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Guides de facturation et de paiement
Comment rédiger la facture, appliquer la bonne TVA, facturer votre temps et être payé dans les délais. Des exemples chiffrés et des formulations prêtes à l’emploi.
Les bases de la facturation
- 8 min de lectureComment facturer un client (pas à pas)Ce qu’une facture doit mentionner, quand l’envoyer et à qui, avec un exemple complet et les règles européennes et britanniques derrière chaque champ.
- 6 min de lectureComment facturer un client en freelanceVotre nom, votre situation à la TVA et votre tarif journalier. Ce que doit contenir une facture de freelance, un exemple détaillé et ce qu’il faut demander à un nouveau client avant la première.
- 6 min de lectureComment facturer des prestations de services professionnellesÀ l’heure, au forfait ou en provision : ce que chaque ligne doit dire, quel niveau de détail donner aux clients, et un exemple qui sépare honoraires, frais et débours.
- 4 min de lectureComment transformer un devis en factureLe client a dit oui. Ce qui passe du devis à la facture, ce qui doit changer et comment facturer en une fois ou par étapes sans ressaisir une ligne.
- 6 min de lectureDevis, facture et reçu : quelles différences ?L’un propose un prix, l’autre demande l’argent, le dernier confirme que vous l’avez reçu. Leur effet juridique et pour la TVA, la place de la facture pro forma, et tous les documents d’une même mission.
- 6 min de lectureComment numéroter ses facturesCe que les règles de l’UE et du Royaume-Uni exigent vraiment, quel format choisir, que faire des trous et des factures annulées, et une vérification de deux minutes de votre séquence.
- 4 min de lectureComment établir un avoir sur une factureUne fois la facture partie, on la corrige par un nouveau document. Ce que doit dire un avoir, quand il en faut un et comment fonctionnent les chiffres.
- 7 min de lectureModèles d’e-mail de facture que vos clients peuvent traiterSept e-mails de facture à copier, de la première facture à la facture corrigée, avec des objets qu’un service comptable retrouve plus tard et les faits utiles dès les deux premières lignes.
- 8 min de lectureE-mail de relance pour facture impayée : la séquenceUn rappel facultatif avant l’échéance, puis cinq étapes jusqu’à la mise en demeure, avec le texte à copier pour chacune, et que envoyer quand un client a payé une partie ou conteste.
- 9 min de lectureComment facturer une pénalité de retard sur une factureCe que le droit de l’UE et du Royaume-Uni vous permet de facturer à une entreprise qui paie en retard, les taux du semestre, un calcul détaillé avec le piège de l’arrondi, et le texte à copier.
Se faire payer
- 7 min de lectureConditions de paiement d’une facture : exemplesPaiement à 14 ou 30 jours, fin de mois, escompte pour paiement anticipé et paiements par étapes : ce que signifie chaque condition, le texte à copier, les limites légales dans l’UE et au Royaume-Uni, et comment choisir.
- 6 min de lectureComment facturer un acompte et le soldeDeux factures, deux numéros, un seul total. Comment rédiger chacune, ce que fait la TVA sur l’acompte selon l’article 65, et un exemple dont le total correspond au devis.
- 6 min de lectureComment facturer et enregistrer un paiement partielUn paiement partiel n’exige pas de nouvelle facture. Comment l’enregistrer, que dire au client, ce que devient la TVA, et quand des versements échelonnés appellent des factures distinctes.
- 6 min de lectureComment facturer un forfait mensuel (prestation récurrente)La même facture, le même jour, en nommant la période. D’avance ou à terme échu, la TVA, les heures au-dessus ou en dessous du forfait, et le texte à mettre dans le contrat.
- 5 min de lectureBalance âgée des créances clients : la lire et agirUne balance âgée détaillée, ce que dit chaque colonne, que faire pour chaque tranche d’ancienneté, et comment en construire une dans un tableur si votre logiciel n’en propose pas.
- 5 min de lectureRapprochement des factures pour les sociétés de servicesRapprochez chaque facture de la banque, prouvez le total et vérifiez que tout votre travail a été facturé. Une méthode de fin de mois avec un exemple détaillé et la conduite à tenir quand les chiffres divergent.
- 5 min de lectureComment facturer les frais refacturables à un clientSa propre ligne, une description et la bonne TVA. Une facture détaillée avec honoraires, refacturation et débours, l’erreur de la TVA sur la TVA, et le texte à convenir avant de dépenser.
- 6 min de lectureComment rédiger une lettre d’augmentation de tarifs à vos clientsDes lettres à copier pour les clients à l’heure, au forfait mensuel et au projet, le préavis à donner, ce qu’un client peut faire, et combien de travail vous pouvez perdre avant qu’une hausse vous coûte de l’argent.
- 6 min de lectureRelevé de compte client : un exemple détaillé pour la facturationCe qu’est un relevé de compte client, un exemple complet, relevé des échéances ouvertes ou avec report de solde, le mot d’accompagnement, et que faire quand les chiffres d’un client divergent.
Facturation internationale et TVA
- 7 min de lectureComment facturer des clients à l’internationalOù la vente est taxée, ce que la facture doit mentionner, et comment la réponse change pour un client de l’UE, du Royaume-Uni ou d’un autre pays. Avec un tableau de décision et un exemple chiffré.
- 6 min de lectureComment facturer des clients de l’UE (TVA, autoliquidation et VIES)Quand ne pas facturer de TVA à un client de l’UE, ce que la facture doit mentionner, en quoi les biens diffèrent des services, où s’applique le seuil de 10 000 € et ce qu’il faut déclarer ensuite.
- 6 min de lectureLes mentions d’un modèle de facture avec TVA, expliquéesChaque mention qu’une facture avec TVA exige selon l’article 226, ce qui peut mal tourner pour chacune, les mentions supplémentaires de certaines factures, et un exemple rempli avec deux taux de TVA.
- 6 min de lectureMention d’autoliquidation sur une facture : exemple et liste de contrôleLes mots exacts qu’une facture en autoliquidation dans l’UE doit porter, des formulations à copier pour les biens, les services et la construction au Royaume-Uni, une facture type et une liste de contrôle avant envoi.
- 6 min de lectureComment vérifier un numéro de TVA dans VIESLes étapes, le sens de chaque résultat VIES, pourquoi un numéro réel peut apparaître comme invalide, comment conserver la preuve de la vérification, et que faire avec les numéros britanniques.
- 6 min de lectureFacture commerciale ou facture avec TVA : quelle différence ?L’une fait passer les marchandises en douane, l’autre enregistre la vente pour l’impôt. Ce que chacune doit contenir, quand il vous faut les deux, et une exportation chiffrée avec les mêmes montants sur chaque document.
- 6 min de lectureComment facturer en devise étrangèreCe que l’UE et le Royaume-Uni exigent quand vous facturez dans une autre devise, quel taux de change utiliser pour la TVA, et un exemple chiffré de la facture au paiement avec la perte de change.
- 7 min de lectureTVA sur les frais refacturés et les déboursLa plupart des frais que vous répercutez à un client portent de la TVA. Le critère du vrai débours, une facture chiffrée avec les calculs, et l’erreur qui consiste à facturer de la TVA sur de la TVA.
Suivi du temps et facturation
- 5 min de lectureComment suivre ses heures facturablesCe qu’il faut noter pour chaque bloc de travail client, quand le noter, et un journal de temps chiffré que vous pouvez recopier dans un tableur dès aujourd’hui.
- 5 min de lectureComment transformer ses heures facturables en factureDe un mois de saisies de temps à une facture que le client paiera : la date de clôture, la relecture, le niveau de détail à montrer, et un exemple chiffré qui se recoupe à l’heure près.
- 5 min de lectureComment suivre les heures facturables et non facturablesQuelles tâches vous pouvez facturer, un court jeu de codes de motif pour le reste, et comment lire les chiffres d’un mois pour voir où partent réellement les heures non payées.
- 7 min de lectureComment fonctionnent les projets dans ERPFlow : tableaux, cartes, échéances et équipeCe qu’est un projet dans ERPFlow, comment répartir le travail en tableaux, ce que contient une carte, comment se comportent les échéances et les notifications, et ce que les projets ne font pas.
- 4 min de lectureSaisir son temps dans ERPFlow en tant que membre d’une équipeComment enregistrer votre temps sur une carte de projet, pourquoi vous ajoutez au chiffre déjà présent, comment garder une trace de qui a fait quoi, et où apparaissent les heures.
- 5 min de lectureUn suivi du temps facturable pour experts-comptables : méthode pratiqueÀ quoi rattacher le temps, une clôture mensuelle à suivre, comment éviter que le travail hors périmètre ne fuie, et comment voir ce que rapporte chaque forfait à l’heure.
- 6 min de lectureFacturer le temps de déplacement vers les chantiers et les rendez-vous clientsLes façons de facturer un déplacement, ce que chacune coûte au client sur un long trajet et sur un court, comment répartir un trajet partagé, et des formulations pour votre devis.
- 6 min de lectureUn suivi du temps pour le conseil qui soutient la facturationDes codes de mission, des saisies de temps qu’un client ne contestera pas, un projet de facture avant chaque émission et un rapprochement mensuel. Une méthode pour consultants, avec un mois déroulé jusqu’à la facture.
- 5 min de lectureUne méthode de suivi du temps et de facturation pour freelancesUn journal, un contrôle le vendredi, un jour de facturation. La routine d’un freelance qui facture à l’heure : journal de temps, formulations pour le client et un mois d’heures transformé en facture.
- 5 min de lectureComment suivre les heures facturables d’une agenceLes heures d’agence se répartissent entre plusieurs personnes, plusieurs taux et des forfaits récurrents qui dépassent en silence. Codes, heures facturables et contrôle d’un forfait avant la fin du mois.
- 5 min de lecturePlanification des ressources d’une équipe de services : qui est libre, qui est surchargéUne grille hebdomadaire qui compare les heures disponibles de chacun à ce qui est déjà promis, et que faire du résultat. Une méthode sur tableur avec une semaine chiffrée, pour les petites équipes de services.
- 5 min de lectureModèle de feuille de temps d’équipe : une présentation hebdomadaire exploitable pour facturerUne feuille de temps hebdomadaire à copier dans un tableur, remplie pour deux personnes, avec la formule qui la transforme en quantités de facture et les totaux vérifiés à chaque étape.
- 6 min de lectureComment suivre le temps et les matériaux pour facturer un clientUne fiche de chantier pour la main-d’œuvre et les matériaux, une clause de majoration à copier, la TVA applicable, et ce qu’il faut tester dans une application de régie, avec un chantier chiffré.
- 5 min de lectureComment suivre les heures facturables par projetDonnez un code à chaque projet, faites nommer un projet à chaque saisie, et tenez dans un tableau les heures travaillées, facturées, dépréciées et non facturées. Mise en place, contrôles, pièges des totaux.
Tarifs et rentabilité
- 4 min de lectureTaux horaire moyen pondéré : comment le calculer et quand le proposerLa formule, un exemple chiffré, pourquoi une moyenne simple facture trop, ce que fait un changement d’équipe à votre marge, et une formulation pour le devis.
- 5 min de lectureComment calculer le taux horaire facturé de votre personnelLa formule, le nombre d’heures qu’une personne peut réellement facturer par an, un exemple chiffré par niveau, et l’erreur de marge qui coûte discrètement des milliers d’euros par an.
- 6 min de lectureTableau de conversion des minutes en heures décimales : paliers de facturation de 6, 10 et 15 minutesDes tableaux de conversion des minutes travaillées en heures décimales facturables pour une facturation par palier de 6, 10 et 15 minutes, et l’effet de chaque palier sur la facture d’une vraie journée.
- 5 min de lectureHeures budgétées et heures réelles : suivre un projet de design au forfaitTransformez un forfait en budget d’heures, comparez-le chaque semaine à l’avancement réel, prévoyez l’arrivée, et sachez que faire quand les heures prennent de l’avance.
- 5 min de lectureTaux d’occupation et heures facturables dans les services professionnelsLes heures facturables sont un décompte, le taux d’occupation un ratio. Comment chacun se calcule, pourquoi les mêmes heures peuvent signifier des choses différentes, et comment fixer un objectif d’après vos coûts.
- 6 min de lectureRentabilité d’un projet : facturer par personne et voir ce que rapporte chaque projetUne méthode sur tableur : les heures de chaque personne à son taux de facturation et à son taux de coût, puis l’écart. Avec un projet chiffré, une comparaison au forfait et l’erreur qui flatte la plupart des marges.
- 6 min de lectureDépréciation ou perte sur créance : ce que chacune change pour votre facturationUne dépréciation réduit ce que vous facturez, une perte sur créance renonce à ce qu’on vous doit. Quand appliquer chacune, quel document, et l’allègement de TVA sur créances irrécouvrables, avec un exemple.
La facturation par secteur
- 8 min de lectureFacturation à l’avancement : comment facturer un projet par échéances au fil des travauxComment répartir un contrat en factures liées à des étapes convenues ou à du travail mesuré, tenir un cumul à jour, et traiter les avenants et la TVA, avec l’exemple d’un contrat facturé en quatre factures.
- 6 min de lectureConsultant : facturation à l’heure ou forfait mensuelQuand un consultant doit facturer à l’heure et quand un forfait mensuel rapporte davantage, avec un tableau de décision, six mois facturés des deux façons et une formulation de contrat à copier.
- 6 min de lectureLe processus de suivi du temps et de facturation d’un cabinet d’avocatsLes huit étapes de la lettre de mission à la facture payée : saisir le temps avec un libellé exploitable, relire un projet de facture, règles sur les fonds des clients, avec un exemple chiffré.
- 6 min de lectureComment rédiger une facture d’expert-comptable pour des prestations comptablesCe que doit montrer la facture d’un comptable : la bonne entité, la période, forfaits et suppléments sur des lignes distinctes, et les débours hors du calcul de TVA, avec un exemple et des formulations.
- 7 min de lectureAIA G702 et G703 : comment s’additionne la demande de paiementLe G703 contient l’avancement ligne par ligne et le G702 transforme ses totaux en montant dû. Chaque colonne et chaque ligne expliquée, avec une demande chiffrée pour vérifier vos propres chiffres.
- 6 min de lecturePrestations supplémentaires d’architecte : comment les convenir, les consigner et les facturerUn travail supplémentaire est payé s’il a été convenu d’abord. Ce qui compte comme prestation supplémentaire, une formulation pour l’accord écrit, un registre, et sa présentation sur la facture.
- 5 min de lectureQuelle part de la semaine d’un architecte est facturable ?Environ 70 % pour le personnel, moins de la moitié pour les dirigeants, selon le RIBA. Pourquoi les références divergent, comment fixer votre objectif par rôle, et l’effet sur votre taux horaire.
- 7 min de lectureComment rédiger la proposition d’honoraires d’un architecte à partir de vos propres heures passéesChiffrez la mission d’après ce que des missions semblables ont réellement demandé : relever les heures par étape, les ajuster, en tirer des honoraires par étape et formuler les hypothèses qui les protègent.
- 6 min de lectureGestion de projet d’architecture : suivre le temps de l’équipe par rapport aux honoraires d’étape et facturer les clientsTransformez chaque honoraire d’étape en budget d’heures, comparez chaque semaine heures consommées et travail fait, et facturez au déclencheur convenu. Un tableau de suivi chiffré qui repère un dépassement à temps.
- 7 min de lectureLa clause d’honoraires de la lettre de mission d’un expert-comptableLes questions auxquelles la clause d’honoraires d’une lettre de mission doit répondre, des clauses à adapter, et pourquoi des honoraires lissés sur douze mois exigent une clause de sortie.
- 6 min de lectureComment rédiger une proposition d’honoraires d’ingénierieDéfinir les livrables, estimer les heures par niveau, choisir une base d’honoraires et écrire ce que vous avez supposé. Un calcul détaillé, un tableau des bases d’honoraires et des formulations d’hypothèses à reprendre.
- 5 min de lectureHonoraires forfaitaires en comptabilité : les chiffrer et vérifier qu’ils sont rentablesComment construire un forfait pour un client de cabinet comptable à partir des heures et d’un taux cible, puis le tester client par client, avec des chiffres montrant comment une bonne moyenne peut cacher une perte.
- 7 min de lectureComment les agences d’intérim et de recrutement facturent leurs clientsCe que l’intérim, le recrutement à la réussite et la recherche exclusive facturent, quand, et comment : taux et marge, remboursement d’un placement, TVA sur les salaires, frais de transfert.
- 5 min de lectureHonoraires forfaitaires ou à l’heure pour la conception et l’ingénierieQui porte le risque selon chaque base d’honoraires, un tableau de décision pour la conception et l’ingénierie, le point où un forfait cesse d’être rentable, et des formulations à reprendre.
- 6 min de lectureComment mettre en place un système de numérotation des projetsQuel format de numéro de projet choisir, comment gérer les phases et les avenants, pourquoi les numéros de projet et de facture doivent rester séparés, et les pièges de tableur qui cassent une numérotation.
- 6 min de lectureRetenue de garantie sur une facture : la déduction, le cumul et la libérationComment faire figurer la retenue de garantie sur chaque facture d’avancement, tenir le cumul, facturer la libération, et traiter la retenue britannique et la TVA, avec chiffres et formulations.
- 7 min de lectureHonoraires par étape RIBA : répartir un forfait sur le Plan of WorkLe RIBA publie les étapes mais aucune répartition des honoraires. Comment répartir un forfait selon vos heures estimées, l’ajuster au risque et à la trésorerie, et rédiger les déclencheurs de paiement.
- 6 min de lectureRapport des travaux en cours : ce que votre entreprise a gagné sans l’avoir encore facturéUn rapport des travaux en cours compare la valeur du travail réalisé sur chaque mission à ce que vous avez facturé. Valoriser, lire le résultat, le construire dans un tableur et agir.
Planning d’équipe et feuilles de temps
- 6 min de lectureInviter votre équipe dans ERPFlowOù envoyer l’invitation, quel rôle choisir, combien de personnes chaque offre comprend, et ce qu’un nouveau membre peut voir et modifier dès le premier jour.
- 6 min de lectureSuivi des congés : un modèle qui donne aussi votre capacitéUn registre des congés dit qui est absent. Ajoutez une grille hebdomadaire et il dit aussi combien d’heures il reste à l’équipe. La présentation, le calcul du solde et un exemple chiffré.
- 5 min de lecturePourquoi chaque membre de l’équipe devrait saisir son tempsLes heures manquantes d’une seule personne peuvent faire paraître rentable une mission déficitaire. Ce que des relevés complets permettent de décider, ce qu’ils coûtent, et quand ils ne valent pas la peine.
- 6 min de lecturePolitique de feuilles de temps : un exemple concret pour les entreprises de projetsUne politique de feuilles de temps d’une page à reprendre : qui saisit, dans quelle unité, avant quand, comment corriger, et pourquoi une feuille de temps n’est pas un relevé du temps de travail.
- 5 min de lectureModèle de planification de la capacité : heures disponibles et réservations, semaine par semaineUn modèle de planification de la capacité à construire dans un tableur : les heures disponibles de chacun, ce qui est réservé, ce qui reste, et comment lire quatre semaines à l’avance avant de dire oui à une mission.
- 6 min de lecturePolitique de notes de frais pour une petite entreprise de projetsUne politique de notes de frais d’une page à reprendre : ce que le personnel peut se faire rembourser, ce qui exige un accord préalable, quels justificatifs garder, et la refacturation au client.
- 6 min de lectureModèle de remboursement kilométrique pour les entreprises de projetsUn modèle de remboursement kilométrique à copier, avec les taux 2026-2027 du HMRC (55 pence, et non plus 45), un exemple chiffré sur la tranche des 10 000 miles, et les trajets de chantier admis.
- 5 min de lectureTemps par tâche : où sont passées les heures de chacun, mois par moisComment construire un rapport du temps par tâche à partir de lignes de feuilles de temps, à quoi il ressemble pour une petite équipe, comment lire quatre mois, et quels codes de tâche choisir.
- 6 min de lectureProcessus de validation des feuilles de temps pour les entreprises de projetsUn processus hebdomadaire de validation des feuilles de temps pour une petite entreprise de projets : qui valide, un calendrier, ce qu’il faut contrôler, et comment renvoyer une feuille.
FAQ
Guides ERPFlow : questions fréquentes
Tout ce qu’il faut savoir sur ERPFlow. Vous ne trouvez pas la réponse ? Nous sommes là pour vous aider.
Nous contacterÀ qui s’adressent les guides ERPFlow ?
Les guides ERPFlow s’adressent aux dirigeants et aux responsables administratifs de petites entreprises de services qui envoient eux-mêmes leurs factures. Aucune formation en comptabilité n’est nécessaire, et chaque guide déroule un exemple concret avec des chiffres.
Faut-il utiliser ERPFlow pour profiter de ces guides ?
Non. Chaque guide se suffit à lui-même, avec l’outil de facturation ou le tableur que vous utilisez aujourd’hui. Quand ERPFlow prend en charge une étape, le guide explique comment, et quand ERPFlow ne sait pas faire quelque chose, le guide le dit aussi.
Les guides ERPFlow valent-ils conseil fiscal ou juridique ?
Non. Les guides expliquent le fonctionnement général de la facturation, de la TVA et de la facturation client, mais les règles dépendent de votre pays et de votre situation. Faites vérifier par votre expert-comptable tout point ayant une conséquence fiscale ou juridique avant de vous y fier.
ERPFlow propose-t-il le suivi du temps ?
Pas encore. Le suivi du temps dans ERPFlow, y compris la transformation du temps suivi en factures, arrivera bientôt. Aujourd’hui, une carte de Projets dans ERPFlow enregistre le temps passé, saisi en heures et en minutes, et ces totaux s’additionnent par projet et par client. Le travail facturé à l’heure se facture en indiquant un tarif et une quantité sur la facture.
Pour commencer
Commencez gratuitement. Grandissez à votre rythme.
Pilotez toute votre entreprise au même endroit — et payez le prix d’un dirigeant, pas celui d’un grand groupe.
- Démarrage gratuit
- Prêt en quelques minutes
- Sans compte à rebours