Comment facturer des clients de l’UE (TVA, autoliquidation et VIES)

Pour facturer un client professionnel d’un autre pays de l’UE, vérifiez son numéro de TVA dans VIES, ne facturez pas de TVA sur la plupart des services ni sur les biens qui quittent physiquement votre pays, imprimez les deux numéros de TVA, puis ajoutez « Autoliquidation » pour les services ou une référence à l’exonération pour les biens. Déclarez ensuite la vente sur votre EC Sales List.

Les particuliers fonctionnent autrement, et c’est le seul cas où le seuil de 10 000 € entre en jeu. Tout ce qui suit suppose que vous êtes assujetti à la TVA dans un pays de l’UE. Un client britannique est en dehors de tout cela, puisque le Royaume-Uni a quitté l’espace TVA de l’UE.

Comment fonctionne l’autoliquidation sur une facture adressée à l’UE ?

L’autoliquidation sur une facture adressée à l’UE transfère la TVA de vous à votre client : vous n’en facturez pas, et il la déclare dans sa propre déclaration, à son propre taux. La plupart des services entre entreprises sont taxés là où le client est établi (article 44 de la directive TVA), et le client est redevable de la taxe lorsque le prestataire n’est pas établi dans ce pays (article 196).

Voici un exemple inventé. Un cabinet de conseil en Estonie facture 5 000 € à une société allemande pour un audit de ses processus. Le taux normal allemand est de 19 %.

Le client paie 5 000 €. Une entreprise qui ne peut pas déduire en totalité, comme une banque ou une compagnie d’assurance, finit par supporter une partie de ces 950 €, et c’est précisément l’intérêt de taxer la vente là où se trouve le client.

Les services liés à des biens immobiliers, l’accès à des manifestations, le transport de passagers, la restauration et les prestations de traiteur ont leurs propres règles aux articles 47 à 55 : ils ne suivent donc pas automatiquement ce schéma. Le résumé du site Your Europe signale ces exceptions.

Que doit mentionner une facture adressée à une entreprise de l’UE ?

Une facture adressée à une entreprise de l’UE doit être une facture complète avec TVA, comportant les deux numéros de TVA et une mention expliquant pourquoi aucune TVA n’a été facturée. Les points ci-dessous viennent de l’article 226, et le reste de la facture suit les mentions habituelles d’une facture avec TVA.

Ainsi, un travail terminé le 20 mars doit être facturé avant le 15 avril. Les règles de facturation de votre pays s’appliquent dans les deux cas (article 219 bis), et le guide sur la formulation de l’autoliquidation propose des phrases à copier et une liste de contrôle.

Passez le numéro du client dans VIES avant d’envoyer la facture. Selon l’article 18 du règlement d’exécution 282/2011, c’est la confirmation du numéro, ainsi que du nom et de l’adresse associés, qui vous permet de considérer le client comme un professionnel.

En quoi la vente de biens à des entreprises de l’UE diffère-t-elle des services ?

La vente de biens à des entreprises de l’UE est exonérée plutôt qu’autoliquidée, et l’exonération est soumise à des conditions que la vente de services ignore. L’article 138 les exige toutes :

• Les biens voyagent physiquement vers un autre pays de l’UE.
• Le client est identifié à la TVA dans un pays de l’UE autre que celui d’où partent les biens, et vous a communiqué ce numéro.
• Votre EC Sales List mentionne correctement la vente (article 138, paragraphe 1 bis).
• Vous pouvez prouver le transport.

C’est sur la preuve que les vendeurs butent. L’article 45 bis du règlement d’exécution présume que les biens ont été transportés si vous détenez deux éléments de preuve non contradictoires émanant de deux parties indépendantes, par exemple une lettre de voiture CMR signée par le transporteur et la police d’assurance de l’envoi. Si le client enlève lui-même les marchandises, il vous faut aussi sa déclaration écrite avant le 10 du mois suivant. Sans preuve, un inspecteur des impôts peut traiter la vente comme une vente nationale et vous réclamer la TVA : réclamez donc les justificatifs au moment de l’envoi.

Et pour les particuliers dans les autres pays de l’UE ?

Les particuliers des autres pays de l’UE ne relèvent jamais de l’autoliquidation : vous facturez de la TVA, et le type de vente détermine laquelle.

Le seuil commun à toute l’UE est de 10 000 €, hors TVA. Les services numériques désignent ici les télécommunications, la radiodiffusion et les services fournis par voie électronique. D’après le résumé des conditions de l’administration fiscale irlandaise, le seuil vaut pour les vendeurs établis dans un seul pays de l’UE et porte sur l’année civile en cours et la précédente.

Voici un exemple inventé. Un vendeur réalise cette année 6 500 € de ventes de formations en ligne et 4 000 € de biens expédiés à des particuliers dans l’UE, soit 10 500 €. La vente qui fait franchir 10 000 € et toutes les suivantes sont taxées dans le pays de chaque client, et l’année civile suivante repart elle aussi au-dessus de la limite, puisque l’année précédente compte.

À partir de là, le guichet unique (OSS) vous permet de vous immatriculer dans un seul pays de l’UE et d’y déclarer toutes ces ventes, au lieu de vous immatriculer dans chacun.

Faut-il déclarer séparément les ventes dans l’UE ?

Les ventes à des entreprises de l’UE figurent sur un état récapitulatif, souvent appelé EC Sales List, en plus de votre déclaration de TVA (article 262). La périodicité par défaut est mensuelle. En vertu de l’article 263, un pays peut autoriser un dépôt trimestriel pour les services, et pour les biens jusqu’à 50 000 € par trimestre. Le nom, le formulaire et l’échéance exacte dépendent de votre pays.

L’état indique le numéro de TVA de chaque client et la valeur de ce que vous lui avez fourni, et les administrations fiscales échangent ces chiffres via VIES. Une mention erronée ou manquante pour des biens peut vous coûter l’exonération elle-même, en vertu de l’article 138, paragraphe 1 bis, sauf si vous pouvez justifier l’erreur auprès de votre administration. Utilisez les mêmes chiffres dans l’état et dans la déclaration, pour qu’ils concordent.

Les règles de facturation transfrontalière de l’UE vont-elles changer ?

Les règles de facturation transfrontalière de l’UE changent le 1er juillet 2030, date à laquelle démarre la déclaration numérique fondée sur la facturation électronique pour les ventes transfrontalières entre entreprises. D’ici là, les règles ci-dessus s’appliquent. Chaque pays peut déjà imposer la facture électronique pour les ventes nationales sous certaines conditions, cette partie-là pourrait donc vous concerner plus tôt.

Facturer des clients de l’UE dans ERPFlow

Dans ERPFlow, vous configurez cela une fois, puis vous choisissez ligne par ligne. Dans Paramètres > Taux de taxe, créez un taux de type Autoliquidation à 0 %, et un de type Exonéré à 0 % si vous vendez des biens. Choisissez ensuite le bon taux sur chaque ligne de facture, puisqu’une nouvelle ligne démarre avec votre taux par défaut.

• Ce qui s’imprime : votre numéro de TVA et le numéro de TVA de la fiche client, ainsi qu’une ligne comme « Autoliquidation 0 % » dans les totaux. Ajoutez une référence d’exonération ou une phrase plus longue dans les Notes, qui s’impriment aussi.
• Taux selon l’offre : Free comprend un seul taux de taxe : un taux normal plus un taux d’autoliquidation demande donc Starter ou plus. Starter en comprend deux, Growth trois, et Business et Enterprise autant que nécessaire.
• Ce qu’il ne décide pas : il n’y a pas de consultation VIES ni de taux automatique selon le pays du client.
• Ce qu’il ne dépose pas : ni EC Sales List, ni déclaration de TVA, ni déclaration du guichet unique. Les exports CSV donnent le type de taxe de chaque ligne de facture et le numéro de TVA de chaque client, pour la personne qui les prépare.

Une limite compte si vous envoyez des factures électroniques. L’export XML Peppol BIS Billing 3.0 détermine la catégorie de taxe à partir du seul taux : toute ligne à 0 % part donc en taux zéro (catégorie Z), même si vous avez choisi Autoliquidation. La catégorie d’autoliquidation de Peppol, AE, exige en outre un motif d’exonération que l’export ne produit pas. Le PDF indique correctement l’autoliquidation. Si un client demande une facture électronique en autoliquidation, parlez-en à votre opérateur de facturation électronique avant de vous fier au fichier. ERPFlow exporte le XML et ne l’envoie pas lui-même sur le réseau Peppol.