Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Regels en cijfers uit andere bronnen gecontroleerd op 6 november 2026. Ze veranderen, dus controleer ze bij de bron voordat u erop vertrouwt.
Algemene informatie, geen belasting- of juridisch advies. De regels hangen af van uw land en uw situatie, dus leg alles met fiscale of juridische gevolgen voor aan uw accountant.
Een offerte doet vóór het werk een prijsaanbod. Een factuur vraagt om betaling zodra het werk is afgesproken of gedaan, en is meestal het belastingdocument. Een bon bevestigt dat het geld is ontvangen. Ze markeren verschillende momenten in één verkoop, en alleen de factuur bevat normaal de btw-gegevens die uw klant nodig heeft om belasting terug te vragen.
Wat is het verschil tussen een offerte, een factuur en een bon?
Het verschil tussen een offerte, een factuur en een bon is welke vraag elk beantwoordt en wat daardoor gebeurt.
| Offerte | Factuur | Bon | |
|---|---|---|---|
| Vraag die het beantwoordt | Wat gaat het kosten? | Wat bent u verschuldigd, en vóór wanneer? | Heeft u betaald? |
| Wanneer uitgereikt | Vóór het werk | Op het afgesproken factureringsmoment | Als het geld binnenkomt |
| Wie erop vertrouwt | De klant, bij zijn beslissing | De administratie van de klant en de belastingdienst | De administratie van de klant |
| Juridisch gevolg | Een aanbod, dat acceptatie doorgaans tot een overeenkomst maakt | Legt vast wat verschuldigd is | Bewijs van betaling |
| Nummer | Uit een eigen reeks | Doorlopend en uniek, voor de btw | Niet vereist, tenzij het tevens een vereenvoudigde factuur is |
| Btw-gevolg | Geen | Legt de btw meestal vast of doet haar ontstaan | Op zichzelf geen |
| Kan de klant er btw op terugvragen? | Nee | Ja, als hij geldig is | Alleen als hij voldoet aan de regels voor een vereenvoudigde factuur |
| Als het fout is | Opnieuw uitreiken vóór acceptatie | Corrigeren met een nieuw document | Een nieuwe uitreiken |
Het meeste misverstand komt doordat mensen dit zien als versies van één document. Dat zijn ze niet. Een overgetypte offerte met "FACTUUR" bovenaan mist meestal de helft van wat een factuur nodig heeft. Een offerte omzetten naar een factuur loopt langs wat er moet veranderen.
Is een offerte juridisch bindend?
Een offerte is doorgaans bindend zodra de klant haar accepteert, omdat een geaccepteerd aanbod meestal een overeenkomst vormt, terwijl een raming doorgaans niet bindt, omdat ze slechts een onderbouwde schatting is. Het nationale contractenrecht bepaalt de details, en in sommige landen kan een aanbod met een vermelde geldigheidsdatum voor die datum niet worden ingetrokken.
Noem het document dus wat het is. Kan de prijs nog bewegen, zet dan "Raming" bovenaan en zeg wat haar kan veranderen. Verbindt u zich, schrijf dan "Offerte", noem de omvang en geef een geldig-tot-datum, zodat een oude prijs niet een jaar later nog kan worden geaccepteerd.
Is een factuur hetzelfde als een bon?
Een factuur is niet hetzelfde als een bon, want een factuur vraagt om geld dat nog niet is betaald en een bon legt geld vast dat wel is betaald. Een factuur die als betaald is gemarkeerd, met datum en bedrag, kan beide taken vervullen, en veel kleine bedrijven gebruiken hem zo.
De overlap die u moet kennen, is de vereenvoudigde factuur. Een kassabon kan voor een kleine verkoop als btw-document dienen als hij de vereiste gegevens toont:
- In de EU moeten landen een vereenvoudigde factuur toestaan tot €100, met uitzonderingen voor sommige grensoverschrijdende verkopen. Hij heeft minstens nodig: de uitgiftedatum, uw identificatie, het soort goederen of diensten en het btw-bedrag of de informatie om het te berekenen (artikelen 220a en 226b van de btw-richtlijn).
- In het Verenigd Koninkrijk is een vereenvoudigde factuur toegestaan als de levering £250 of minder bedraagt en de klant instemt. Hij toont uw naam, adres en btw-nummer, het tax point, een omschrijving en het totaal en het btw-tarief (de btw-gids van HMRC, paragraaf 16.6.1).
Boven die grenzen heeft een zakelijke klant een volledige factuur nodig om een btw-aanvraag te onderbouwen. Sommige landen eisen ook een bon bij winkel- of contante verkopen, soms van een geregistreerde kassa, dus controleer die van u als u over een toonbank verkoopt.
Waar passen ramingen, proformafacturen en inkooporders?
Ramingen, proformafacturen en inkooporders staan rond de drie hoofddocumenten, en twee daarvan worden geregeld voor facturen aangezien.
| Document | Wat het is | Fout om te vermijden |
|---|---|---|
| Raming | Een globale prijs, open voor wijziging | Haar offerte noemen en eraan gehouden worden |
| Proformafactuur | Een aanbod in factuurvorm, vaak om vóór levering betaald te krijgen | Hem als belastingdocument behandelen. HMRC zegt dat hij geen btw-aanvraag kan onderbouwen en moet zijn gemarkeerd met "dit is geen btw-factuur" (paragraaf 17.3), en dat er een echte btw-factuur moet volgen |
| Inkooporder | Het eigen document van de klant waarmee hij zich tot kopen verbindt | Het nummer ervan van uw factuur weglaten |
| Pakbon | Bewijs dat goederen zijn aangekomen | Hem sturen in plaats van een factuur |
| Creditnota | Verlaagt of annuleert een uitgereikte factuur | In plaats daarvan de factuur aanpassen |
| Rekeningoverzicht | Somt op wat openstaat en betaald is voor één klant | Verwachten dat het de facturen vervangt |
Eén opdracht, elk document: een uitgewerkt voorbeeld
Hier is een verzonnen voorbeeld. Een elektricien herbedraadt een winkel voor €2.000 plus 20% btw, met 30% verschuldigd bij acceptatie.
| Datum | Document | Netto | Btw | Totaal | Klant is daarna verschuldigd |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 maart | Offerte QUO-2026-0031 | €2.000 | €400 | €2.400 | €0: nog niets |
| 6 maart | Factuur INV-2026-0107, aanbetaling 30% | €600 | €120 | €720 | €720 |
| 7 maart | Bon voor de aanbetaling | €720 | €0 | ||
| 24 maart | Factuur INV-2026-0119, restant 70% | €1.400 | €280 | €1.680 | €1.680 |
| 30 maart | Bon voor het restant | €1.680 | €0 |
De twee facturen tellen op tot de offerte: €600 en €1.400 netto, €120 en €280 btw, €720 en €1.680 in totaal. De offerte zelf kwam nooit in de boeken. Ze legde vast wat was afgesproken, en dat is haar hele taak. Hoe btw op de aanbetaling werkt, staat in facturen voor aanbetaling en eindbetaling.
Vraagt een klant om een bon, dan volstaat deze tekst:
Met dank ontvangen: €720,00 op 7 maart 2026 per bankoverschrijving, ter betaling van factuur INV-2026-0107 van Bright Spark Electrical Ltd. Resterend saldo op deze factuur: €0,00.
Verwarring die echte problemen geeft
- Btw terugvragen op een offerte of proformafactuur. De klant heeft dan geen geldig document, en de aanvraag kan mislukken bij een controle.
- Eén nummerreeks delen tussen offertes en facturen. Afgewezen offertes laten dan gaten achter in uw factuurnummering, en u zou elk gat moeten uitleggen.
- Een factuur uitreiken voor een opdracht die niet is geaccepteerd. Het kan een btw-verplichting scheppen voor een verkoop die nooit plaatsvindt, en annuleren kost nog een document.
- Een pinbon behandelen als bon voor de btw. Een bon die alleen het betaalde bedrag toont, noemt de btw niet en onderbouwt dus geen aanvraag.
Offertes, facturen en bonnen in ERPFlow
Offertes en facturen zijn in ERPFlow aparte documenten, elk met een eigen nummering, zoals QUO-2026-0031 en INV-2026-0107. Omzetten naar factuur kopieert een offerte naar een nieuw concept en koppelt de twee. U markeert een offerte met de hand als geaccepteerd of afgewezen, omdat klanten er online niet mee kunnen instemmen of hem kunnen ondertekenen.
ERPFlow heeft geen bondocument en geen proformafactuur. Zodra u een betaling heeft geregistreerd, vervangen twee dingen een bon. Een betaalde factuur opnieuw mailen verstuurt hem met een regel dat hij volledig is betaald, en de pdf van een gedeeltelijk betaalde factuur toont Betaald en Openstaand bedrag. De pdf van een volledig betaalde factuur toont geen betaaldstempel, dus als een klant een formele bon nodig heeft, schrijft u er een met de tekst hierboven.
Bonnen die u van leveranciers krijgt, horen bij een uitgave, waar u het bestand kunt bijvoegen of, op een telefoon, kunt fotograferen. ERPFlow leest de bedragen niet uit de afbeelding, dus die typt u zelf in.