Comment suivre les heures facturables et non facturables

Pour suivre les heures facturables et non facturables, notez tout votre temps de travail plutôt que la seule partie facturée, marquez chaque saisie comme facturable ou non, et donnez aux saisies non facturables un court code de motif. En fin de mois, vous voyez alors combien d’heures ont rapporté de l’argent et où sont parties les autres.

Quelle est la différence entre heures facturables et non facturables ?

Les heures facturables sont le temps que vous pouvez facturer à un client selon votre accord avec lui. Les heures non facturables sont tout le reste de votre travail, ce qui comprend une partie du travail client ainsi que des tâches internes comme la prospection et l’administratif.

C’est l’accord qui trace la ligne : une même tâche peut donc tomber d’un côté pour un client et de l’autre pour un autre. Un appel facturable sur une mission à l’heure peut être inclus dans les honoraires d’un contrat avec provision.

Cette tâche est-elle facturable ? Un tableau de décision

Pour une tâche absente de la liste, demandez-vous si le dossier de ce client l’a nécessitée, si votre accord vous permet de la facturer, et si vous seriez à l’aise de la décrire sur une ligne de sa facture. Un non à l’une de ces questions la rend non facturable.

Comment mettre en place le suivi ?

Ajoutez deux colonnes à votre journal de temps : Facturable (Oui ou Non) et Motif. Gardez la liste des motifs courte, car une liste de vingt codes finit avec tout classé sous « Autre ».

Nommez le client sur le travail client non facturable. La reprise sur un dossier fait partie de ce que ce dossier a réellement coûté, et vous en aurez besoin pour chiffrer le suivant.

Marquez chaque saisie au moment où vous la notez, car la personne qui fait le travail sait mieux que quiconque s’il s’agissait d’une reprise. Si vos colonnes sont des plages nommées, le total facturable d’un mois dans un tableur s’écrit =SUMIFS(Hours, Month, "2026-03", Billable, "Yes"), et la même formule avec Reason donne chaque code.

Un exemple chiffré : lire les chiffres d’un mois

Voici un exemple inventé. Un consultant qui facture 90 € de l’heure note 160 heures en mars.

La reprise et le geste commercial sont les lignes à lire en premier. Ensemble, ce sont 12 heures de travail client d’une valeur de 1 080 € au taux normal, qui n’ont rien rapporté. Si vous ne notez que le temps facturable, ce chiffre n’existe pas.

Les 65 % sont une part des heures notées. Ce chiffre alimente directement un taux horaire facturé, mais ce n’est pas tout à fait la même mesure que le taux d’occupation, qui se calcule généralement sur les heures disponibles. Le guide sur le taux d’occupation et les heures facturables explique la différence.

Quand une heure facturable devient-elle une dépréciation ?

Une heure facturable devient une dépréciation lorsque vous aviez l’intention de la facturer puis décidez de facturer moins. Le temps non facturable n’a jamais été destiné à être facturé : les deux doivent donc rester distincts dans vos écritures.

Gardez ces heures marquées facturables et enregistrez la réduction comme une dépréciation au moment de la facturation. Si vous les reclassez discrètement en non facturables, le journal ne peut plus montrer que le dossier a dépassé. Dépréciation et passage en perte explique comment enregistrer chacun.

Les erreurs qui rendent les chiffres inutiles

• Ne noter que le temps facturable. Vous obtenez ce qu’il faut pour les factures et n’apprenez rien du reste de la semaine.
• « Autre » comme motif. Si cela dépasse une ou deux lignes par mois, il vous faut un nouveau code.
• Viser zéro temps non facturable. La prospection et la formation font vivre l’entreprise. L’objectif est une part raisonnable.
• Sanctionner les gens pour ce chiffre. Si vous le faites, le temps non facturable sera noté comme facturable, ou cessera d’être noté.

Séparer le temps facturable dans ERPFlow

ERPFlow n’a aujourd’hui ni chronomètre ni feuilles de temps. Le suivi du temps, y compris la transformation du temps suivi en factures, arrivera bientôt. Une carte de Projets comporte un champ Temps passé saisi à la main, sans indicateur facturable, sans code de motif et sans rapport par personne.

Vous pouvez tout de même répartir le temps avec des tableaux, car les totaux s’additionnent par tableau. Gardez le travail facturable sur des tableaux liés à un client, et placez la prospection, l’administratif, la formation et le travail client non facturé sur un tableau interne sans client. La page du client affiche alors le temps facturable de chaque tableau lié, avec un total.

C’est une convention, pas un rapport. Le temps d’une carte n’a pas de date : le total d’un tableau ne peut donc pas vous dire ce qui s’est passé en mars, et l’exemple chiffré ci-dessus reste à tenir dans un tableur. Les heures facturées n’existent qu’une fois que quelqu’un les saisit sur une facture.