Dernière mise à jour le 6 novembre 2026
Règles et chiffres issus d’autres sources vérifiés le 6 novembre 2026. Ils évoluent : confirmez-les auprès de la source avant de vous y fier.
Informations générales, pas un conseil fiscal ou juridique. Les règles dépendent de votre pays et de votre situation : faites vérifier par votre expert-comptable tout point ayant une conséquence fiscale ou juridique.
Un modèle de remboursement kilométrique demande une ligne par trajet : date, départ, destination, objet, code de projet, miles professionnels, taux et montant. Ajoutez le salarié, le véhicule et les miles déjà déclarés cette année fiscale. Au Royaume-Uni, le taux approuvé du HMRC pour les voitures est de 55 pence par mile pour les 10 000 premiers miles professionnels en 2026-2027, puis de 25 pence.
Modèle de remboursement kilométrique à copier
Ce modèle de remboursement kilométrique comporte un court en-tête et une ligne par trajet. Le total cumulé de miles de l’en-tête est le champ que la plupart des modèles omettent, et c’est lui qui vous dit quand le taux baisse. Voici un exemple inventé pour un salarié d’une entreprise de projets britannique :
| Détails de la demande | |
|---|---|
| Salarié | [Nom] |
| Véhicule | [Immatriculation, voiture ou camionnette, cylindrée] |
| Mois | Juin 2026 |
| Miles professionnels de cette année fiscale, avant cette demande | 4 310 |
| Miles professionnels de cette année fiscale, après cette demande | 4 460 |
| Approuvé par et date | [Nom, date] |
| Date | Trajet | Objet | Projet | Miles professionnels | Taux | Montant |
|---|---|---|---|---|---|---|
| mer. 3 juin | Bureau – chantier Riverside, aller-retour | Réunion de chantier | P-114 | 38 | 55 pence | 20,90 £ |
| mar. 9 juin | Bureau – client à Leeds, aller-retour | Revue de conception | P-118 | 72 | 55 pence | 39,60 £ |
| mer. 17 juin | Domicile – chantier Riverside – bureau | Visite de levée de réserves | P-114 | 24 | 55 pence | 13,20 £ |
| mer. 24 juin | Bureau – fournisseur, aller-retour | Récupération d’échantillons | Interne | 16 | 55 pence | 8,80 £ |
| Total | 150 | 82,50 £ |
La colonne du projet justifie sa place au moment de facturer. Riverside représente 62 miles et 34,10 £, ce que vous refactureriez à ce client si le contrat le permet. Dans le tableur, le montant est simplement les miles multipliés par le taux, et le total cumulé est le chiffre du mois précédent plus les miles de cette demande.
Quels sont les taux kilométriques actuels ?
Les taux britanniques actuels figurent dans le tableau ci-dessous, et tout modèle qui affiche encore 45 pence pour les voitures est périmé. Le taux de la première tranche était de 45 pence depuis 15 ans et est passé à 55 pence à compter du 6 avril 2026. Le gouvernement a dit qu’il réexaminerait les taux pour les années suivantes : vérifiez donc de nouveau avant chaque 6 avril.
| Véhicule | Taux britannique par mile professionnel, 2026-2027 |
|---|---|
| Voiture ou camionnette, 10 000 premiers miles | 55 pence |
| Voiture ou camionnette, au-delà de 10 000 miles | 25 pence |
| Moto | 24 pence |
| Vélo | 20 pence |
| Passager d’une voiture ou d’une camionnette | 5 pence chacun |
Ce sont les taux publiés par le HMRC, et ils s’appliquent au véhicule personnel d’un salarié. Les voitures de société relèvent des taux de carburant indicatifs distincts, que le HMRC révise chaque trimestre.
Aux États-Unis, le taux professionnel standard de l’IRS a changé en cours d’année : 72,5 cents par mile du 1er janvier au 30 juin 2026, et 76 cents du 1er juillet au 31 décembre 2026. Une demande qui chevauche cette date exige les deux taux.
Ailleurs, les taux et les règles sont fixés au niveau national et certains pays n’ont aucun chiffre approuvé : utilisez donc celui de votre propre administration fiscale. Changez la colonne du taux et le modèle fonctionne toujours.
Comment les deux taux du HMRC fonctionnent-ils sur une année ?
Les deux taux du HMRC fonctionnent par salarié et par année fiscale : les 10 000 premiers miles professionnels à compter du 6 avril sont à 55 pence et tout ce qui dépasse est à 25 pence. Le HMRC additionne les miles de tous les véhicules qu’un salarié utilise dans l’année.
Voici un exemple inventé. Un salarié parcourt 11 200 miles professionnels dans l’année. Le montant approuvé est de 10 000 × 55 pence = 5 500 £, plus 1 200 × 25 pence = 300 £, soit 5 800 £. La suite dépend de ce que l’entreprise verse.
| L’entreprise verse | Total versé | Par rapport à 5 800 £ | Résultat |
|---|---|---|---|
| 45 pence sur tous les miles | 5 040 £ | 760 £ en dessous | Le salarié peut demander le Mileage Allowance Relief sur 760 £ |
| 55 pence, puis 25 pence | 5 800 £ | Égal | Rien à déclarer et pas d’impôt |
| 55 pence sur tous les miles | 6 160 £ | 360 £ au-dessus | 360 £ sont déclarés sur un P11D ou ajoutés à la paie, impôt retenu |
Une entreprise qui oublie la deuxième tranche se retrouve dans la dernière ligne sans le savoir. C’est l’erreur que le total cumulé empêche.
Les cotisations d’assurance nationale (National Insurance) fonctionnent différemment. La mesure du HMRC fixe le montant exclu des revenus de Class 1 à 55 pence par mile, sans tranche inférieure. Dans la dernière ligne, les 360 £ sont donc imposables, mais ne sont pas soumis aux cotisations Class 1 sur cette base. Vérifiez auprès de votre prestataire de paie, surtout si vous versez aussi une allocation voiture, car elle compte pour la même limite.
Quels trajets peuvent figurer dans une demande de frais kilométriques ?
Les trajets professionnels peuvent figurer dans une demande de frais kilométriques, pas les trajets domicile-travail ordinaires. Dans le travail de projet, la question est généralement de savoir si un site compte comme lieu de travail temporaire, ce que le HMRC explique dans la brochure 490.
| Trajet | Remboursable au Royaume-Uni ? | Pourquoi |
|---|---|---|
| Domicile – bureau habituel | Non | Trajet domicile-travail ordinaire |
| Bureau – client ou chantier, aller-retour | Oui | Déplacement professionnel |
| Domicile – chantier temporaire | Généralement oui | Un lieu où l’on se rend pour une tâche de durée limitée est un lieu de travail temporaire |
| Domicile – chantier pendant 40 % ou plus du temps, sur plus de 24 mois | Non | Il compte comme lieu de travail permanent |
| Un chantier prolongé au-delà de 24 mois | Jusqu’à la prolongation seulement | Il devient permanent à compter de la date où les prévisions changent |
| Un détour personnel en chemin | Pas le détour | Déplacement privé |
La ligne des 24 mois compte pour les entreprises de chantier, dont la construction. Le critère du HMRC porte sur ce qui est prévu : un projet planifié à 18 mois et prolongé à 30 est temporaire jusqu’à la date de la prolongation, et permanent ensuite. Notez cette date dans le dossier du projet, car le même trajet cesse d’être remboursable à partir de là.
Votre propre politique peut être plus stricte que la règle fiscale. Certaines entreprises déduisent le trajet domicile-travail habituel de tout trajet domicile-chantier pour simplifier, et la politique de notes de frais est l’endroit pour le dire. Facturer au client le temps passé en déplacement est une autre question, traitée dans facturer le temps de déplacement.
Une entreprise peut-elle récupérer la TVA sur les frais kilométriques ?
Une entreprise britannique assujettie à la TVA ne peut récupérer la TVA que sur la part carburant d’une indemnité kilométrique, jamais sur le paiement entier. La VAT Notice 700/64 dit de multiplier l’élément carburant par la fraction de TVA, et l’indemnité doit reposer sur les miles réellement parcourus.
Voici un calcul inventé avec les 150 miles ci-dessus, en supposant un coût de carburant de 14 pence par mile. L’élément carburant est de 150 × 14 pence = 21,00 £. La fraction de TVA à 20 % est de 1/6, donc la TVA à récupérer est de 3,50 £. Convenez avec votre comptable de la façon dont vous fixez le chiffre du carburant.
La notice précise aussi les documents à conserver pour chaque salarié : les miles parcourus, si un trajet était à la fois professionnel et privé, la cylindrée du véhicule, le taux de l’indemnité et la TVA réclamée. Il vous faut aussi des factures de carburant, sauf si le carburant a été acheté avec une carte que vous avez fournie. Ajoutez donc la cylindrée à l’en-tête du modèle, et demandez aux conducteurs de garder les justificatifs de carburant si vous comptez récupérer la TVA.
Comment enregistrer les frais kilométriques dans ERPFlow ?
ERPFlow n’a ni suivi kilométrique, ni demandes de remboursement des salariés, ni remboursement : le modèle ci-dessus reste donc dans un tableur, tout comme le total cumulé de miles.
Quand vous payez une demande, enregistrez-la comme une dépense dans une catégorie de votre choix, par exemple Kilométrage, et joignez la feuille signée. Une dépense n’est liée ni à un client ni à une mission : ERPFlow ne totalisera donc pas les kilomètres par projet. La colonne du projet de votre feuille s’en charge.
Pour refacturer des frais kilométriques à un client, ajoutez-les à la facture comme une ligne avec les miles comme quantité et votre taux comme prix. Si vous le faites souvent, un service portant ce nom, avec le prix déjà défini, évite de ressaisir.