Comment facturer des prestations de services professionnelles

Pour facturer des prestations de services professionnelles, facturez selon les termes de votre lettre de mission et décrivez le travail pour que le client puisse l’approuver sans vous appeler : la période couverte, ce qui a été fait, les heures et le taux ou le forfait, les frais et les débours sur des lignes séparées, puis la TVA, le total et la date d’échéance.

Un client peut compter une palette livrée. Personne ne peut compter un conseil : la facture doit donc le montrer. C’est ce qui distingue la facture d’un cabinet de conseil, d’un cabinet d’avocats, d’un cabinet comptable ou d’une agence d’une facture ordinaire. Les étapes générales figurent dans comment facturer un client.

Comment facturer chaque mode de rémunération ?

Il faut facturer chaque mode de rémunération de sorte que la ligne reprenne ce que la lettre de mission promettait, dans les mêmes termes si possible.

Si vous n’avez pas mis par écrit la base de rémunération, réglez cela avant de corriger la facture. La section sur les honoraires d’une lettre de mission montre ce qu’il faut y inclure.

Quel niveau de détail une facture de prestations professionnelles doit-elle donner ?

Une facture de prestations professionnelles a besoin d’assez de détail pour identifier le service et son étendue, ce qui est aussi ce que la loi demande. L’article 226, point 6, de la directive TVA de l’UE exige « l’étendue et la nature des services rendus ». Le guide TVA de la HMRC demande une description suffisante pour les identifier, et précise que le prix unitaire d’un service peut être un taux horaire ou un prix pour un service standard.

Pensez à la confidentialité. Une facture passe par un service comptable qui n’a pas besoin de connaître un licenciement ou un litige. Pour un travail sensible, gardez une ligne neutre (« Conseil en droit du travail, mars 2026, 6 heures ») et envoyez le détail à votre contact séparément.

Un exemple détaillé : honoraires, heures, un frais et un débours

Voici un exemple inventé : un petit cabinet de conseil facture un client pour le mois de mars, avec une TVA de 20 % à titre d’illustration.

Le total est 6 735 € plus 1 347 € de TVA, plus le débours de 120 €.

Les deux dernières lignes sont celles où les cabinets se trompent. Votre billet de train est un coût de l’exercice de votre propre métier : il fait partie de votre prix et supporte la TVA, quel que soit le nom que vous lui donnez sur la facture. La HMRC indique que ses conditions empêchent en général que les déplacements, le téléphone et l’affranchissement d’un conseiller soient considérés comme des débours (paragraphe 25.1 du guide cité plus haut, et son guide sur les coûts et les débours).

Un vrai débours est différent. Vous avez payé comme mandataire du client, le client a reçu et utilisé ce qui a été acheté, et vous répercutez le montant exact. Le fondement dans l’UE est l’article 79, point c, de la directive TVA, qui exige aussi la preuve du montant réel et vous interdit de déduire la TVA qui l’a grevé. La TVA sur les frais refacturables et les débours passe les critères en revue.

À quelle fréquence facturer des prestations professionnelles ?

Facturer chaque mois est le choix le plus sûr par défaut pour les prestations facturées au temps, car une courte facture pour un travail récent est lue et payée, alors qu’une facture de cinq mois se négocie. Un problème apparaît aussi après un mois d’honoraires plutôt qu’après cinq.

Quel que soit le rythme choisi, indiquez la période sur chaque facture. L’article 226, point 7, demande la date de la prestation lorsqu’elle diffère de la date d’émission, et « du 1er au 31 mars 2026 » répond à cela et à la première question du client en même temps.

Un travail effectué et pas encore facturé, c’est de l’argent que vous prêtez. Un rapport des travaux en cours montre combien cela représente. Si vous demandez une somme à valoir avant de commencer, voyez les factures d’acompte et de solde pour la facturer, et si vous détenez des fonds clients, les règles de votre autorité de tutelle passent en premier.

Comment montrer une remise ou des heures dépréciées ?

Montrez les heures dépréciées comme une remise visible plutôt que de facturer discrètement moins d’heures, car le client voit alors à la fois le travail et le geste commercial. L’article 226, point 8, demande de toute façon que les remises soient indiquées si elles ne sont pas déjà dans le prix unitaire.

Voici un exemple inventé. Un consultant a travaillé 40 heures à 95 € et décide d’en facturer 34.

Ces 3 230 € correspondent exactement à 34 heures à 95 €, et la discussion budgétaire du mois suivant part du vrai chiffre. Notre guide sur les dépréciations et les pertes sur créances explique la différence entre les deux.

Comment éviter qu’une facture surprenne le client ?

On évite qu’une facture surprenne le client en lui disant ce qu’elle contient avant qu’il l’ouvre. Un message d’accompagnement de trois lignes fait l’essentiel du travail, et les modèles d’e-mail de facture en proposent d’autres versions :

Vous trouverez ci-joint la facture INV-2026-0088 pour mars : 8 202,00 €, à régler avant le 14 avril. Elle couvre la phase 1 de la revue au forfait convenu et 32,5 heures de suivi aux taux convenus, dans l’estimation de 40 heures dont nous avons parlé. Le détail des heures par date figure dans le récapitulatif joint.

Si une facture va dépasser une estimation, téléphonez d’abord. Un client qui apprend un dépassement par vous a tendance à en discuter. Un client qui le découvre sur une facture a tendance à la contester.

Facturer des prestations professionnelles dans ERPFlow

ERPFlow n’a ni chronomètre ni feuilles de temps. Le travail à l’heure se facture en saisissant un taux et une quantité sur la facture, en général à partir d’un service qui contient le taux et la taxe. Le suivi du temps, y compris la transformation du temps suivi en factures, arrivera bientôt.

Pour l’instant, conservez votre relevé de temps là où vous le tenez aujourd’hui et saisissez les totaux. Un projet peut être lié à un client ainsi qu’à ses devis et ses factures, et chaque carte comporte un champ Temps passé saisi en heures et minutes, qui s’additionne par projet et par client. Ce total ne devient pas des lignes de facture, et il n’y a pas de rapport par personne.

La facture de l’exemple ci-dessus fonctionne telle quelle. Chaque ligne a sa propre quantité, son prix, une remise facultative et son taux de taxe : les lignes d’honoraires peuvent donc porter la TVA tandis qu’une ligne de débours n’en porte aucune. Un récapitulatif du temps peut être placé dans la carte Pièces jointes de la facture, mais l’e-mail ne contient que le PDF de la facture : vous envoyez le récapitulatif vous-même. Les forfaits mensuels peuvent fonctionner en factures récurrentes, qui facturent le client selon le calendrier sans jamais encaisser l’argent.

Les projets n’ont ni taux, ni budgets, ni calcul de coûts, ni rentabilité, et ERPFlow n’a pas de rapport des travaux en cours. Les dépenses ne sont pas rattachées aux clients ni aux missions : une refacturation est donc une ligne que vous saisissez sur la facture.