Facturen afstemmen met betalingen voor dienstverleners

Facturen afstemmen betekent dat u elke factuur die u heeft uitgereikt koppelt aan het geld dat ervoor is ontvangen, zodat elk saldo in uw administratie echt onbetaald is. Een dienstverlener heeft ook een tweede controle: dat al het geleverde werk is gefactureerd. Doe beide maandelijks, uitgaand van het bankafschrift en niet van uw geheugen.

Wat betekent facturen afstemmen voor een dienstverlener?

Facturen afstemmen is voor een dienstverlener twee aparte controles. De eerste loopt van facturen naar de bank: is elke factuur betaald, en zeggen uw gegevens dat ook? De tweede loopt van het werk naar de facturen: is alles wat u leverde gefactureerd?

De tweede controle is die welke een bedrijf dat goederen verkoopt niet op dezelfde manier nodig heeft. Voorraad verlaat een magazijn en laat een spoor achter. Een extra middag werk of een fase die stilletjes eindigde, laat niets achter, en niemand belt om u eraan te herinneren. U kunt ook "driewegmatching" tegenkomen van inkooporders, leveringen en leveranciersfacturen, wat een inkoopcontrole is en een andere klus.

Hoe stemt u facturen af met de bank?

U stemt facturen af met de bank door het afschrift regel voor regel af te werken en dan het totaal te bewijzen. Reserveer aan het maandeinde een uur en volg deze volgorde.

1. Markeer elke klantontvangst op het bankafschrift. Laat uitgaande betalingen en overboekingen tussen uw eigen rekeningen weg.
2. Koppel elke ontvangst aan een factuur op kenmerk, dan bedrag, dan klantnaam.
3. Voer in wat nog niet is geregistreerd, met de datum op het afschrift.
4. Maak een lijst van wat overblijft. Ontvangsten die u niet kunt plaatsen, komen op een eigen lijst en niet bij de dichtstbijzijnde waarschijnlijke factuur.
5. Reken uit wat nog verschuldigd zou moeten zijn, zoals in het voorbeeld hieronder.
6. Maak een lijst van de openstaande saldi en tel ze op. De twee bedragen moeten overeenkomen.
7. Zoek elk verschil en schrijf op wat het was. Jaag daarna de klanten na die u echt iets verschuldigd zijn.

Doe dit voordat u herinneringen stuurt. Iemand najagen voor een factuur die hij drie weken geleden betaalde, kost meer goodwill dan de vertraging waard was.

Een uitgewerkte afstemming aan het maandeinde

Een afstemming aan het maandeinde vergelijkt wat verschuldigd zou moeten zijn met wat uw openstaande facturen zeggen. Hier is een verzonnen voorbeeld voor oktober. Gebruik overal bedragen inclusief btw, want dat betalen klanten.

De twee totalen komen overeen, dus de maand is afgestemd. Bewaar een kopie met de datum erop, want de eerste regel van volgende maand is de laatste van deze maand.

Hoe vindt u een afstemmingsverschil?

Een afstemmingsverschil verraadt meestal zelf zijn oorzaak, dus kijk naar de grootte voordat u naar iets anders kijkt.

Waarom komen betalingen niet overeen met facturen?

Betalingen komen om een handvol gewone redenen niet overeen met facturen, en elke heeft een vaste oplossing.

Deelbetalingen hebben hun eigen gids.

Hoe controleert u of al uw werk is gefactureerd?

U controleert of al het werk is gefactureerd door te beginnen bij een lijst van het werk en niet bij een lijst van facturen. Facturen kunnen u niet laten zien wat eraan ontbreekt. Loop deze punten eens per maand na:

• Geaccepteerde offertes: de facturen die ervan zijn gemaakt, moeten optellen tot de offerte, of tot de tot nu toe gefactureerde fasen.
• Termijnbetalingen: elke fase die deze maand klaar was, moet een factuur met een datum van deze maand hebben.
• Retainers: één factuur per klant, per periode. Een maandelijkse retainer die is gepauzeerd en nooit hervat, wordt makkelijk gemist.
• Extra werk: alles wat tijdens een opdracht per e-mail is afgesproken.
• Door te belasten kosten: controleer uw uitgaven op alles wat u wilde doorberekenen.

Wat u vindt, komt op een WIP-rapport of direct op een factuur. Dit de maand na het werk doen is veel makkelijker dan drie maanden later, als de klant zijn budget al heeft gesloten.

Facturen afstemmen in ERPFlow

ERPFlow heeft geen bankkoppeling, geen import van bankafschriften en geen koppeling van betalingen. U leest het afschrift en voert elke ontvangst zelf in met Betaling registreren bij de factuur, met de datum van de bank en een opmerking voor het kenmerk. ERPFlow maakt ook het bewijs aan het maandeinde hierboven niet, dus dat leeft in uw spreadsheet.

Wat het u biedt om mee te werken:

• De lijst Facturen filtert op Achterstallig, Gedeeltelijk betaald en Te veel betaald, en op periode, zodat u kunt zien wat in een maand is uitgereikt.
• Het dashboard toont Openstaand en Achterstallig in uw basisvaluta. Die cijfers zijn exclusief btw, met de btw eronder, dus tel de twee bij elkaar op voordat u ze vergelijkt met de lijst met saldi hierboven. Gedeeltelijk betaalde facturen tellen alleen voor wat er nog openstaat.
• Bijlagen bij een factuur kunnen een betalingsspecificatie of betalingsbevestiging bevatten. Ze blijven intern en gaan nooit naar de klant.
• Markeren als geannuleerd en Terugbetaling registreren handelen de correcties af, als u ze nodig heeft.

Voor de tweede controle toont een offerte de facturen die ervan zijn gemaakt onder Gekoppelde documenten, zodat u kunt zien wat ertegen is gefactureerd. Ook een project kan worden gekoppeld aan zijn klant, offertes, orders en facturen.