Laatst bijgewerkt op 6 november 2026
Algemene informatie, geen belasting- of juridisch advies. De regels hangen af van uw land en uw situatie, dus leg alles met fiscale of juridische gevolgen voor aan uw accountant.
Een factuurmail waar klanten op reageren zet vier feiten in de eerste twee regels: het factuurnummer, het bedrag, de vervaldatum en hoe te betalen. Voeg de factuur als pdf bij, geef het bestand een duidelijke naam, stuur hem naar wie betalingen goedkeurt en schrijf een onderwerpregel die zes weken later nog te vinden is.
De persoon die hem leest, heeft misschien nog nooit van u gehoord. Schrijf voor hen en niet voor de contactpersoon met wie u hebt gesproken.
Wat moet de onderwerpregel van een factuurmail zeggen?
De onderwerpregel van een factuurmail moet het woord "factuur" noemen, het nummer, de naam van uw bedrijf en, als er ruimte is, het bedrag en de vervaldatum, want daarop zoekt iemand als de betaalrun eraan komt.
| Zwak | Beter | Waarom |
|---|---|---|
| Factuur | Factuur INV-2026-0042 van Harbour Signs: €2.304,00 te betalen vóór 28 april | Vindbaar, en beantwoordt de eerste vraag zonder te openen |
| Factuur bijgevoegd | Factuur INV-2026-0042, PO 5518, Harbour Signs | Administraties koppelen vaak op het ordernummer |
| Maart | Retainer maart: factuur INV-2026-0061 van Harbour Signs | "Maart" alleen komt niet naar boven bij zoeken |
Standaardsjabloon voor een factuurmail
De standaard factuurmail werkt voor elke routinefactuur aan een klant die u al kent. Vervang de gegevens tussen haakjes.
Onderwerp: Factuur [nummer] van [uw bedrijf]: [bedrag] te betalen vóór [vervaldatum]
Beste [naam],
In de bijlage vindt u factuur [nummer] voor [waar het over gaat]. Het totaal is [bedrag] inclusief btw, te betalen vóór [vervaldatum].
Betaal graag per bankoverschrijving naar [naam rekeninghouder], IBAN [IBAN], onder vermelding van [nummer] als betalingskenmerk.
Klopt er iets niet met wat u verwachtte, antwoord dan op deze e-mail en ik los het op.
Met vriendelijke groet, [uw naam]
De regel die uitnodigt tot een vraag is belangrijker dan hij lijkt. Een probleem dat vandaag wordt gemeld, kost u een dag. Hetzelfde probleem op de vervaldatum kost u de hele betalingstermijn, en u begint opnieuw.
E-mail voor een eerste factuur aan een nieuwe klant
Een e-mail voor een eerste factuur moet ook de papieren bevestigen, want dan komt een verkeerd adres of een ontbrekende leveranciersregistratie aan het licht.
Onderwerp: Eerste factuur van [uw bedrijf]: [nummer], [bedrag] te betalen vóór [vervaldatum]
Beste [naam],
Hierbij onze eerste factuur, [nummer], voor [waar het over gaat]: [bedrag] inclusief btw, te betalen vóór [vervaldatum]. De betaalgegevens staan op de pdf.
Kunt u twee dingen bevestigen? Dat dit het juiste adres voor facturen is, en dat er verder niets nodig is om hem te betalen, zoals een inkoopordernummer of een leveranciersformulier. Moet hij naar iemand anders, laat me dan weten naar wie, dan stuur ik hem direct door.
Alvast bedankt, [uw naam]
E-mail naar een administratiepostbus met een inkooporder
Een e-mail naar een administratiepostbus moet beginnen met het inkoopordernummer, want daarop koppelt de lezer, en die kent het project van uw contactpersoon niet.
Onderwerp: Factuur [nummer], PO [ordernummer], [uw bedrijf], [bedrag]
Goedendag,
In de bijlage vindt u factuur [nummer], opgesteld bij inkooporder [ordernummer] van [naam contactpersoon].
Bedrag: [bedrag] inclusief btw. Vervaldatum: [vervaldatum]. Onze gegevens en bankrekening staan op de factuur.
Laat het me weten als u nog iets nodig heeft om hem te verwerken.
Met vriendelijke groet, [uw naam]
Zet uw contactpersoon in kopie, zodat die weet dat hij is aangekomen en hem kan goedkeuren. Vraagt de klant om facturen via een portaal, gebruik dan het portaal, want een gemailde kopie wordt mogelijk simpelweg genegeerd.
E-mail voor een factuur voor een aanbetaling
Een e-mail voor een factuur voor een aanbetaling moet zeggen wat er gebeurt zodra hij is betaald, want een klant die ziet wat de betaling in gang zet, heeft een reden om snel te betalen. De gids over aanbetaling en eindbetaling legt uit hoe u die factureert.
Onderwerp: Factuur [nummer] voor aanbetaling: [bedrag] om [opdracht] te bevestigen
Beste [naam],
Bedankt voor het accepteren van onze offerte. In de bijlage vindt u factuur [nummer] voor de aanbetaling van [percentage]%: [bedrag] inclusief btw, te betalen vóór [vervaldatum].
Zodra hij is betaald, plannen we [start van het werk] in. Het restant van [restant] factureren we bij oplevering, zoals in de offerte staat.
Alvast bedankt, [uw naam]
E-mail voor een maandelijkse factuur
Een e-mail voor een maandelijkse factuur kan heel kort zijn, want er hoort niets veranderd te zijn. Zeg dat, en maak het duidelijk als er wel iets is veranderd.
Onderwerp: Factuur [maand] [nummer] van [uw bedrijf]: [bedrag] te betalen vóór [vervaldatum]
Beste [naam],
Uw factuur voor [maand] is bijgevoegd: [nummer], voor [bedrag] inclusief btw, te betalen vóór [vervaldatum]. Hetzelfde als vorige maand, zonder wijzigingen.
Alvast bedankt, [uw naam]
E-mail als een klant zegt dat de factuur nooit is aangekomen
Een e-mail waarmee u een factuur opnieuw verstuurt, moet het oorspronkelijke nummer en de oorspronkelijke data behouden, want dit is een kopie en geen nieuwe rekening. Stel de vervaldatum niet opnieuw in tenzij u dat heeft afgesproken.
Onderwerp: Kopie van factuur [nummer] van [uw bedrijf], te betalen vóór [vervaldatum]
Beste [naam],
Excuses dat u deze niet heeft ontvangen. Hierbij een kopie van factuur [nummer], uitgereikt op [factuurdatum], voor [bedrag], te betalen vóór [vervaldatum].
Kunt u bevestigen dat hij nu is aangekomen, en of een ander adres hem had moeten krijgen?
Alvast bedankt, [uw naam]
E-mail voor een gecorrigeerde factuur
Een e-mail voor een gecorrigeerde factuur moet zeggen welk nummer is geannuleerd en welk het vervangt, anders betaalt de klant mogelijk beide of geen van beide.
Onderwerp: Gecorrigeerde factuur [nieuw nummer] vervangt [oud nummer]
Beste [naam],
We hebben een fout gevonden op factuur [oud nummer]: [wat er fout was]. Die factuur is nu geannuleerd, dus u kunt hem negeren.
De gecorrigeerde factuur, [nieuw nummer], is bijgevoegd, voor [bedrag] inclusief btw, te betalen vóór [vervaldatum].
Excuses voor de extra papieren.
Alvast bedankt, [uw naam]
Horen bankgegevens in de factuurmail?
Bankgegevens horen op de factuur-pdf en mogen ook in de e-mail staan, maar wijzig ze nooit alleen per e-mail. Oplichters sturen gelijkende facturen met gewijzigde rekeningnummers, dus een wijziging van bankgegevens is precies wat een zorgvuldige administratie wantrouwt. Verandert uw rekening, bel dan ook uw contacten, en stuur dit:
Onze bankrekening verandert per [datum]. Ik bel u om de nieuwe gegevens te bevestigen vóór uw volgende betaling. Ontvangt u een rekeningwijziging van ons die ik niet telefonisch heb bevestigd, beschouw die dan als verdacht en bel mij op het nummer dat u al van ons heeft.
Waarom negeren klanten factuurmails?
Klanten negeren factuurmails meestal omdat de e-mail niet bij degene aankomt die betaalt, of hem niet geeft wat hij nodig heeft om te handelen.
- Alleen naar uw contactpersoon, die geen geld kan vrijgeven en andere dingen te doen heeft.
- Een vage bestandsnaam.
factuur.pdfraakt zoek tussen tientallen andere. Zet het factuurnummer in de naam. - Een link in plaats van een bijlage. Een administratie wil een bestand dat ze kan bewaren, en veel blokkeren onbekende links.
- Een no-reply-adres. Een vraag die terugkaatst, wordt een reden om niet te betalen.
- Het bedrag verstoppen in de pdf. Wie zijn inbox leegmaakt, wil zien wat u vraagt zonder iets te openen.
Verstrijkt de vervaldatum, schakel dan over op de reeks herinneringen voor achterstallige facturen.
Factuurmails versturen vanuit ERPFlow
Versturen per e-mail bij een factuur verstuurt een vaste e-mail. Het onderwerp luidt "Invoice INV-2026-0042 from Your Business". De tekst begroet de klant en noemt het factuurnummer, de factuurdatum, de vervaldatum en het totaal, en de pdf is bijgevoegd, met uw bankgegevens erop. Antwoorden gaan naar het e-mailadres in uw bedrijfsinstellingen. De e-mail en de pdf gebruiken de taal van de factuur, een van de 19.
De tekst kan niet worden bewerkt en de e-mail gaat naar één adres, ingevuld vanuit de klantrecord. De eigen e-mail van ERPFlow kan de bovenstaande sjablonen dus niet bevatten. Wilt u ze gebruiken, kies dan Markeren als uitgereikt zonder e-mail te versturen, daarna Pdf downloaden, verstuur hem vanuit uw eigen mailbox en gebruik Markeren als verzonden zodat de factuur de verzending vastlegt.
Elke e-mail die ERPFlow verstuurt, wordt vastgelegd als verzending van de factuur en in het activiteitenlogboek, zodat u kunt controleren in plaats van te raden als een klant zegt dat er niets is aangekomen. Een e-mail die mislukt, laat de factuur uitgereikt en niet verstuurd, en het filter Niet verstuurd toont wat nog eruit moet. Een betaalde factuur opnieuw mailen zegt dat hij volledig is betaald, en een geannuleerde zegt dat er niets te betalen is. Terugkerende facturen kunnen elke run op dezelfde manier mailen, met dezelfde vaste tekst.