-declarabele uren?
Declarabele uren zijn tijd die u volgens uw overeenkomst met een klant aan die klant mag doorberekenen. Niet-declarabele uren zijn al het andere dat u werkt, en dat omvat zowel enig klantwerk als interne taken zoals verkoop en administratie.
De overeenkomst trekt de grens, dus dezelfde taak kan bij verschillende klanten aan een andere kant vallen. Een gesprek dat bij een opdracht per uur doorberekenbaar is, kan bij een retainer in de vergoeding zijn inbegrepen.
Is deze taak declarabel? Een beslistabel
| Taak | Meestal | Wat het bepaalt |
|---|---|---|
| Het afgesproken werk doen | Declarabel | Niets, dit is de opdracht |
| Gesprekken en e-mails over de opdracht | Declarabel | Sommige vergoedingen bevatten een bepaald contactniveau |
| Onderzoek voor de opdracht van één klant | Declarabel | Algemeen lezen dat elke klant helpt, is dat niet |
| Wijzigingen waar de klant om vroeg | Declarabel | Of ze buiten de scope vallen en schriftelijk zijn afgesproken |
| Uw eigen fout herstellen | Niet-declarabel | Niets, de klant hoort hier niet voor te betalen |
| Reizen | Hangt ervan af | Uw offerte. Zie reistijd factureren |
| Een offerte of voorstel schrijven | Niet-declarabel | Een betaalde verkenningsfase is de uitzondering |
| Een hulpmiddel leren dat de opdracht nodig heeft | Meestal niet-declarabel | Alleen declarabel als de klant erom vroeg en instemde |
| Facturen voorbereiden en najagen | Niet-declarabel | Niets |
| Teamoverleg, training, administratie | Niet-declarabel | Niets |
Voor een taak die niet in de lijst staat, vraagt u of de opdracht van deze klant haar nodig had, of uw overeenkomst u toestaat haar door te berekenen en of u het prettig zou vinden haar op een regel van zijn factuur te beschrijven. Een nee op een van die vragen maakt haar niet-declarabel.
Hoe zet u de registratie op?
Voeg twee kolommen toe aan uw urenlogboek: Declarabel (Ja of Nee) en Reden. Houd de lijst redenen kort, want een lijst van twintig codes eindigt met alles onder "Overig".
| Reden | Gebruik het voor | Klant noemen? |
|---|---|---|
| Herwerk | Uw eigen fout herstellen | Ja |
| Coulance | Extra werk dat u besloot niet door te berekenen | Ja |
| Verkoop | Offertes, voorstellen, gesprekken met prospects | Als die er is |
| Administratie | Facturering, boekhoudwerk, planning | Nee |
| Training | Cursussen, lezen, oefenen | Nee |
Noem de klant bij niet-declarabel klantwerk. Herwerk aan een opdracht maakt deel uit van wat die opdracht werkelijk kostte, en u wilt dat weten als u de volgende prijst.
Markeer elke regel wanneer u haar registreert, want degene die het werk doet weet het best of het herwerk was. Als uw kolommen benoemde bereiken zijn, is het declarabele maandtotaal in een spreadsheet =SUMIFS(Hours, Month, "2026-03", Billable, "Yes"), en dezelfde formule met Reason geeft u elke code.
Een uitgewerkt voorbeeld: de cijfers van een maand lezen
Hier is een verzonnen voorbeeld. Een adviseur die €90 per uur rekent, registreert in maart 160 uur.
| Categorie | Uren | Aandeel | Waarde tegen €90 | Wat u zich afvraagt |
|---|---|---|---|---|
| Declarabel | 104 | 65,00% | €9.360 | Is alles gefactureerd? |
| Herwerk | 8 | 5,00% | €720 | Wat ging er mis, en bij welke opdracht? |
| Coulance | 4 | 2,50% | €360 | Was het bewust? |
| Verkoop | 18 | 11,25% | Komt er daardoor werk binnen? | |
| Administratie | 16 | 10,00% | Wat kan weg of worden overgedragen? | |
| Training | 10 | 6,25% | Was het gepland? | |
| Totaal | 160 | 100,00% |
Herwerk en coulance zijn de rijen om eerst te lezen. Samen zijn ze 12 uur klantwerk ter waarde van €1.080 tegen het normale tarief, en ze leverden niets op. Als u alleen declarabele tijd registreert, bestaat dat getal niet.
De 65% is een aandeel van de geregistreerde uren. Het voedt rechtstreeks een verkooptarief per uur, maar is niet precies dezelfde maat als bezettingsgraad, die meestal wordt berekend tegenover beschikbare uren. De gids over bezettingsgraad en declarabele uren legt het verschil uit.
Wanneer wordt een declarabel uur een waardevermindering?
Een declarabel uur wordt een waardevermindering wanneer u het van plan was door te berekenen en vervolgens besluit minder te rekenen. Niet-declarabele tijd zou nooit worden doorberekend, dus de twee moeten in uw administratie gescheiden blijven.
Houd die uren als declarabel gemarkeerd en leg de verlaging bij het factureren vast als waardevermindering. Als u ze stilletjes opnieuw markeert als niet-declarabel, kan het logboek niet meer laten zien dat de opdracht uitliep. Waardevermindering of afschrijving behandelt hoe u elk vastlegt.
De fouten die de cijfers nutteloos maken
- Alleen declarabele tijd registreren. U krijgt wat u voor facturen nodig heeft en leert niets over de rest van de week.
- "Overig" als reden. Als het meer dan een regel of twee per maand is, heeft u een nieuwe code nodig.
- Nul niet-declarabele tijd nastreven. Verkoop en training houden het bedrijf draaiend. Het doel is een verstandig aandeel.
- Mensen straffen voor het getal. Doet u dat, dan wordt niet-declarabele tijd als declarabel geregistreerd, of helemaal niet meer.
Declarabele tijd scheiden in ERPFlow
ERPFlow heeft vandaag geen timer of urenstaten. Tijdregistratie, inclusief het omzetten van geregistreerde tijd in facturen, komt binnenkort. Een kaart in Projecten heeft een getypt veld Bestede tijd, en er is geen declarabel-vlag, redencode of rapport per persoon.
U kunt de tijd toch splitsen met borden, omdat totalen per bord worden opgeteld. Houd doorberekenbaar werk op borden die aan een klant zijn gekoppeld, en zet verkoop, administratie, training en niet doorberekend klantwerk op een intern bord zonder klant. De pagina van de klant toont dan de doorberekenbare tijd per gekoppeld bord, met een totaal.
Het is een afspraak en geen rapport. Tijd op een kaart heeft geen datum, dus een bordtotaal kan u niet vertellen wat er in maart gebeurde, en het uitgewerkte voorbeeld hierboven hoort nog steeds in een spreadsheet. Gefactureerde uren bestaan pas zodra iemand ze op een factuur typt.