Comment facturer un client en freelance

Pour facturer un client en freelance, envoyez une facture numérotée indiquant votre nom et votre adresse, la dénomination légale du client, ce que vous avez fait et quand, le montant et la TVA éventuelle, la date d’échéance et vos coordonnées bancaires. Facturer ou non la TVA dépend de votre immatriculation et du lieu du client : réglez d’abord ce point.

Les étapes générales figurent dans comment facturer un client. Ce guide traite de ce qui change quand l’entreprise se résume à une personne.

Que doit mentionner un freelance sur une facture ?

La facture d’un freelance porte les mêmes mentions que toute autre facture, avec une différence : vous êtes l’entité juridique, donc votre propre nom y figure. Au Royaume-Uni, GOV.UK indique que les entrepreneurs individuels (« sole traders ») doivent indiquer leur nom et le nom commercial qu’ils utilisent, et, s’ils en utilisent un, une adresse où des actes juridiques peuvent leur être remis. Si vous travaillez par une société à responsabilité limitée, la facture indique à la place la dénomination sociale complète de la société.

Un nom commercial accrocheur peut figurer à côté de votre nom légal, mais jamais à sa place.

Votre adresse doit aussi apparaître. Si vous préférez ne pas imprimer votre adresse personnelle, demandez à votre expert-comptable ce que votre pays accepte à la place. Votre pays peut aussi demander un numéro d’immatriculation fiscale ou professionnelle. Vérifiez une fois, puis mettez la réponse dans votre modèle pour que la question ne se pose plus.

Un freelance doit-il facturer la TVA ?

Un freelance ne facture la TVA que s’il est immatriculé à la TVA, et une fois immatriculé, le lieu et le statut du client déterminent le traitement.

Le seuil d’immatriculation au Royaume-Uni est de 90 000 £ de chiffre d’affaires imposable sur 12 mois. Dans l’UE, chaque pays décide d’exonérer ou non les petites entreprises, et tout seuil qu’il fixe est plafonné à 85 000 € (article 284 de la directive TVA).

Ajouter de la TVA sans être immatriculé est l’erreur coûteuse ici. Le guide TVA de la HMRC indique que seule une personne immatriculée à la TVA peut émettre une facture de TVA, et que le faire sans l’être expose à des sanctions financières. Un freelance qui reprend le modèle d’un ami contenant une ligne de TVA peut le faire par inadvertance.

À quoi ressemble une facture de freelance ?

Voici un exemple inventé : un développeur freelance émet le 31 mars une facture pour le travail du mois, avec un paiement à 14 jours et une TVA de 20 % à titre d’illustration.

Deux détails évitent les discussions. Les dates sur la ligne du tarif journalier permettent au client de la vérifier dans son agenda. Et les heures sont écrites en décimales : trois heures et demie font 3,5. Écrivez 3,30 et quelqu’un lira 3,3 heures, soit 231 € au lieu de 245 € : vous venez de donner une question au client et une perte de 14 € à vous-même.

La licence de police est soumise à la TVA ici parce que c’est un coût de la mission répercuté dans votre prix. Facturer des frais refacturables explique quand c’est justifié et quand non.

Que demander à un nouveau client avant la première facture ?

Il faut demander à un nouveau client ses informations de facturation et son circuit de paiement avant de commencer, car c’est avec la première facture que les problèmes administratifs apparaissent. Un seul message suffit :

Avant de vous envoyer ma première facture, pourriez-vous me confirmer trois points ? La dénomination légale et l’adresse à facturer, si vous avez besoin d’un numéro de bon de commande sur la facture, et l’adresse à laquelle envoyer les factures. S’il faut que je sois d’abord référencé comme fournisseur, ou si vous payez à dates fixes, dites-moi ce dont vous avez besoin de ma part.

Les grandes entreprises refusent souvent de payer un fournisseur qui n’est pas référencé dans leur système, et ce référencement peut prendre plus de temps que la mission. Posez la question tôt et renvoyez les formulaires le jour même.

Comment un freelance se fait-il payer à temps ?

Un freelance est payé à temps surtout grâce à ce qui est convenu avant le début du travail.

• Demandez un acompte aux nouveaux clients. Il vérifie que le circuit de paiement fonctionne et partage le risque. Voir factures d’acompte et de solde.
• Facturez les longues missions par étapes. Trois mois de travail impayé, c’est un gros prêt à quelqu’un que vous avez peut-être rencontré deux fois. La facturation à l’avancement montre comment faire.
• Convenez par écrit de conditions de paiement courtes, dans le devis ou le contrat plutôt que sur la seule facture.
• Facturez le jour où vous terminez. La plupart des délais de paiement courent à partir de la facture : une facture tardive, c’est de l’argent tardif.
• Relancez le lendemain de l’échéance. La série de relances propose des formulations à copier.

Les freelances ne sont pas non plus des créanciers de seconde zone. La directive européenne sur les retards de paiement couvre une entreprise « même lorsque cette activité est exercée par une seule personne » : si un client professionnel paie en retard, vous pouvez facturer des intérêts et une somme forfaitaire comme n’importe qui.

Les erreurs propres à ceux qui travaillent seuls

• Écraser la facture du mois dernier. Un modèle Word ou tableur emporte l’ancienne date, l’ancien numéro ou l’ancien client si vous n’y prenez pas garde, et vous êtes la seule personne à vérifier.
• Numéroter par client. ACME-001 et BETA-001 paraissent ordonnés, mais ils compliquent la démonstration que vos factures forment une seule séquence. Comment numéroter ses factures propose des formats solides.
• Facturer la personne qui vous a engagé. Le nom de votre contact n’est pas celui du client. Le client, c’est la société qui vous doit l’argent.

Facturer ses clients en freelance dans ERPFlow

La facturation dans ERPFlow convient à une seule personne. Le forfait Free comprend un membre, 5 factures par mois, 10 clients et 5 services. Il fonctionne uniquement dans votre devise de base, et ses PDF portent un pied de page « Generated by ERPFlow.ai ». Les limites des forfaits supérieurs figurent sur la page des tarifs.

Vous saisissez une fois votre dénomination légale, votre adresse, vos coordonnées bancaires et votre éventuel numéro de TVA dans Paramètres > Infos de l’entreprise, et ils s’impriment sur chaque facture. La numérotation est automatique. Un tarif journalier ou horaire peut vivre dans un service : une nouvelle ligne revient à choisir le service et à saisir la quantité. Si vous n’êtes pas immatriculé à la TVA, laissez le taux de taxe vide sur la ligne. Un devis se convertit en brouillon de facture sans ressaisie.

ERPFlow n’a ni chronomètre ni feuilles de temps. Le travail à l’heure se facture en saisissant un taux et une quantité sur la facture. Le suivi du temps, y compris la transformation du temps suivi en factures, arrivera bientôt. Pour l’instant, une carte de projet comporte un champ Temps passé que vous saisissez en heures et minutes, qui s’additionne par projet et par client, mais ce total ne devient pas des lignes de facture. Vous le lisez et saisissez vous-même la quantité.

Un client avec un forfait mensuel peut être placé sur une facture récurrente, qui est émise et envoyée par e-mail, ou laissée en brouillon pour que vous la vérifiiez. Elle facture le client sans jamais encaisser l’argent, car ERPFlow n’a ni paiement en ligne par carte ni encaissement automatique. Vous enregistrez chaque paiement à son arrivée.